Las empresas deben pensar más allá de un "trasvase directo" de su sistema ERP actual al entorno cloud. En lugar de eso, deben mejorar y volver a modificar sus sistemas y procesos para alinearse con el logro de los objetivos empresariales en la era digital. Por eso Workday, como solución cloud de gestión empresarial, es diferente.
Una vez considerado como la nueva frontera, el entorno cloud —como ocurre con las soluciones cloud, la plataforma cloud y todos los aspectos relacionados— ha pasado de ser una expresión de moda a una necesidad empresarial.
Para muchas empresas, la transición al entorno cloud se ha visto espoleada por la pandemia de la COVID-19. La digitalización de sistemas, incluida la planificación de recursos empresariales (ERP), se convirtió en una misión fundamental para ejecutar operaciones de forma remota y adaptar los modelos empresariales al cambiante panorama empresarial.
Sin embargo, al mismo tiempo, las limitaciones de los sistemas ERP, ya sea in situ o en el entorno cloud, se hicieron sorprendentemente evidentes. Desde procesos rígidos hasta datos fragmentados y mucho más, las soluciones ERP que fueron el distintivo de los sistemas Core Business demostraron que carecían de la agilidad para afrontar los cambios y reforzar la innovación de un mercado en evolución.
Puede que un sistema ERP no sea exactamente lo que hace falta para salir airoso y fortalecido en un mundo cambiante.
De cara al futuro, las empresas deben estar dispuestas a pensar más allá de un "trasvase directo" de su sistema ERP actual al entorno cloud, un proceso que simplemente traspasa las limitaciones de un sistema ERP. Tampoco deberían implementar cualquier sistema ERP basado en tecnología cloud solo por tratarse de un entorno cloud.
En lugar de eso, las empresas deben mejorar y volver a modificar sus sistemas y procesos para alinearse con el logro de los objetivos empresariales en la era digital. Eso requiere tener un sistema con una base sólida, una sólida base digital, con un Core de datos inteligente.
En este blog, respondemos a preguntas frecuentes relacionadas con el sistema ERP cloud y en qué se diferencia Workday como solución cloud de gestión empresarial.
ERP son las siglas en inglés de planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP hace referencia a la gestión de una suite de aplicaciones de software que se necesitan para dirigir una empresa —que podría incluir finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, gestión de relaciones con los clientes o gestión de inventarios— en un solo sistema.
No obstante, para comprender realmente qué es un sistema ERP, las empresas deben ahondar más allá de la definición de un libro de texto. Los sistemas ERP varían mucho en sus capacidades debido a cómo están diseñados. Esas diferencias marcan la diferencia en si un sistema ERP es lo suficientemente ágil para el panorama empresarial moderno y, quizás, hacen que las empresas reconsideren si necesitan una nueva clase de sistemas.
Por ejemplo, piense en la historia del término "sistema ERP": a partir de la década de los 60, las aplicaciones de software integradas se centraban principalmente en los procesos relacionados con la fabricación, como el control del inventario y la planificación de la producción, y se conocían como "planificación de requisitos de materiales" (MRP).
Más tarde, en los años 90, la empresa de consultoría e investigación Gartner acuñó el término "ERP" para describir el crecimiento de aplicaciones integradas centradas en sistemas de operaciones de back-office, como recursos humanos y finanzas.
Desde la década de los 90, el significado de ERP ha seguido cambiando. El término ERP II empezó a surgir como una forma de describir la integración extendida de aplicaciones complementarias más allá de las principales operaciones empresariales. Por ejemplo, la integración con los datos de un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede ayudar a las empresas a comprender el impacto financiero de las tendencias de ventas de los clientes. Aun así, el término ERP se utilizó ampliamente para describir los sistemas ERP II.
A fines de los años 90, las soluciones cloud entraron en la escena tecnológica. Más tarde, a mediados de la década de los 2000, los sistemas ERP empezaron una transición lenta de los sistemas gestionados on-premise a una plataforma basada en tecnología cloud. Las organizaciones más grandes se mostraron cautelosas a la hora de trasladar sus sistemas ERP on-premise al entorno cloud, alegando motivos entre los que se incluían la complejidad de la migración de datos y la seguridad. Además, muchas de estas empresas ya habían realizado importantes inversiones en sus sistemas ERP on-premise. Sin embargo, al mismo tiempo, las empresas seguían lidiando con las limitaciones que conllevaba la gestión de un sistema ERP: la acumulación de deuda técnica asociada con el mantenimiento de hardware costoso para alojar su sistema ERP y una gran dependencia de TI para codificar y mantener nuevos procesos o desarrollar soluciones alternativas para esos procesos en caso de que se produjesen cambios en las necesidades empresariales.
Ahora, parece que ERP se encuentra en medio de otro cambio.
Esto es lo que Gartner® dijo en el informe sobre predicciones para 2021 en el que indicaba la necesidad de desarrollar una estrategia de ERP para superar la disrupción: "La demanda de una mayor agilidad empleando varias fuentes de datos y aplicaciones está impulsando a las empresas a desarrollar capacidades de ERP más integradas, en lugar de seguir un estricto enfoque monolítico de la arquitectura de aplicaciones".
Y este es un consejo del informe de Gartner para las empresas: "Manténganse al tanto de los requisitos empresariales que cambian rápidamente adoptando una estrategia de ERP que sea más receptiva y estructurada. Deben renovar o reemplazar los sistemas legacy fundamentales para acelerar el cambio a experiencias de aplicaciones estructuradas y rechazar cualquier nueva solución monolítica propuesta por proveedores o desarrolladores internos".1
El software basado en tecnología cloud permite a las empresas centrarse en maximizar el valor empresarial del servicio proporcionado por una plataforma basada en tecnología cloud.
Pero si una aplicación ERP no se atiene al enfoque monolítico, ¿la convierte eso en un sistema ERP? Quizás un sistema centrado en los datos y más orientado al cliente merezca un nombre completamente nuevo, uno que se distancie del sistema ERP del pasado y que ponga de relieve el camino a seguir.
Puede que ese sistema sea un sistema cloud de gestión empresarial.
Un sistema ERP basado en tecnología cloud es un sistema ERP alojado en un centro de datos basado en Internet que gestiona un proveedor. El software basado en tecnología cloud permite a las empresas centrarse en maximizar el valor empresarial del servicio proporcionado por una plataforma basada en tecnología cloud, en lugar de en los costes relacionados con el mantenimiento del hardware y la personalización de un sistema in situ.
Con un sistema cloud, las empresas:
Logran una implementación más rápida y una rentabilización más corta. Al estar alojados en línea, los sistemas basados en tecnologías cloud suelen ser más rápidos y menos costosos de implementar que los sistemas on-premise. Las empresas logran una rentabilización más rápida de su inversión en la tecnología cloud.
Pueden anticipar costes de propiedad predecibles. El sistema ERP tradicional tiene costes de mantenimiento continuos, entre los que se incluyen la inversión y el mantenimiento de hardware, las personalizaciones y los costes de licencias de software. Los sistemas basados en tecnología cloud siguen un modelo de tarifa de suscripción, por lo que los costes continuos son predecibles y se centran en el uso del servicio, no en el mantenimiento o las actualizaciones.
Tienen acceso remoto. Se puede acceder a un sistema basado en tecnología cloud en cualquier momento y lugar. Esa capacidad se convirtió en un imperativo al inicio de la pandemia cuando muchas empresas cambiaron al trabajo remoto de su fuerza laboral y las tareas críticas, como cerrar los libros, tuvieron que realizarse de manera remota por primera vez. El acceso remoto se ha convertido en un nuevo estándar a medida que más empresas adoptan un horario de trabajo híbrido.
Podría decirse que la adopción de un sistema ERP cloud va más allá del punto de inflexión: el movimiento es una avalancha total.
Según Emergen Research, el tamaño del mercado global de ERP cloud ha alcanzado los 44 830 millones de dólares en 2020 y se espera que alcance los 141 680 millones de dólares en ingresos para 2028.
Según señala el informe: "Se espera que la creciente demanda de analytics en tiempo real para mejorar la eficacia operativa impulse aún más el crecimiento de los ingresos del mercado global de ERP en cloud".
La elevada tasa de adopción de sistemas cloud también se está produciendo en el software de gestión financiera empresarial. Esto es lo que Gartner dijo en su Cuadrante Mágico de suites cloud Core de gestión financiera de Gartner para empresas medianas, grandes y multinacionales de 2021: "En 2020, Gartner notó una reducción del 10 % al 15 % en consultas por nuevas suites cloud Core de gestión financiera (CCFM). Los niveles de consultas en 2021 han aumentado, lo que demuestra que este mercado es resiliente, ya que muchas empresas intentar pasar a soluciones más modernas a partir de sus soluciones legacy, on-premise obsoletas y basadas en licencias".
El informe de Gartner de 2021 analizó más a fondo la tracción del mercado: "El mercado de las suites CCFM seguirá logrando una gran adopción durante los próximos cinco a diez años. Para 2025, esperamos que el 80 % de todos los nuevos proyectos de aplicaciones Core de gestión financiera de empresas medianas y un 45 % de los de empresas grandes o multinacionales se implementen en plataformas cloud públicas".2
Aunque los cambios tecnológicos están transformando las prácticas y los modelos empresariales, la tecnología no resuelve las debilidades fundamentales crónicas de una empresa. Las empresas deben comprender lo que están tratando de lograr en lugar de adoptar cualquier sistema ERP cloud por el simple hecho de estar en el entorno cloud.
Si bien existe el deseo de aumentar el gasto de TI en la adopción de sistemas cloud, que incluye sustituir los sistemas legacy por soluciones basadas tecnología cloud, las empresas deben comprender cómo el sistema ERP potencial aprovecha el entorno cloud. En otras palabras, el hecho de que se denomine "sistema ERP cloud" no significa que ofrezca todos los beneficios de una solución de software como servicio (SasS).
Los sistemas ERP todavía tienen riesgos y retos. Por ejemplo, los sistemas ERP legacy siempre han sido inflexibles, lo que ha provocado que las empresas creen soluciones alternativas personalizadas o que se integren en otro sistema para respaldar nuevos requisitos. No obstante, cuando llegó el momento de que las empresas actualizaran su sistema, las personalizaciones e integraciones requerirían una inversión adicional para trabajar con el sistema actualizado.
Las empresas han expresado su deseo de una mayor estandarización y simplificación para impulsar una mayor eficacia y un menor coste. Pero eso no siempre se resuelve trasladando un sistema ERP al entorno cloud. Muchos sistemas ERP basados en tecnología cloud son soluciones de software sobre tecnologías y arquitecturas más antiguas que se acaban de trasladar al entorno cloud; y todavía tienen sistemas fragmentados y procesos anquilosados. Además, muchos cuentan con arquitecturas complejas en las que los datos se almacenan físicamente en varios sistemas. Por lo tanto, aprovechar los datos para obtener insights requiere vistas fusionadas sobre esos datos empleando herramientas adicionales para elaborar informes, los cuales, como resultado, están obsoletos cuando los usuarios empresariales, como los del área de finanzas, obtienen acceso.
El término y el concepto de ERP deberían pasar a la historia y dar paso a una nueva clase de software.
En resumen, no todos los sistemas ERP basados en tecnología cloud se crean iguales. Al considerar un sistema ERP basado en tecnología cloud, las empresas deben evitar el trasvase directo si no quieren perpetuar las limitaciones de un sistema ERP legacy en el entorno cloud. Un sistema basado en tecnología cloud adecuado para el panorama moderno debería:
Tener una arquitectura de datos adaptable. Más empleados, más ventas y más líneas de negocio suponen más datos. Sin embargo, en los sistemas ERP legacy, los datos no son de fácil acceso debido a la naturaleza de su arquitectura; los datos se almacenan en bases de datos relacionales, lo que requiere que las empresas extraigan datos para analizarlos y obtener así insights. Un sistema basado en tecnología cloud con una arquitectura de datos adaptable puede transformar los datos estructurados y no estructurados dentro del sistema en insights relevantes para las empresas de todo el negocio, sin necesidad de extraerlos. En Workday, lo llamamos un "Core de datos inteligente".
Dar prioridad a la seguridad. Las empresas deben optar por una solución cloud en la que la seguridad esté integrada en la base de la aplicación. Eso implica que todos los usuarios están sujetos al mismo estándar de seguridad, pero su acceso a datos o procesos de gestión específicos se configura según lo que sea relevante o se permita para su rol. Esto también significa que se realizan seguimientos y auditorías de todas las acciones. Cuando un empleado deja la empresa, es tan sencillo como cambiar el estado del empleado para desactivar todos los puntos de acceso.
Ofrecer una mayor agilidad operativa. El entorno cloud no habilita al instante a las empresas con agilidad empresarial, lo cual, según los CFO, es lo que más se echa en falta en sus sistemas de gestión financiera actuales. Incluso con la decisión de optar por un sistema basado en tecnología cloud, algunas empresas se ven atrapadas en la reimplementación de funcionalidades y procesos personalizados, que no conducen a la agilidad empresarial. Los líderes de empresas deben evaluar una solución basada en tecnología cloud por su capacidad para permitir una mayor agilidad en sus operaciones. Por ejemplo, con Workday, puede configurar nuevos procesos de gestión, establecer nuevas entidades legales y añadir nuevas dimensiones, todo ello en cuestión de minutos y sin depender de TI.
Ahora bien, la consideración más importante a la hora de evaluar un sistema ERP cloud o una aplicación basada en tecnología cloud es definir los resultados de negocio deseados. Por ejemplo, ¿cuáles son las campañas de ventas o líneas de negocio que influyen en los ingresos? Eso significa que las finanzas necesitan acceder a los detalles del libro mayor auxiliar, no solo a una vista resumida de un estado financiero. Al comprender los factores que impulsan su negocio, un marco que se presenta en la guía de compra de soluciones de finanzas, RRHH y nómina de Workday, su empresa podrá identificar la tecnología adecuada para el negocio, no cualquier tecnología por el simple hecho de estar en el entorno cloud.
Un sistema ERP cloud se ha definido como una suite de aplicaciones de software que se gestionan en un solo sistema. A primera vista, Workday, con su suite integrada de aplicaciones, puede parecer un sistema ERP, pero en realidad, es una clase de software completamente nueva.
¿Por qué? Tenga en cuenta lo siguiente: no es extraño que un sistema ERP legacy convertido en ERP cloud todavía se adhiera a la infraestructura de datos inflexible de un sistema on-premise, donde los datos permanecen en silos aislados y los procesos codificados a medida no pueden adaptarse lo suficientemente rápido a las necesidades cambiantes de la empresa.
Puede que un sistema ERP no sea exactamente lo que hace falta para salir airoso y fortalecido en un mundo cambiante.
Workday es la antítesis de eso, como se explica en "El manifiesto sobre el verdadero SaaS". Workday se creó desde cero en el entorno cloud. La propia naturaleza de un sistema ERP no se traduce en una arquitectura cloud nativa. Si bien una plataforma cloud puede ayudar a reducir los costes operativos, un sistema ERP cloud por sí solo no va a cerrar la brecha entre el proceso y la ejecución. Este es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las organizaciones, como lo indica el hallazgo de que un 63 % de los CEO dice que los procesos y la ejecución son demasiado lentos en sus empresas. Esa brecha de aceleración, que supone la diferencia entre el ritmo del cambio impulsado por las nuevas oportunidades y la capacidad de una empresa para sacar provecho de ellas, solo se hará más amplia.
"Operar con un nuevo nivel de velocidad y agilidad significa que no es posible usar un sistema de planificación de recursos (ERP) anclado en el pasado", afirma Pete Schlampp, vicepresidente ejecutivo de desarrollo de productos en Workday.
El término y el concepto de ERP deberían pasar a la historia y dar paso a una nueva clase de software que termine con la brecha de la aceleración e impulse el progreso de las empresas en épocas de cambio.
Si Workday no es un sistema ERP cloud, ¿qué es entonces?
Workday es una solución cloud de gestión empresarial. Workday es un sistema operativo cloud nativo para empresas, no una arquitectura legacy trasladada al entorno cloud.
En una solución cloud de gestión empresarial como Workday, hay un Core de datos inteligente en el centro de la arquitectura. Esta tecnología ofrece cuatro beneficios distintos:
Una base sin fricciones. En la mayoría de las arquitecturas legacy, las funciones de análisis y procesamiento de transacciones residen en sistemas aislados, lo que complica el proceso de creación de una sola fuente de insights empresariales fiables. Sin embargo, un sistema cloud de gestión empresarial permite que los datos circulen con fluidez a través de los sistemas y sean accesibles en tiempo real. La seguridad integrada, la automatización moderna impulsada por el machine learning y una arquitectura abierta y conectada se traducen en una coexistencia fluida con su ecosistema de TI.
Una visión integral. Al contar con una base sin fricciones, los equipos pueden obtener una visión integral y en tiempo real de sus finanzas, fuerza laboral y operaciones. Los datos activos son siempre accesibles, fáciles de entender y seguros.
Un enfoque con el negocio como prioridad. Los procesos en los sistemas ERP están codificados de forma rígida, lo que hace que la tecnología no resulte adecuada para un mundo donde la disrupción se produce con frecuencia. Las empresas necesitan flexibilidad para cambiar los procesos de gestión y poder así impulsar el crecimiento empresarial, pero también para sobrevivir en un clima de disrupción. Schlampp lo explica mejor: "Las aplicaciones se adaptan a las necesidades empresariales, en lugar de obligar a la empresa a adaptarse al software".
Una recalibración continua. Los sistemas de planificación y analytics suelen operar fuera de los sistemas ERP tradicionales y basados en tecnología cloud debido a la naturaleza de su estructura de datos.
Puede verse de la siguiente manera: en un sistema ERP, los datos de los empleados son como un cuadrado. En un sistema de planificación y analytics, los mismos datos son como un triángulo. En realidad, la "forma" de los datos es una pirámide: una base cuadrada con lados triangulares. Los datos siguen siendo los mismos, pero se ven desde diferentes ángulos según el sistema. Un sistema ERP típico no tiene la capacidad de ver esta dimensionalidad, ya que solo puede observar los datos desde un ángulo. Sin embargo, un sistema cloud de gestión empresarial, como Workday, puede admitir sin problemas varios tipos y fuentes de datos, lo que permite tener una perspectiva diferente de los mismos datos.
Esa capacidad es posible, nuevamente, a través de un Core de datos inteligente. Eso permite que los sistemas de planificación y analytics operen dentro de un solo sistema junto con otras aplicaciones, como un sistema de gestión financiera, y se calibren continuamente con los datos más recientes, con planes puestos en marcha directamente por el sistema transaccional. En otras palabras, las empresas pueden planificar, ejecutar y analizar diversos escenarios desde diferentes ángulos al ritmo al que cambia el mundo.
Muchas empresas dicen que se basan en los datos, pero sus capacidades de datos se ven restringidas por el código y la arquitectura del software o los sistemas ERP legacy. Un sistema cloud de gestión empresarial no tiene esas restricciones. Las empresas pueden aprovechar los datos que ya tienen para crear los procesos para los resultados de negocio deseados y las necesidades cambiantes de la empresa. Al cerrar la brecha de la aceleración, las empresas pueden estar realmente preparadas para un mundo cambiante.
1Gartner Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption, Denis Torii, Dixie John, Duy Nguyen, Tim Faith, Paul Schenck, 4 de diciembre de 2020.
2Gartner Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises, John Van Decker, Greg Leiter, Robert Anderson, 10 de mayo de 2021. GARTNER y MAGIC son marcas registradas y marcas de servicio de Gartner, Inc. o sus filiales en los Estados Unidos e internacionalmente, y se usan en el presente documento con permiso. Todos los derechos reservados.
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Workday cuenta con más de 280 reseñas calificadas con cinco estrellas (a 30 de abril de 2024) en el informe de Gartner Peer Insights "Financial Planning Software Reviews and Ratings".
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