¿Ha llegado el momento de automatizar sus procesos de planificación financiera?

Si mueve o manipula los mismos datos una y otra vez, mes tras mes, ha llegado el momento de automatizar sus procesos de planificación y análisis financieros (FP&A). ¿Por qué? Según se explica en un artículo de la revista CFO, los sistemas automatizados para los equipos de finanzas y contabilidad se encargan de tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y "las dejan en modo automático, lo que permite ahorrar horas de trabajo y disponibilidad". 

¿Por dónde empezar? Por lo general, lo que se quiere es automatizar las funciones de planificación que se caracterizan por su coherencia y repetición. Estas características le permitirán ahorrar mucho más tiempo porque el mismo informe financiero se genera de forma regular.

En Workday, nuestro equipo financiero se basa en muchos de estos sistemas automatizados. Por ejemplo, contamos con un proceso totalmente automatizado que carga las facturas y los datos de los cobros en Workday Adaptive Planning para finanzas.

Esa es una de las muchas ventajas que puede conseguir mediante la automatización. A continuación, encontrará más consejos sobre la automatización para que pueda sumarse a la planificación continua y empezar a generar insights estratégicos en lugar de quedarse estancado en tareas rutinarias.

Consejo 1: practique para alcanzar la perfección

Cuanto más tareas para automatizar busque, mejor se sabrá qué automatizar y qué hacer manualmente. Por ejemplo, si empieza a importar de forma totalmente automatizada las búsquedas guardadas para la facturación y los cobros, puede usar ese mismo modelo para introducir otro conjunto de datos de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Consejo 2: gánese la aceptación

Una de las principales ventajas de la automatización es que no solo permite ahorrar tiempo, sino que también puede beneficiar a otros miembros de su equipo. Por ejemplo, el acceso a los informes debería resultarles más sencillo. Mantenga a todo el mundo al tanto de lo que se está automatizando para que todo su equipo pueda ser más eficaz y estratégico. De este modo, también se asegurará que, si alguien deja la empresa, la automatización que creó no se perderá o será difícil de duplicar. 

Consejo 3: comparta las ventajas

La idea de la automatización es que, una vez que se ha puesto en marcha, nadie tiene que pensar en ella. Por lo tanto, para determinar si vale la pena automatizar algo, hay que tener en cuenta si el beneficio se puede apreciar en todo el sistema. Todos los miembros de su equipo deben tener acceso a lo que se ejecuta automáticamente, y no debería haber sorpresas. Si se encuentra fuera de la oficina o está ocupado, los programas automatizados deben seguir funcionando y ser fácilmente accesibles para cualquiera que los necesite.

Consejo 4: no lo automatice todo

Evite la tentación de automatizarlo todo, sobre todo al principio. Averigüe qué informe o análisis de datos hará que su trabajo resulte más eficaz, preciso o comprensible, o todo lo anterior. Después, póngase en marcha y trabaje con el resto del equipo financiero para identificar estratégicamente dónde tiene más sentido automatizar.

Consejo 5: mantenga el factor humano

La automatización es increíble, pero el alma de las finanzas siempre serán los seres humanos que utilizan el pensamiento crítico y la experiencia para añadir valor a sus empresas. Es importante mantener ese factor humano. Su sistema debe mejorar lo que hace y ayudarle a realizarlo más rápido, pero respaldado por decisiones humanas.

A medida que el ritmo de los negocios se acelera, saber cómo adoptar un enfoque estratégico de la automatización le dará a usted y a su equipo una clara ventaja competitiva. Y recuerde: si no automatiza, su competencia seguramente lo hará, sacando ventaja a su empresa.