Por qué los CFO deberían esperar más que velocidad de su proveedor cloud

El movimiento capitalista participativo se ha acelerado en 2021. Los inversores, los empleados y las comunidades buscan empresas que les ayuden a suministrar información más transparente acerca de su forma de operar y les obliguen a preguntarse: "¿Por qué estás en el negocio y cuál es tu propósito?". Esto incluye el compromiso de una empresa con el medio ambiente, la sociedad y una buena gestión empresarial, así como la forma en que los factores ambientales, sociales y de gestión afectan a sus operaciones y valores. 

Con este enfoque en la transparencia, los CFO y sus equipos financieros se centran en cerrar los libros e informar acerca de los resultados rápidamente, para poner a tiempo la información financiera en manos de los inversores y otras partes interesadas clave. 

Sin embargo, la velocidad no es lo único a tener en cuenta. Mientras que, incuestionablemente, la calidad de la información que se envía a los inversores y otras partes interesadas en busca de insights sobre el potencial de crecimiento de una empresa es un objetivo de todos los CFO, el sentimiento y el impulso de los clientes, el propósito corporativo y los valores, y su resiliencia en un entorno económico incierto es también una consideración fundamental. 

En Workday, creemos que los responsables financieros deben hacerse dos preguntas fundamentales: "¿Qué debe esperar el área de finanzas de un proveedor cloud y cómo es la verdadera excelencia?".

En esta sesión de preguntas y respuestas, Terrance Wampler, General Manager, Workday Financial Management, analiza lo que los CFO deberían esperar de su proveedor cloud, y por qué la velocidad por sí sola no es la única respuesta cuando se trata de cerrar los libros.

¿En qué debería centrarse el área de finanzas cuando se trata de tareas fundamentales como cerrar los libros y presentarlos?

Dejemos la velocidad fuera de la ecuación por un segundo y centrémonos, en su lugar, en el nivel de detalle de la información. Hay varios factores que determinan cuándo una empresa presenta y comunica sus ganancias. La velocidad es uno de ellos, pero el contenido del informe y las ganancias son un mejor indicador de la calidad de la dirección estratégica cercana y general.

En los últimos informes de ganancias de Workday, se puede ver que la dirección de Workday dedica tiempo a destacar el fuerte crecimiento de la cartera de candidatos y de las reservas, el impulso del sector y el mercado, la consecución de nuevos clientes, las inversiones de productos clave como Workday Adaptive Planning y nuestras ofertas de analytics, gestión de gastos e implicación del empleado y, por último, a mostrar nuestra capacidad para que los clientes vivan y sean felices. La discusión sobre el rendimiento financiero, la orientación y el análisis tiende a llegar al final y como parte de la conversación y no es su eje principal.

Esto se aleja de la ruta tradicional que algunos proveedores toman, que esencialmente resume el rendimiento financiero y que pone de relieve a los clientes adquiridos de otros proveedores. Una ruta es retrógrada y no describe la dirección estratégica de la empresa. La otra está orientada al futuro y hace hincapié en ofrecer soluciones innovadoras y transformadoras a los clientes y hacer que se mantengan vivos. El área de finanzas debe dedicar el resto del tiempo del que dispone antes de comunicar los resultados a presentar las observaciones y asegurarse de que puede expresar claramente su visión estratégica y el impulso del cliente. Solo podrá hacerlo si está utilizando un sistema de gestión financiera que proporcione los datos que le permitan mirar hacia el futuro.

Desde una perspectiva tecnológica, le he oído hablar de un cierre de día cero. ¿Se trata de una evolución hacia la que deberían dirigirse los responsables financieros?

Uno de los objetivos de un cierre de día cero, o un día sin contacto, es poder cerrar los libros rápidamente y tener acceso a información actualizada con la posibilidad de guardar datos de forma continua durante todo el periodo. Un cierre de día cero es el objetivo hacia el que nuestro propio equipo financiero trabaja a toda velocidad y mano a mano con nuestros clientes, quienes pudieron comprobar su gran valor durante la pandemia y más allá de poder cerrar los libros virtualmente y acceder a la información en cualquier momento y lugar. 

Un cierre de día cero hace que parezca que la velocidad es la esencia, pero en realidad estamos hablando una vez más sobre la importancia del nivel de detalle. La forma en la que Workday maneja su cierre depende de la contabilidad continua. Esto significa tener acceso en tiempo real a los estados financieros durante todo el mes y no solo al final del ejercicio. Esto solamente es posible porque Workday tiene una arquitectura de objeto in-memory que no requiere procesamiento batch. A medida que se procesan las transacciones, la contabilidad asociada se encuentra inmediatamente disponible en los tableros de mando y los estados financieros consolidados, eliminando la necesidad de integrar los datos en otra solución cloud para conseguir lo que hacemos de forma nativa. Además, durante el cierre no hay interrupciones en las operaciones diarias, algo que pienso que todos los profesionales de finanzas han experimentado en algún momento utilizando sistemas financieros que se basan en esquemas legacy. Esto es algo que muchos de nuestros clientes están haciendo o en lo que están trabajando en este momento.

Desde una perspectiva financiera, ¿por qué la "arquitectura" es un componente fundamental?

Veamos un ejemplo. La conversación en torno a un libro mayor grueso frente a uno fino se ha vuelto irrelevante hoy en día ya que las modernas soluciones cloud de gestión empresarial, como Workday, se han diseñado para abordar las limitaciones que persistían en las aplicaciones financieras legacy. 

Un modelo de datos de objetos in-memory permite la compatibilidad para los segmentos necesarios para la presentación de estados financieros. Por su naturaleza, un modelo de objetos le da flexibilidad para conectar otros atributos útiles para sus transacciones financieras, incluso información del cliente, del proveedor, del empleado, de la región o de la campaña y le da acceso inmediato a los datos que respaldan informes operativos y de gestión, todo ello sin tener que salir de su system of record (SoR) principal. 

Otro aspecto único de este modelo de datos de objetos es que se diseñó para el cambio. A medida que sus necesidades empresariales evolucionan, el modelo admite incluir fácilmente nuevos atributos, como incorporar una adquisición o añadir un nuevo canal digital o ubicación geográfica. Mientras que algunos proveedores cloud podrían ofrecerle libros mayores "ilimitados", cada libro mayor sigue configurándose durante la implementación. Es algo que queda grabado en piedra y que no puede evolucionar a medida que lo hagan sus necesidades.

El área de finanzas requiere una arquitectura flexible y adaptable que permita a los usuarios individuales configurar fácilmente una nueva entidad o dimensión de gestión en solo unos minutos y no verse obligados a tener que llamar a TI para que lo haga. Los CFO deben pensar en la rapidez con la que pueden crear un nuevo modelo empresarial dentro de su sistema financiero o completar la incorporación de una adquisición en días o semanas y no en meses.

¿Qué capacidades necesita el área de finanzas de su sistema para suministrar los datos y los insights que el resto de la organización requiere?

A un nivel fundamental, el área de finanzas debe tener una fuente de datos fiable con la que poder realizar transacciones, analizar, informar y planificar. ¡Esta es la clave! A partir de ahí, es posible ver cómo el área de finanzas puede proporcionar a la empresa puntos de vista que se adapten a sus necesidades. Por ejemplo, las líneas de negocio son capaces de ver insights significativos con acceso a las transacciones, como datos de clientes, proveedores y empleados.

El área de finanzas necesita poder combinar datos con información de otros sistemas operativos o específicos del sector para crear una imagen completa de lo que está sucediendo en toda la empresa.

Este tipo de insight profundo es también lo que permite al equipo de gestión dar visibilidad a las partes interesadas no solo en el rendimiento financiero, sino también en cuestiones ambientales, sociales y de gestión.   

Si pudiera describir en qué deben centrarse los CFO y qué deberían pedirles a sus proveedores, ¿qué diría?

Vamos a empezar con el hecho de que no deberían esperar un procesamiento batch. El área de finanzas debe tener acceso instantáneo y continuo a los estados financieros consolidados, la planificación y los detalles de los justificantes de las transacciones. Eso significa que una rica dimensionalidad potencia el libro mayor y proporciona un contexto inmediato a las actividades de la empresa y la contabilidad asociada disponible bajo demanda. Esa es la única forma de dar visibilidad completa al área de finanzas.

Los CFO y sus equipos deben poder recurrir a una fuente de datos para poder realizar previsiones precisas y obtener insights interactivos al servicio de todo tipo de analytics e informes. Este enfoque minimiza los silos de datos departamentales y fomenta una cultura en la que todos se sienten seguros de estar trabajando en una única fuente de verdad en tiempo real.

Un gran ejemplo de datos interactivos nos llega de nuestra propia presidenta y CFO, Robynne Sisco. Robynne es una gran fan de los tableros de mando de Workday y utiliza varios de ellos para llevar la empresa, desde el tablero de mando de gestión que le da una visión actual de toda la empresa en tiempo real frente a la planificación, el tablero de mando de cierre de periodo, que le ofrece actualizaciones instantáneas sobre dónde están sus equipos en el proceso de cierre, y el tablero de mando de tesorería, que le permite reasignar dinámicamente el efectivo excedente para pagar por adelantado a los proveedores, cambiar las inversiones en proyectos prioritarios o acelerar el gasto en iniciativas clave. 

Si bien cerrar los libros rápidamente es muy importante, tener la información interactiva que se necesita cada día para tomar decisiones es lo que los CFO y sus empresas realmente necesitan para tener éxito. Los CFO también deben asegurarse de que el proveedor que están eligiendo esté de acuerdo con los valores de su empresa, incluidas las consideraciones sobre las inversiones socialmente responsables (ESG, por sus siglas en inglés). Trabajar con un proveedor que también está centrado en una serie de partes interesadas más amplia ayuda a garantizar que tus propios objetivos no estén en conflicto.