L’automatisation des processus métier au service de l’excellence opérationnelle et de l’agilité

Dans un paysage économique en constante évolution, l’automatisation des processus métier a émergé comme un levier essentiel de performance. Les processus de planification et d’analyse financières (FP&A) bénéficient grandement de cette formidable (r)évolution technologique. L’automatisation offre des opportunités sans précédent pour rationaliser les tâches financières, accélérer les analyses, augmenter la précision des prévisions et renforcer la collaboration entre les services. Cette transformation permet aux équipes Finance d’améliorer leur efficacité et leur réactivité, et de libérer du temps pour se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée afin d’endosser pleinement leur rôle de partenaire stratégique.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

Qu'est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier est une séquence d’activités mises en œuvre au sein d’une organisation pour atteindre un objectif spécifique. L’élaboration d’un processus métier est une démarche structurée et transversale, qui consiste à définir et à organiser les tâches, leur relation et leur enchaînement, les différents acteurs impliqués, ainsi que les outils et les méthodes de travail utilisés. Le tout en construisant le modèle le plus performant possible.

Dans le domaine financier, les processus métier sont mis en place pour gérer les flux financiers d’une entreprise. Ils impliquent souvent des flux de travail spécifiques pour assurer une gestion financière efficace. Par exemple, la planification financière, processus crucial pour le pilotage de la performance, comprend plusieurs étapes bien définies telles que la collecte et l’analyse des données financières, l’élaboration budgétaire ou la prévision des flux de trésorerie.

L’automatisation des processus métier

Tout ou partie de ces processus peut être automatisé. L’automatisation des processus métier (BPA, pour Business Process Automation) consiste à utiliser des logiciels spécialisés et des technologies (algorithmes d’intelligence artificielle, robotique, analyse de données, etc.) pour exécuter des tâches reproductibles sans intervention humaine directe ou avec une intervention minimale. On y recourt pour des raisons multiples :

• Gain de temps et d’efficacité : l’automatisation permet d’accélérer les processus en éliminant les tâches manuelles répétitives, réduisant ainsi les délais d’exécution. De ce fait, elle contribue à une augmentation globale de la productivité de l’entreprise.

• L’automatisation diminue les risques d’erreurs humaines, ce qui contribue à une meilleure précision des opérations.

• En libérant les collaborateurs des tâches routinières, elle permet de redéployer les ressources humaines vers des activités à plus forte valeur ajoutée telles que l’analyse.

• Elle permet une meilleure conformité et une traçabilité des actions effectuées.

Les différents types d’automatisation des processus métier

Il existe trois grandes catégories de processus métier. Axés sur la coordination et la direction des opérations, les processus de gestion englobent les activités liées à la planification stratégique, à la gestion des ressources humaines, à la gestion financière, etc. Les processus opérationnels constituent le cœur de l’activité de l’entreprise. Ils incluent les activités directement liées à la création, la production et la livraison des produits ou services. Enfin, les processus support fournissent les ressources nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des processus opérationnels.

Au sein de chacune de ces catégories, on retrouve plusieurs types d’automatisation :

• L’automatisation des tâches répétitives et simples, telles que la saisie de données ou la génération de rapports réguliers.

• L’automatisation des flux de travail, qui consiste à créer des règles pour déclencher les étapes d’un processus (si tel évènement se produit, alors telle action se déclenchera automatiquement). Par exemple, le rapprochement automatique commandes-factures à la réception des factures.

• L’automatisation des processus fonctionnels, qui concerne des processus métier entiers au sein d’une fonction spécifique de l’entreprise, comme la comptabilité.

• L’automatisation des processus transversaux qui font intervenir différents services, comme la gestion de la relation clients. 

• L’automatisation des processus de prise de décision, souvent basée sur des algorithmes d’intelligence artificielle (IA) et des modèles prédictifs.

Cette liste n’est pas exhaustive !

Distinguons également deux technologies de BPA : l’automatisation robotisée des processus (RPA, pour Robotic Process Automation) et l’automatisation intelligente. Le RPA s’appuie sur des robots logiciels conçus pour effectuer certaines actions spécifiques, le plus souvent des tâches simples, en interaction avec des humains ou d’autres systèmes informatiques. L’automatisation intelligente, quant à elle, s’appuie sur une combinaison de technologies avancées, telles que l’IA et l’apprentissage automatique, pour exécuter des processus métier plus complexes (analyse de données, prise de décision, etc.). C’est une forme plus sophistiquée et souple d’automatisation, où les systèmes utilisent des capacités cognitives (comme le traitement du langage naturel) pour comprendre, apprendre, agir et s’adapter.

L’exemple de l’automatisation de la gestion des notes de frais

Prenons l’exemple de l’automatisation de la gestion des notes de frais. Ce processus digitalisé commence par la capture des données : les collaborateurs scannent leurs reçus à l’aide de leur smartphone ou remplissent un formulaire. Les données des reçus (date, montant, etc.) sont ensuite extraites grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Elles sont vérifiées conformément aux politiques de l’entreprise et acheminées vers les gestionnaires pour approbation. Des rapports détaillés peuvent être générés automatiquement pour chaque employé. Une fois approuvés, les montants sont remboursés et intégrés dans le système comptable de l’entreprise. Ici, plusieurs technologies agissent de concert : un logiciel spécialisé comme Workday Expenses, propose une expérience mobile permettant de soumettre facilement ses notes de frais depuis un smartphone, l’OCR, l’IA et l’apprentissage automatique pour analyser les notes de frais et détecter les irrégularités potentielles.

Focus sur l’automatisation des processus FP&A

L’automatisation des processus peut constituer une solution efficace aux problèmes courants rencontrés par les équipes FP&A.  

L’automatisation améliore l’efficacité opérationnelle des équipes FP&A

Les responsables financiers et les professionnels du contrôle de gestion sont confrontés à plusieurs défis en FP&A. La collecte et la consolidation de données en provenance de sources multiples représentent une difficulté majeure. La complexité des modèles, qui intègrent de plus en plus de dimensions, y compris non financières (comme les critères ESG), augmente. Il en va de même pour les prévisions, nécessairement plus précises et révisées fréquemment en raison de changements constants dans l’économie. Des retards dans la production de rapports et d’analyses peuvent nuire à la capacité des équipes à prendre des décisions opportunes. On leur reproche parfois un manque de visibilité sur les données financières, ainsi qu’une déconnexion avec le terrain…

La BPA peut contribuer à relever ces défis. Elle permet de réduire les erreurs humaines et d’améliorer la précision des données et des analyses. En évitant aux équipes de jongler entre d’innombrables feuilles de calcul, elle accélère le processus d’élaboration budgétaire et la création de rapports. Elle contribue également à intégrer les données de l’entreprise dans une vue unique et à les présenter de manière claire et accessible grâce à des tableaux de bord interactifs et des rapports personnalisables. Cette vue unique et partagée des informations financières à travers toute l’organisation favorise une collaboration fluide et efficace entre les équipes.

En bref, l’automatisation peut jouer un rôle crucial pour améliorer l’efficacité opérationnelle des équipes FP&A et leur capacité à répondre aux besoins évolutifs de l’entreprise. Par exemple, nos clients constatent une réduction de 70 % du temps de cycle de planification et une augmentation de 50 % de la productivité de leurs équipes Finance grâce à Workday Adaptive Planning.

Les critères à prendre en compte lors du choix d’une solution d’automatisation FP&A

Plusieurs critères essentiels doivent être pris en compte lors du choix d’une solution d’automatisation des processus FP&A pour s’assurer qu’elle soit adaptée, performante et pérenne :

• La solution doit permettre de générer des rapports détaillés, grâce à des fonctionnalités avancées d’analyse et de reporting autorisant une compréhension fine des données financières.

• Elle doit s’intégrer de façon fluide aux systèmes informatiques existants de l’entreprise pour garantir une synchronisation efficace des données et éviter les silos d’information.

• Elle doit également être accessible et simple à utiliser pour les utilisateurs finaux sans nécessiter une formation approfondie.

• Le logiciel d'automatisation devrait permettre une certaine personnalisation pour répondre aux besoins uniques de l’entreprise et aux processus spécifiques des équipes FP&A.

• Il devrait être suffisamment flexible pour évoluer avec les besoins changeants de l’entreprise, permettant des mises à jour et des extensions pour s’adapter aux nouvelles exigences commerciales.

• La possibilité d’accéder à la plateforme via des appareils mobiles est aussi essentielle.

• Des mesures de sécurité robustes doivent être intégrées, telles que le chiffrement des données et la gestion des identités et des accès.

   

Pourquoi choisir Workday Adaptive Planning ?

Mettant l’accent sur l’automatisation des processus, Workday Adaptive Planning se positionne comme une solution de pointe pour les équipes FP&A en fournissant une gamme de fonctionnalités uniques pour une planification intelligente intégrée, collaborative et continue. Née dans le Cloud, cette plateforme de planification d’entreprise offre des capacités de modélisation et d’analyse avancées et permet une gestion intégrée de la Finance, des RH et des opérations pour une vision holistique des données. Elle se distingue par la combinaison de plusieurs atouts majeurs :

• Une expérience utilisateur intuitive, garantissant une adoption rapide et une grande facilité d’utilisation. Workday Adaptive Planning est un environnement Low-Code, qui permet aux utilisateurs métier avec peu de compétences techniques d’adapter la plateforme à leurs besoins spécifiques.

• Nativement mobile. Ces derniers peuvent consulter, saisir et analyser les données financières où qu’ils soient, à tout moment.

• Une évolutivité unique. Grâce à son moteur de modélisation « in-memory », qui autorise une mise à l’échelle automatique, la plateforme offre une souplesse exceptionnelle. Cela permet de modéliser et d’ajuster rapidement différents scénarios pour suivre le rythme de l’activité de l’entreprise et les évolutions du marché.

• Un système hautement flexible, pour une plus grande agilité des équipes FP&A leur permettant de rester réactives dans un environnement en constante évolution.

• Une collaboration améliorée. Workday Adaptive Planning facilite la collaboration en permettant le partage instantané des données. Les équipes peuvent travailler ensemble de manière transparente en s’appuyant sur une source de vérité unique.

• Une innovation continue : la solution intègre l’IA et l’apprentissage automatique offrant des fonctionnalités avancées, telles que l’analyse prédictive, pour aider la Finance à anticiper les tendances, identifier les opportunités et atténuer les risques.

• Une intégration fluide avec les autres systèmes qui assure une synchronisation fluide des données financières et évite les redondances et les incohérences.

• Une sécurité renforcée : Cette solution intègre des mesures de sécurité avancées pour protéger les données financières sensibles.

L’automatisation des processus métier révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leurs processus, leur offrant une opportunité formidable pour optimiser leurs ressources et améliorer leur prise de décision. Cette transformation redéfinit le rôle des équipes Finance, les positionnant en tant que partenaires stratégiques au sein de l’entreprise. Les fonctionnalités uniques de Workday Adaptive Planning, sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité en font un outil puissant pour leur permettre d’atteindre l’excellence opérationnelle et d’obtenir l’agilité nécessaire pour naviguer (et prospérer !) dans un monde en constante évolution. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée et demandez un essai gratuit de 30 jours .