Harvard Business Review : 4 façons dont la fonction Achats évoluera en 2021 et au-delà

Une année tumultueuse a mis en évidence la nécessité d'une accélération digitale à l'échelle de l'entreprise. Or, une étude de Harvard Business Review a montré que 92 % des responsables des achats estimaient que leurs processus digitaux étaient imparfaits avant la pandémie.

Les équipes Achats ont donc dû faire face à d'incroyables défis, notamment l'instabilité de la demande, la perturbation des chaînes d'approvisionnement et les difficultés du travail à distance imposé. En l'espace d'un instant, elles se sont retrouvées chargées du sourcing des rares équipements de protection individuelle, de la prise en charge d'un écosystème de fournisseurs plus diversifié et de la continuité des activités tout en ayant à gérer les risques et les coûts.

Les entreprises se tournent de plus en plus vers leurs équipes de sourcing pour faire face à l'incertitude, dévoilant un nouvel avenir pour la Direction des Achats. Tandis que la fonction Achats s'imposait lentement mais sûrement comme un Business Partner stratégique, la pandémie mondiale, les mouvements de justice sociale et les perturbations partout dans le monde l'ont brusquement catapultée en première ligne. Comme l'a fait remarquer le journaliste Fareed Zakaria, « l'effet le plus notable du COVID-19 aura été d'accélérer des phénomènes qui avaient déjà commencé. »

Afin de suivre le rythme, les équipes Achats doivent être en mesure de travailler de manière plus rapide, plus efficace et plus intelligente que jamais. Dans son dernier rapport, Harvard Business Review appelle à la création d'un nouveau modèle opérationnel et prédit que la fonction Achats évoluera de la manière suivante :

Amélioration des relations avec les fournisseurs

La capacité des équipes Achats à établir et à maintenir des relations étroites avec les fournisseurs n'est plus uniquement axée sur la réduction des coûts et reste essentielle à la résilience des entreprises. Dans un climat de demande volatile, de nouvelles habitudes des consommateurs et d'évolution des marchés, les relations avec les fournisseurs se sont révélées indispensables à la reprise des activités et au succès de l'entreprise en période d'incertitude.

De plus, les équipes Achats capables de collaborer en temps réel avec leurs fournisseurs étaient en meilleure posture pour trouver des solutions créatives face aux disruptions (par exemple, extension des délais de paiement, renégociation des minimums, contrats mutuellement avantageux).

Les fournisseurs sont également une ressource clé pour les entreprises désireuses de se démarquer de la concurrence. Les entreprises capables de pleinement exploiter leurs réseaux de fournisseurs peuvent favoriser l'innovation produit, génératrice de revenus. Pour encourager cette innovation, les entreprises réévaluent leurs stratégies de gestion des fournisseurs. Selon la dernière étude menée par Harvard Business Review Analytics Services, 60 % des dirigeants d'entreprise déclaraient accélérer leurs projets de digitalisation de la gestion des fournisseurs.

Dès que les équipes Achats s'associent stratégiquement avec les fournisseurs, elles sont davantage en mesure de limiter les risques et de générer un avantage compétitif pour l'entreprise. Grâce à la technologie, les meilleures équipes Achats peuvent collaborer en temps réel et combler le fossé séparant fournisseurs et acteurs, ce qui a un impact considérable sur toute l'entreprise.

Utilisation de l'automatisation pour augmenter la visibilité

L'automatisation est un autre changement majeur du monde de l'entreprise. Dans un nouveau rapport publié par Harvard Business Review, le docteur Elouise Epstein, associée du cabinet mondial de conseil en gestion Kearney, déclare que « nous sommes en train de faire le point sur la façon dont nous avons fait les choses en matière de gestion des achats » et que « les technologies digitales sont en passe d'automatiser la plupart des processus courants des Achats d'ici 3 à 5 ans ». Grâce à l'automatisation accrue de la gestion des dépenses, les équipes Achats de tous les secteurs gagnent du temps pour agir de manière stratégique et optimiser les résultats pour l'entreprise.

Les responsables des achats se tournent également vers l'automatisation et la digitalisation pour offrir une visibilité complète à leurs parties prenantes. En regroupant leurs données sur les contrats, les fournisseurs et les projets, les responsables des achats et les principaux décideurs ont une vue d'ensemble du processus de sourcing de bout en bout.

Non seulement une base de données unifiée permet aux équipes Achats de gagner du temps, mais elle simplifie le processus de reporting. Avec le reporting automatisé, les responsables des achats peuvent accéder n'importe où aux résultats et offrir aux équipes dirigeantes des recommandations basées sur des informations en temps réel. Alors que les Achats deviennent une fonction de plus en plus stratégique pour la gestion des dépenses, les équipes doivent s'appuyer sur l'automatisation et la centralisation des données pour réduire la durée des cycles Achats et prendre des décisions éclairées.

Création d'une fonction de sourcing agile et résiliente

L'incertitude et les disruptions des chaînes d'approvisionnement causées par la pandémie ont mis en évidence la capacité des équipes Achats à stabiliser rapidement l'entreprise et à assurer la continuité des activités. On attend donc de la fonction Achats qu'elle continue de jouer un rôle décisif dans le soutien de l'agilité organisationnelle en bâtissant des réseaux d'approvisionnement durables et résilients.

Entre garantir des équipements de protection individuelle pour les collaborateurs, gérer les relations avec les nouveaux fournisseurs et aider l'entreprise à naviguer le changement, la gestion des risques est devenue une responsabilité clé pour l'équipe Achats. Les responsables des achats disposant d'une visibilité complète sur leurs contrats et de capacités de collaboration en temps réel ont pu rapidement s'adapter et évaluer les risques.

S'il y a bien une chose à retenir de l'année qui vient de s'écouler, c'est que le changement est inévitable. Les entreprises ont dû apprendre à s'adapter aux changements considérables des marchés et des habitudes des consommateurs. Avec une équipe Achats agile et résiliente, elles peuvent s'adapter aux environnements actuels tout en anticipant les disruptions du futur.

Soutien de l'entreprise avec un objectif concret

Grâce à leur meilleure visibilité des fournisseurs, de la conformité et de la résilience, les équipes Achats joueront un rôle clé dans le respect des valeurs de l'entreprise. Elles peuvent notamment y parvenir en diversifiant les fournisseurs. Les disruptions des chaînes d'approvisionnement survenues l'an dernier ont exposé les failles des relations traditionnelles et encouragé de nombreuses entreprises à s'adresser à des fournisseurs moins importants et plus locaux afin de consolider leurs supply chains. Les entreprises dotées de programmes de diversité des fournisseurs tangibles enregistrent des rendements impressionnants tout en soutenant les principaux objectifs de l'entreprise.

Les achats contribuent également grandement à la promotion des pratiques commerciales éthiques de l'entreprise. La conformité et la gestion des risques ont toujours fait partie intégrante de la fonction Achats, mais une récente législation relative aux droits de l'homme a souligné le rôle des Achats dans la garantie de marchés du travail équitables.

En Californie, en Australie et au sein de l'Union européenne, les entreprises internationales sont légalement tenues de prouver qu'il n'y a pas de cas de violation des droits de l'homme dans leurs chaînes de valeur. Les entreprises attendent de leurs équipes Achats qu'elles veillent à ce que leurs fournisseurs (et les fournisseurs de leurs fournisseurs) se conforment à ces lois et créent des conditions de travail plus équitables. Dans le rapport HBR, Shashi Mandapaty, CPO chez Johnson & Johnson, parle de « citoyenneté d'entreprise ».

Le nouveau modèle opérationnel des Achats

Les événements de l'an passé n'ont fait qu'accélérer la transformation de la fonction Achats en une composante hautement stratégique de l'entreprise. Grâce au Cloud, les meilleures équipes Achats peuvent renforcer leurs relations avec les fournisseurs, donner de la visibilité à l'équipe dirigeante, permettre l'agilité organisationnelle et aider leurs entreprises à rester fidèles à leurs valeurs.

Dans son dernier rapport, Harvard Business Review met en lumière les principaux changements auxquels sont confrontées les équipes Achats et la manière dont les responsables de la gestion des dépenses peuvent donner à leurs équipes les moyens de faire face à cette nouvelle réalité. Découvrez comment donner plus de poids à votre fonction Achats et devenir un partenaire stratégique de votre propre entreprise.