La transformación de RRHH de Hilti potencia la eficiencia en general

Incluso cuando hay argumentos irrefutables para alejarse de una situación insatisfactoria, puede resultar difícil iniciar el cambio, especialmente en empresas internacionales con complejos entornos operativos en diversas regiones.

Ese era el caso de Hilti. Con sede central en Lichtenstein, esta empresa que fabrica y vende productos a compañías del sector de la construcción y el mantenimiento de edificios en más de 120 países implementó Workday Human Capital Management (HCM) en 2018. El cambio conseguido fue tan positivo que el equipo de RRHH no tardó en añadir soluciones de gestión del talento y compensación, a beneficio de sus 32 000 empleados en todo el mundo.

Pero la gestión de documentos era algo más fragmentado e incluso analógico en algunas ubicaciones. Dado que los distintos mercados usaban sistemas dispares, había una mezcla de SAP, SharePoint y papel. La oportunidad surgió en forma de plazo improrrogable. Cuando los líderes de Hilti decidieron desechar un módulo SAP de RRHH, utilizado para almacenar documentación en entidades locales, vieron la ocasión de modernizar la gestión de documentos en toda la empresa.

"Siempre habíamos tenido claros nuestros requisitos funcionales a un alto nivel", dice Zuzana Rozkosna, RRHH Global Project Manager de Hilti. "Teníamos que cubrir las necesidades de generación, firma electrónica y almacenamiento de documentos. Todo debía estar asociado y fluir de un sitio a otro de modo automatizado. Y la seguridad, la protección de datos y el cumplimiento normativo debían requerir el mínimo esfuerzo manual posible. Nuestro objetivo es facilitar las cosas a los equipos de RRHH y ser más transparentes con nuestros empleados, dándoles acceso a sus propios documentos".

Al principio, al equipo de transformación de RRHH le preocupaba que fuera difícil encontrar una única solución capaz de satisfacer su larga lista de requisitos específicos. El equipo consideró proveedores externos, pero su uso implicaría la implementación y la gestión de otro sistema de software añadido, introduciendo desventajas tan serias como la de una experiencia de usuario inconexa y una integración de datos más lenta. A primera vista no parecía que Workday HCM pudiera resolver los requisitos particulares de Hilti, entre ellos los de plantillas de documentos a nivel local y privilegios personalizados para el acceso a los documentos.

Pero Hilti comenzó a explorar la posibilidad de ofrecer esa capacidad dentro de Workday, mediante Workday Extend. Empezaron a colaborar con Kainos, empresa líder en el desarrollo de aplicaciones de Extend que ya sabía, a través de otros clientes, sobre retos similares de la gestión de documentos. En lugar de crear una aplicación personalizada autónoma para resolver los retos de Hilti, acordaron que Kainos crearía un robusto sistema de gestión de documentos, configurable dentro de Workday. Con ese enfoque, Kainos podría ocuparse de los requisitos de Hilti y también desarrollar un producto con el que ayudar a otros clientes afectados por los mismos problemas.

Kainos colaboró con Hilti para transformar el equipo de RRHH de esta empresa, basándose en su problemática para crear Kainos Employee Document Management: el primer producto de gestión integral de documentos de esa clase disponible para el entorno de Workday, ahora ya aprobado por Workday como solución empaquetada.

"El valor potencial era obvio, en términos de aprovechamiento de sistemas existentes y la posibilidad de una experiencia de usuario uniforme", dice Rozkosna.

Control local, integración global

Con una visión transformadora prioritaria, los equipos de Hilti y Kainos se centraron en tres áreas clave: la gestión de plantillas, la generación de documentos y el almacenamiento de estos.

En lo que respecta a la gestión de plantillas, la solución puede estar a cargo del equipo de RRHH local. No se requiere la intervención de RRHH global ni TI. Se puede otorgar a miembros específicos del equipo acceso a ciertas plantillas en una serie de categorías de documentos, tipos de firma y workflows.

Según Rozkosna, la solución proporciona todas las plantillas con las que trabajan los equipos de RRHH para todo el ciclo de vida del empleado: para contratación, cambios de puesto, cambios de compensaciones, rescisiones, relaciones de los empleados y cualquier otra cosa.

Como las plantillas están plenamente integradas con las bases de datos de Hilti, la generación de documentos requiere mucho menos tiempo o trabajo manual. "Los datos de Workday se colocan en marcadores de posición. El usuario puede comprobarlos y añadir datos manuales si es preciso", explica Rozkosna. "Puede hacer ajustes de última hora y luego la generación continúa con el workflow para obtener las firmas electrónicas".

Al completarse la firma (gracias a una integración de DocuSign), la aplicación almacena documentos automáticamente, basándose en información existente en la plantilla y el tipo de documento. "El personal de RRHH no tiene que tocar nada. Los documentos se almacenan y se muestran de manera estructurada", dice Rozkosna. "Tenemos incluso una categoría especial solo de RRHH, para los miembros de ese equipo, de modo que solo ellos podrán ver ese tipo de documentos. Y tenemos métricas de seguridad muy detalladas, con información sobre quién puede ver y/o modificar diferentes documentos. El nivel es sumamente granular".

Esa granularidad también ayuda a Hilti a congelar archivos para satisfacer requisitos legales y de RRHH relativos a bajas por enfermedad, permisos parentales o bajas de empleo. En caso de litigios, Rozkosna dice que con solo pulsar un botón pueden evitar la eliminación accidental de documentos, que no podrán purgarse hasta que no se resuelva la causa legal.

El proceso de transformación continúa

El equipo de transformación de Hilti está implementando Kainos Employee Document Management por fases, empezando en los 11 países afectados por la retirada del servicio SAP. Los empleados en esos países empezaron a usar la nueva solución a fines de 2022 y la implementación se completará a lo largo de los dos próximos años.

Kainos Employee Document Management proporciona una plataforma exhaustiva y eficiente para los equipos de RRHH. Esta aplicación atestigua el poder de la colaboración y los planteamientos innovadores. Como solución aprobada por Workday, está preparada para ayudar a otras empresas a vencer sus retos de gestión de documentos, igual que ha ayudado a Hilti.

Okosun tiene un consejo para quienes emprendan una transformación similar: realizar los preparativos necesarios antes de iniciar el proyecto. "En vista de todo lo que debe tenerse en cuenta (como los requisitos legales, la retención de documentos y la protección de los datos, en todos los países), hay que concederse tiempo para tratar todos esos temas".

Esa planificación y preparación previa está dando fruto ahora que Kainos Employee Document Management se está escalando a nivel de empresa. Pero Okosun tiene claro que Hilti no ha hecho más que empezar para obtener el máximo valor de su sistema de gestión de documentos listo para el futuro.

"Como empresa, ya estamos pensando en otras formas de utilizarlo", dice. "Esta solución de gestión de documentos es algo realmente esencial para la empresa. Este caso de uso y esta experiencia nos abren las puertas para indagar otras formas de uso".