¿Cómo puede dar el paso a la planificación continua?

Una manera común de medir del éxito empresarial es el crecimiento. Si no crece, significa que no tiene éxito. Incluso en tiempos revueltos, se espera que las empresas superen los obstáculos y prosperen creciendo.

Ahora bien, cuando las finanzas evalúan el crecimiento centrándose en el tamaño y la escala, es demasiado fácil pasar por alto otros aspectos de la evolución de las empresas. No se trata solo de crecer, sino también de mejorar.

Para la mayoría de las empresas, un área que puede mejorar, y mucho, es la planificación. Y para un número cada vez mayor de empresas, nunca ha habido un momento mejor para transformar los procesos que le permiten prepararse para el futuro inmediato.

Proceso de planificación anual frente a planificación continua

Puede seguir con un proceso de planificación anual tradicional, una tarea manual a menudo basada en hojas de cálculo que produce planes, presupuestos y previsiones que quedan obsoletos en el momento en que se finalizan. Cuando dedica semanas o meses a elaborar un plan que no puede seguir el ritmo de los cambios dinámicos a los que se enfrenta su organización, su tiempo y esfuerzo se invierten en un modelo que no puede hacer que su empresa prospere ni ayudarle a corregir rápidamente el rumbo. Aferrarse al statu quo puede parecer rentable en términos de gastos reales; sin embargo, los costes en tiempo y mano de obra, los errores y las oportunidades perdidas convierten la planificación estática en un factor que su empresa no puede permitirse. Especialmente hoy en día.

La mejor opción es la planificación continua. Diseñada para el modo en que las empresas deben funcionar en la actualidad, la planificación continua aprovecha todos los datos financieros y operativos de la empresa en una sola fuente de información que aporta a los planes, presupuestos y previsiones datos reales actualizados.

La planificación continua empodera a las empresas para que ajusten los presupuestos y previsiones de forma constante, de modo que puedan cambiar el rumbo y reaccionar en tiempo real con la información más reciente. Ahora más que nunca, las empresas se ven obligadas a reducir el tiempo del que disponen para evaluar, volver a prever y realizar ajustes en su plan general. Cuanto más se acerquen al tiempo real al planificar, sus decisiones serán más estratégicas y sus acciones más competitivas. 

Tres obstáculos comunes en la planificación continua

Muchas organizaciones se enfrentan a barreras comunes (y frustrantes) que obstaculizan el proceso de la planificación continua y el aumento de la agilidad empresarial. Una encuesta muy citada entre líderes empresariales de todo el mundo pone de manifiesto lo que separa a las empresas con mejores resultados de las que se quedan rezagadas. Los resultados de la encuesta revelan que menos de uno de cada cinco ejecutivos afirma que su enfoque de la estrategia y la ejecución les permite reaccionar con agilidad y rapidez a los cambios del mercado. 

¿Qué impide al resto planificar continuamente y actuar con agilidad? Tres obstáculos clave.  

1. Tecnología o infraestructuras obsoletas. Las tecnologías legacy pueden mantener los datos aislados entre departamentos y unidades de negocio, e impedir así a los usuarios disponer de los datos que necesitan para supervisar el estado de la empresa y tomar rápidamente decisiones bien fundamentadas. 

2. Deficiencia de skills. A medida que la planificación se extiende a toda la organización, la empresa puede percibir la necesidad de formarse y adquirir conocimientos adicionales para utilizar estas herramientas y sacarles el máximo partido. Esto plantea un reto cuando todo lo que se tiene es un entorno de planificación diseñado exclusivamente para uso financiero. 

3. Procesos y procedimientos existentes. Los retos organizativos, incluidos los workflows inflexibles y las jerarquías rígidas, pueden obstaculizar la implementación de procesos de planificación continua en las finanzas y fuera de ellas.

Evolucionar hacia un proceso de planificación continua

Para afrontar estos obstáculos, la transformación de una planificación estática y anual en un proceso de planificación continua requiere cambios en al menos una de estas tres áreas: tecnología, personas o procesos. Y lo más probable es que haya cambios en las tres.

Tecnología. No sería posible implementar un proceso de planificación continua utilizando el entorno de planificación estática impuesto por la anticuada tecnología legacy. Las modernas soluciones de planificación basadas en tecnología cloud pueden automatizar la recopilación de datos entre silos y hacer que esos datos sean visibles en toda su empresa. De este modo, todos los departamentos pueden compartir una sola fuente de información y los insights para la planificación y la toma de decisiones. 

Cuando evalúe la tecnología de planificación, busque soluciones que proporcionen la elasticidad para escalar a medida que su organización crece y a medida que más usuarios requieren más insights con más frecuencia. Además, asegúrese de que sus soluciones sean compatibles con todo tipo de plataformas para no quedarse estancado con el uso de sistemas inconexos y dispares que impidan el intercambio y la colaboración. Una solución líder le proporcionará la flexibilidad que necesita para modelizar prácticamente cualquier escenario hipotético tantas veces como sea necesario y prácticamente sin límites dimensionales. También integrará la automatización inteligente, como el machine learning, para que pueda elaborar previsiones más precisas con mayor rapidez e identificar antes los posibles problemas. 

Personas. Por más avanzada que sea la tecnología de que disponga, de bien poco servirá si no cuenta con las personas adecuadas con las skills apropiadas para aprovecharla en el momento oportuno. La planificación y el análisis ampliados (xP&A), o planificación para toda la empresa, incorpora las mejores prácticas de FP&A en toda la empresa, de modo que todo el mundo pueda participar en un proceso de planificación continua. Al establecer una cultura de planificación continua, no solo quitará presión al equipo financiero, sino que también ayudará a otros departamentos y líneas de negocio a optimizar sus presupuestos, previsiones y planes. 

Procesos. La tecnología puede automatizar tareas manuales como la introducción de datos y la consolidación. Por su parte, la creación de skills en toda la empresa puede ayudarle a maximizar su capacidad de planificación continua. Al incorporar la planificación continua como parte de sus workflows estándar, se asegura de que utiliza las mismas mejores prácticas en toda la empresa para que todos trabajen de forma coordinada. Los responsables financieros deben establecer y gestionar procesos repetibles de planificación, presupuestación y previsión. De este modo, puede equipar a toda su empresa para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. 

Su proceso de planificación continua

Entonces, ¿por dónde debe empezar? ¿Por la tecnología, por las personas o por los procesos? La respuesta varía según la empresa. Algunas podrían centrarse en su necesidad más urgente o en el punto en el que estén más atrasadas, mientras que otras podrían desear obtener un logro rápido y fácil sobre el que puedan seguir construyendo. 

Dada la importancia que tienen los datos, quizás lo más sensato sea centrarse primero en la tecnología. Esto le permite crear una sola fuente de información que puede proporcionar la estructura de datos inteligente que necesitará para implicar a las personas y crear un proceso de planificación continua, no solo para finanzas sino también, con el tiempo, para otros equipos como ventas, operaciones y recursos humanos. 

Tenga en cuenta que no tiene que empezar a lo grande. Empezando poco a poco con un caso de uso o un participante de prueba, puede desarrollar su marco a un ritmo que le resulte cómodo y, al mismo tiempo, crear promotores que le ayuden a fomentar la planificación continua en toda la empresa cuando esté listo para implementarla. ¿Lo más importante? No espere más.

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