Guía para el CFO: cómo lograr el éxito en la vuelta al lugar de trabajo

Puede que aún transcurra bastante tiempo antes de que las empresas vuelvan a funcionar con normalidad.

Un estudio de mediados de junio realizado por PwC a 330 responsables financieros de Estados Unidos reveló que una tercera parte de los CFO de dicho país pensaba que se tardaría más de seis meses en conseguirlo. Dos meses antes, el porcentaje de quienes pensaban que se tardaría tanto en lograr la recuperación era del 2 %.

Los responsables financieros tienen el complicado cometido de ayudar a evaluar las opciones y las repercusiones asociadas con el retorno al puesto de trabajo físico, cómo pueden crecer las empresas y de qué manera pueden reaccionar en el futuro.

Como no existe ninguna guía de aplicación universal para efectuar una transición de esta clase, mis colegas de Workday, a partir del estudio de PwC, partner de Workday, han colaborado con clientes y expertos del sector para elaborar la lista que se detalla a continuación. Considérela un punto de partida para ayudar a que su empresa logre volver a funcionar con normalidad.

Planificación financiera

• Determine el coste de rediseñar o equipar el entorno laboral desde el punto de vista de la seguridad de los trabajadores. Según el estudio de PwC, el 78 % de los CFO tiene previsto reconfigurar los puestos de trabajo presenciales para promover la distancia de seguridad. El 83 % pretende cambiar las medidas de seguridad relativas al espacio de trabajo. Es posible que sus espacios de trabajo necesiten mejoras o alteraciones físicas con el objetivo de cumplir con las pautas de la llamada distancia social y las acciones de salud pública recomendadas. Tenga en cuenta el coste de los cambios en las áreas de recepción, escritorios, despachos, salas de reuniones, servicios, salas de descanso e, incluso, los sistemas de calefacción, refrigeración y ventilación. ¿Dispondrá de un consultorio o de un recinto para realizar pruebas en las instalaciones? ¿Cuáles son las repercusiones de crear un espacio para esta finalidad aunque sea de tamaño reducido? ¿Cómo preparará las instalaciones para realizar ejercicio de forma que sean seguras para los empleados, si tiene previsto ponerlas en funcionamiento?

• Tenga en cuenta el coste de los roles y procesos nuevos. Es posible que la empresa se plantee incorporar a un responsable de servicios sanitarios, un director médico o, incluso, responsables de salud en cada sede. O quizás desee implementar determinadas prácticas que requieran el uso de equipos y suministros como pautas de limpieza e higiene, servicios de saneamiento, sistemas de revisión médica, dispositivos de localización inteligentes y procesos de certificación. Los expertos de la sanidad pública consideran que la pandemia nos seguirá afectando durante cierto tiempo; por lo tanto, tenga en cuenta no solo los costes iniciales, sino también los gastos continuos de estas medidas.

• Piense en todos los costes. Es importante analizar la experiencia profesional y considerar los gastos asociados. Por ejemplo, los viajes discrecionales, que en abril habían disminuido un 95 %, deberían ser un objetivo claro en las reducciones de gastos operativos al menos durante los próximos meses. Y una fuerza laboral que trabaja remotamente más numerosa puede comportar un ahorro en alquiler, calefacción, refrigeración y otros gastos generales.

• Explore la posibilidad de elaborar presupuestos de base cero. En su afán por recortar gastos, algunas empresas implementan la elaboración de presupuestos de base cero, ya que consideran que un enfoque que parte desde cero maximizará el ahorro de costes. Elaborar un presupuesto desde cero supone ir más allá de examinar minuciosamente cada coste, pero tiene sentido si lo que desea es justificar cada céntimo que se gasta. Una encuesta realizado por Gartner en abril a ejecutivos financieros reveló que uno de cada cuatro (26 %) tenía previsto implementar la elaboración de presupuestos de base cero como respuesta a la pandemia global.

Planificación operativa

• Colabore con diferentes líderes empresariales y responsables de departamentos. Es muy probable que ya lo esté haciendo: según un estudio realizado por Gartner en abril, los equipos ejecutivos se reúnen de dos a tres veces por semana, o incluso a diario, para afrontar la COVID-19. Como parte de esta colaboración, los líderes empresariales deben examinar una serie de previsiones y comparar las opciones para reincorporar a los miembros de los equipos a sus lugares de trabajo físicos. También deben considerar las repercusiones de esta medida respecto a la capacidad y la productividad.

• Cada lugar es diferente. Evalúe cada ubicación por separado. Un enfoque consiste en una puntuación de las medidas de seguridad colectivas basada en las tendencias y los índices de infección. Cada sede recibe una puntuación sobre su disposición teniendo en cuenta su nivel de preparación con factores como disponer de suficientes equipos de protección personal en las instalaciones. Empodere a los líderes locales para que desempeñen un rol importante con el objetivo de determinar cómo debe ser el regreso de los empleados y colaboradores al trabajo presencial.

• Compare situaciones hipotéticas en las diferentes ubicaciones y zonas geográficas. La llamada vuelta a la normalidad varía según el tipo de negocio. Por ejemplo, los restaurantes deben calcular y considerar las repercusiones en sus cadenas de suministro, el inventario de los alimentos, la ubicación, el tráfico y los empleados. Es necesaria una planificación flexible de situaciones hipotéticas, sobre todo cuando Gartner reveló que, en la planificación de situaciones hipotéticas, tres quintas partes de los responsables financieros sénior incluyen una segunda oleada de la pandemia.

• Tenga en cuenta a sus clientes. ¿Qué repercusiones tienen en los ingresos las restricciones en el tráfico, la circulación y la capacidad de los locales y las instalaciones? Para un cliente de Workday Adaptive Planning del sector de la educación superior, volver al trabajo presencial significa el regreso de los estudiantes a las aulas. Por eso han adoptado las medidas siguientes:

  • Plantear situaciones hipotéticas sobre la posibilidad de un descenso en las matriculaciones previstas, incluidos una reducción de ingresos por asistencia a las aulas y las residencias de estudiantes, y la reducción de las clases y las tasas.

  • Evaluar las repercusiones financieras de continuar e incluso ampliar el aprendizaje en línea en otoño.

  • Calcular los costes adicionales en la mejora de los protocolos de limpieza e higienización de las aulas y demás instalaciones.

  • Proponer revisiones de las previsiones que orientarán las tomas de decisiones del futuro, por ejemplo la planificación de grandes proyectos de mejoras de capital, la ampliación de carreras y cursos universitarios, la contratación de personal docente o las iniciativas de investigación.

Planificación de la fuerza laboral

• Piense en cómo será el regreso de los empleados a sus lugares de trabajo físicos. Es posible que algunas empresas planifiquen el retorno simultáneo de todos los trabajadores. Muchas, como es el caso de Workday, tienen previsto un retorno por fases. En este sentido, lo más importante es determinar quiénes se reincorporan en cada fase. Una opción consiste en identificar primero los roles que se consideran esenciales para el funcionamiento de las ubicaciones cuando están presentes los trabajadores, y combinar esos datos con insights sobre los empleados que consideran que necesitan reincorporarse (su situación puede no ser propicia para trabajar desde casa) o que sencillamente quieren volver (prefieren trabajar en compañía de sus colegas). Esto nos lleva al punto siguiente:

• Genere un sentimiento de pertenencia a una fuerza laboral en la toma de decisiones. Al establecer las estrategias de reincorporación al trabajo presencial, usted y su equipo de liderazgo deben tener en cuenta el estado de ánimo, las preferencias y las preocupaciones de sus empleados y colaboradores. En Workday, nuestro equipo de RRHH celebra la iniciativa "Feedback Fridays", que utiliza la encuesta Best Workday Survey para medir y realizar el seguimiento del estado de ánimo de los empleados cada viernes. Ahora es el momento ideal para implementar esta funcionalidad en su entorno. Pero, haga lo que haga, colabore con RRHH para asegurarse de que cualquier acción que se emprende tenga en cuenta la disponibilidad y la preparación de los empleados.

• Determine las pruebas que se implementarán, en caso de realizarlas. ¿Los exámenes médicos se realizarán en la propia empresa o bien los empleados deberán acudir a centros externos? Esta situación puede variar, ya que cada país, región o provincia puede tener una normativa diferente.

• Proponga estrategias sobre cómo deberán cambiar o evolucionar los beneficios para el empleado. Tenga en cuenta las posibles repercusiones de los cambios en la cobertura médica, las bajas laborales, las vacaciones y los permisos retribuidos, etcétera.

• Tenga en cuenta la flexibilidad. Cualquier decisión debería tener flexibilidad suficiente para que los empleados elijan una opción u otra no solo por la posibilidad de una nueva ola de la pandemia, sino también por la seguridad y el bienestar de todo el personal. Una encuesta de PwC reveló que el 54 % de los CFO tiene previsto proponer el trabajo remoto como opción permanente.

Utilice todas las herramientas a su alcance

Sea cual sea el proceso de planificación del retorno al trabajo presencial que prepare, recomiendo encarecidamente el uso de todas las herramientas avanzadas que ya tiene a su disposición. Los clientes de Workday ya lo hacen: desde el inicio de la pandemia, las empresas han incrementado sus esfuerzos de planificación para lograr mayor agilidad y resiliencia en esta coyuntura de extraordinaria disrupción. De hecho, en tan solo una semana de marzo, los clientes de Workday Adaptive Planning crearon 30 veces más previsiones y situaciones hipotéticas de lo habitual. Por su parte, el modelado y la recalibración han aumentado un promedio de 15 veces.

Utilice todos los datos y la tecnología de que dispone para clarificar mejor su posición ante el futuro. Organice y prepare todos sus recursos para afrontarlo con confianza, responda a las disrupciones con agilidad y aproveche las oportunidades cuando se presenten. Si lo hace, puede incrementar sus posibilidades de formar parte de ese 72 % de los CFO encuestados en junio por PwC que considera que pueden ganar mejor resistencia y agilidad a partir de la situación actual.

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