Le moment est-il venu d'automatiser vos processus de planification budgétaire ?

Si vous déplacez ou manipulez toujours les mêmes données chaque mois, il est temps d'automatiser vos processus de planification et d'analyse financières (FP&A). Pourquoi ? Comme l'explique un article du magazine CFO, les systèmes automatisés pour les équipes Finance et Comptabilité prennent des tâches chronophages et répétitives pour « les faire passer en pilote automatique afin de libérer des heures de travail et de la bande passante. » 

Alors, par où commencer ? En règle générale, vous voulez automatiser les fonctions de planification qui allient cohérence et répétition. Ces deux caractéristiques permettent en effet de maximiser les gains de temps, car vous générez le même rapport financier à intervalle régulier.

Chez Workday, notre équipe Finance s'appuie sur un grand nombre de ces systèmes automatisés. Par exemple, nous proposons un processus entièrement automatisé qui charge les données des factures et recouvrements dans Workday Adaptive Planning pour la Finance.

C'est l'un des nombreux avantages qu'offre l'automatisation. Voici d'autres conseils liés à l'automatisation, pour que vous puissiez adopter la planification continue et commencer à générer des insights stratégiques au lieu de crouler sous le poids des tâches répétitives.

Conseil n° 1 : c'est en forgeant que l'on devient forgeron

Plus vous recherchez des tâches à automatiser, plus vous identifiez facilement ce qui peut être automatisé et ce qu'il est préférable de faire à la main. Par exemple, si vous commencez l'importation entièrement automatisée de vos résultats de recherche pour la facturation et les recouvrements, vous pouvez utiliser ce même modèle pour intégrer un autre jeu de données issu de votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP).

Conseil n° 2 : suscitez l'adhésion de vos collaborateurs

L'un des principaux avantages de l'automatisation réside dans le fait qu'elle ne se contente pas de vous faire gagner du temps : les autres membres de votre équipe peuvent aussi en profiter. Par exemple, ils devraient pouvoir accéder plus facilement aux rapports. Informez tout le monde de ce qui est automatisé afin que toute votre équipe puisse prendre des décisions plus efficaces et stratégiques. Ainsi, si un collaborateur quitte l'entreprise, le processus d'automatisation qu'il aura créé ne sera pas perdu ni difficile à reproduire. 

Conseil n° 3 : partagez les avantages

Le concept de l'automatisation est simple : une fois mise en place et lancée, personne n'a plus à s'en soucier. Par conséquent, pour savoir si un processus vaut la peine d'être automatisé, demandez-vous si cela sera bénéfique pour l'ensemble du système. Tous les membres de votre équipe doivent avoir accès aux tâches automatisées et il ne doit pas y avoir de surprises. Si vous êtes occupé ou en congé, les programmes automatisés doivent continuer à fonctionner et être facilement accessible pour quiconque en a besoin.

Conseil n° 4 : n'automatisez pas tout

Ne cédez pas à la tentation de tout automatiser, surtout au début. Déterminez les rapports ou analyses de données qui rendront votre travail plus efficace, plus précis ou plus compréhensible, voire les trois à la fois. Créez ensuite une dynamique en travaillant avec le reste de l'équipe Finance pour identifier de manière stratégique les processus qui bénéficieraient le plus de l'automatisation.

Conseil n° 5 : ne négligez pas la dimension humaine

Même si l'automatisation est un concept formidable, le cœur de la fonction Finance restera toujours des personnes qui utilisent leur esprit d'analyse et leur expertise pour apporter de la valeur à leur entreprise. Il est important de conserver cet aspect humain. Votre système doit compléter votre travail et vous aider à l'accomplir plus vite, mais en conservant les décisions humaines sous-jacentes.

Alors que le rythme de l'activité s'accélère, savoir adopter une approche stratégique de l'automatisation vous donnera, à vous et à votre équipe, un net avantage concurrentiel. Et rappelez-vous : si vous n'adoptez pas l'automatisation, vos concurrents le feront sûrement et prendront une longueur d'avance sur votre entreprise.