El sistema cloud de gestión empresarial puede ayudar a las empresas a eliminar fricciones en sus procesos de finanzas con el fin de lograr una mayor eficacia y añadir valor empresarial. Barbara Larson de Workday presenta el proceso.
Hay una nueva forma de hacer negocios.
Nosotros lo llamamos sistema cloud de gestión empresarial, que es un enfoque que Workday ha ido adoptando para mostrar cómo las empresas centradas en sus futuros digitales pueden pensar más allá de la planificación de recursos de empresa (ERP, por sus siglas en inglés).
Hasta ahora, la ERP se había centrado en sistemas legacy altamente personalizados que pueden hacer que las actualizaciones sean un proceso costoso y lento. Workday se centra en el futuro de las finanzas y ha desarrollado un enfoque de tecnología cloud integral que permite evolucionar una plataforma más ágil e integrada, la cual ayuda a las empresas a seguir el ritmo de los cambios, en los negocios y en el mercado global.
El sistema cloud de gestión empresarial se centra en los nuevos factores impulsores de hoy en día: las personas, las capacidades y los aspectos intangibles.
¿Cómo lo sabemos?
Desde que Workday salió a bolsa en 2012 hemos experimentado un fuerte crecimiento anual. Durante ese tiempo, nos hemos expandido para atender a más de 9000 clientes empresariales en 170 países, al mismo tiempo que hemos mantenido los costes generales y administrativos como porcentaje de los ingresos en un 6 %. Para lograr esta trayectoria, hemos tenido que permanecer ágiles como una empresa nueva, pero escalar con determinación como una empresa de gran tamaño. Para ello, hemos empleado Workday Financial Management, Workday Accounting Center, Workday Prism Analytics, Workday Adaptive Planning y Workday Spend Management a fin de apoyar nuestro crecimiento desorbitado.
Contar con los insights necesarios para tomar las mejores decisiones constituye la base de cualquier empresa que desee competir en la cambiante economía actual.
Desde sus inicios, Workday ha llevado a cabo sus operaciones financieras en el entorno cloud, donde ampliar la cantidad de usuarios y respaldar el crecimiento del volumen de transacciones resulta sencillo, y donde podemos crear una empresa financiera diseñada para el cambio sin necesidad de sacrificar la rapidez en la toma de decisiones o la agilidad. Para lograr esto, hemos creado un marco de cuatro pasos para las finanzas digitales que se basa en los principios del pensamiento de diseño, los insights, la colaboración y la innovación.
Pero no es solo una idea de la que hablamos. En Workday, nosotros mismos usamos este marco para hacer que la estrategia empresarial gire en torno a las finanzas. Hace poco tuve la oportunidad de compartir este marco con los CFO y los responsables financieros sénior de toda Europa en el CIMA CFO Strategy and Innovation Summit en Polonia.
En Workday, nuestro objetivo es eliminar las fricciones de los procesos siempre y cuando sea posible, trabajando en equipos para probar y validar nuestros supuestos. Asimismo, usamos la empatía y la tecnología para abordar los diversos retos a los que se enfrentan nuestros equipos y reflexionamos continuamente sobre cómo mejorar para todos nuestros clientes, ya sean internos o externos. Nuestra visión y propósito principal es lograr el cierre del día cero.
Workday tiene un caso de uso en Europa que merece la pena observar.
Polonia presenta requisitos de informes muy específicos, incluidos el idioma y la necesidad de los tipos de cambio de un banco local. Con un enfoque personalizado, Workday ha eliminado la necesidad de que un proveedor local tenga que ofrecer servicios de contabilidad local empleando informes personalizados, Workday Prism Analytics y Workday Accounting Center, para cumplir con todos los requisitos polacos pertinentes. Podemos ejecutar un balance de comprobación legal local, que incluye todos los asientos de cambio de moneda y otros de ajuste legales locales, desde el libro legal de Workday utilizando nuestra funcionalidad multilibro para capturar los principios de contabilidad de aceptación general (GAAP, por sus siglas en inglés) locales en lugar de los de EE.UU.
Consideramos que este enfoque reducirá considerablemente nuestro tiempo de recursos internos en un mes y ahorrará miles de dólares en tarifas de proveedores externos. Después, analizaremos cómo podríamos usar la misma funcionalidad en otros países con requisitos similares, como la República Checa, Francia y Alemania, y transformar ese ciclo de cumplimiento normativo local en un proceso proactivo en lugar de reactivo.
Contar con los insights necesarios para tomar las mejores decisiones constituye la base de cualquier empresa que desee competir en la cambiante economía actual y aprovechar los beneficios del acceso rápido a datos y analytics.
Hemos hecho hincapié en ofrecer a nuestros equipos financieros nuevas experiencias y oportunidades de aprendizaje, no solo para aumentar las skills de nuestro personal, sino también para retener el talento que necesitaremos en el futuro.
En un webcast reciente, expliqué cómo usamos Workday Accounting Center y Workday Prism Analytics para obtener una gran cantidad de información de nuestro programa de compensación de acciones E-Trade y realizar nuestros procesos y comprobaciones manuales automáticamente. Nuestra tecnología ofrece asientos mejorados con los atributos de datos adecuados, la entidad jurídica, los centros de costes y las cuentas. Todo esto contribuye a acelerar un proceso que a mi equipo ahora le requiere solo unas horas en comparación con los dos días y medio de antes.
El caso de uso de administración de acciones es solo uno de los 75 casos de uso de automatización que hemos desarrollado junto con el equipo de TI de Workday on Workday (WoW) para Workday Prism Analytics, empleando 15 orígenes de datos diferentes en toda nuestra función financiera. La misión del equipo de TI de WoW es garantizar que las aplicaciones de Workday se ejecuten de la mejor forma posible, así como actuar como un laboratorio de innovación, un probador de nuevos productos y un asesor en la estrategia de TI.
Con el fin de impulsar la innovación en las finanzas, hemos otorgado a nuestro equipo financiero la propiedad del modelo de datos financieros, incluidas las reglas de contabilidad, las asignaciones, los cálculos y las métricas. Gracias a ello, el departamento de finanzas puede gestionar y enriquecer esos datos para ejecutar sus propios informes, analytics y modelos de planificación, lo cual ha supuesto un absoluto punto de inflexión para nosotros. Ya no dependemos del equipo de TI para ofrecer eso, lo que le permite a este área ganar tiempo para centrarse en proyectos tecnológicos más estratégicos.
Lo más importante es que hemos hecho hincapié en ofrecer a nuestros equipos financieros nuevas experiencias y oportunidades de aprendizaje, con un enfoque en la alfabetización digital y las skills tecnológicas. Es una de las mejores formas que hemos encontrado no solo para aumentar la base de skills de nuestro personal, sino también para retener el talento que necesitaremos en el futuro. Pero no se fíe de nuestra palabra. Según revela nuestra reciente encuesta de indicadores de CFO realizada a más de 250 CFO en todo el mundo, una inmensa mayoría de los responsables financieros planean ofrecer a los empleados oportunidades para ampliar sus skills y aprender otras nuevas como parte de sus esfuerzos para satisfacer las futuras necesidades empresariales.
En Workday, mi equipo financiero tiene toda la motivación para pensar de forma diferente a fin de encontrar oportunidades con las que eliminar fricciones de los procesos y añadir valor a la empresa.
Cada día, llevamos a cabo nuestro marco de cuatro pasos para la aceleración digital de las finanzas, y contamos con el ROI para demostrarlo. Durante los últimos ocho años, hemos aumentado nuestra eficacia operativa en casi un 60 % y hemos evitado gastar más de 6 millones de dólares anuales en costes generales y administrativos durante un periodo de tasas de crecimiento anual compuesto del 41 %. Esas cifras son aún más notables, ya que cuando adquirimos Peakon y Scout RFP, los integramos en nuestros sistemas y procesos en cuestión de semanas.
En los últimos dos años, nuestros equipos financieros han adoptado o están en proceso de adoptar casi el 98 % de todas las funcionalidades nuevas que hemos lanzado en nuestra solución para la oficina del CFO. Nos enorgullece ser el primer y mejor cliente de Workday.
En definitiva, el marco permite que el departamento de finanzas pueda dedicar menos tiempo a actividades transaccionales y más tiempo a crear negocios de gran valor, incluido el avance de su rol en la creación de una empresa basada en datos. Y si bien la automatización financiera en la mayoría de las empresas aún se encuentra en las fases iniciales, el futuro se acerca mucho más rápido de lo que probablemente todos pensamos. Cuantas más empresas puedan integrar la automatización de la contabilidad ahora, mejor posición tendrán ellas y sus equipos financieros a la hora de convertirse en ese partner estratégico para el CEO y el negocio en los próximos años.
La extracción de insights a partir de datos está adquiriendo mayor importancia para los CFO, ya que se espera que los equipos financieros desbloqueen valor en un mundo cada vez más digitalizado. Cuatro CFO describen sus trayectorias en un reciente evento de Fortune.
Según los expertos de AICPA, Deloitte y Workday, los CFO deben adoptar un enfoque prospectivo cuando piensan en los datos, el talento y la tecnología para la función financiera.
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Las empresas que utilizan plataformas verdaderamente cloud son las más capacitadas para gestionar sus finanzas, personas y datos de una forma que les proporcione transparencia y agilidad sin precedentes que las prepare mejor para un futuro de crecimiento.
Workday cuenta con más de 280 reseñas calificadas con cinco estrellas (a 30 de abril de 2024) en el informe de Gartner Peer Insights "Financial Planning Software Reviews and Ratings".
Workday sigue ofreciendo innovación a los clientes, permitiendo una planificación avanzada en toda la empresa para aumentar la productividad y mejorar la toma de decisiones.
