Comment aborder les enjeux du rapprochement des effectifs ?

Un simple comptage des collaborateurs devrait être un processus assez facile. Après tout, ce n'est pas si compliqué d'obtenir le nombre exact de personnes employées par votre entreprise, n'est-ce pas ?

Et bien, détrompez-vous.

La Finance et les ressources humaines (RH) fournissent régulièrement des chiffres différents sur les effectifs. Et ça pose problème. Lorsque vous ne savez pas qui travaille pour vous (et dans quelle partie de l'entreprise), vous manquez de visibilité sur la santé et les performances de votre activité.

Identifier vos effectifs à tout moment

Par exemple, imaginez le scénario suivant : vous êtes en réunion avec des cadres pour discuter du budget du dernier trimestre lorsque quelques questions apparemment anodines sont posées. Quel est notre effectif actuel ? Combien coûte-t-il ? Et existe-t-il des écarts avec ce que nous avions prévu ?

Anodines, n'est-ce pas ? Pas tant que ça. Les RH et la Finance ont souvent des façons différentes de calculer les effectifs. Les sous-traitants sont-ils inclus ? Et que dire des salariés à temps partiel qui ne travaillent que 15 heures par semaine ?

En réalité, cependant, le véritable défi concerne la fonction Finance qui doit expliquer ce que sont réellement les coûts des effectifs de l'entreprise et pourquoi ils ont dévié des prévisions. Il faut pour cela effectuer le suivi des personnes que vous avez embauchées, pour quels rôles, à quels niveaux de rémunération, dans quels pays, et être capable de relier le tout au plan initial que vous avez élaboré. C'est un exercice qui, pour la plupart des entreprises, est difficile, voire impossible.

Comment expliquer les écarts d'effectifs

Même les plans les mieux conçus ne se déroulent jamais exactement comme prévu. Vous avez peut-être reporté la date d'embauche. Ou vous n'êtes pas parvenu à pourvoir ce poste. Ou peut-être que le package de rémunération a changé parce que la demande de poste a été créée pour un poste à Austin, mais pourvue à San Francisco. Le turnover a peut-être augmenté plus que prévu, ou il y a eu des départs non planifiés. Quoi qu'il en soit, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la réalité ne reflète pas les plans. Et c'est normal.

Cependant, lorsqu'il s'agit d'expliquer cet écart, le meilleur rapport que la Finance puisse fournir est souvent une simple comparaison entre le budget et la réalité sur les charges salariales. Si la Finance est chanceuse, l'analyse est disponible par service, permettant de comprendre où se situe l'écart dans l'entreprise. Si elle est très chanceuse, elle a accès à un comparatif entre les temps pleins prévus et la réalité, et peut ainsi déterminer si l'écart est dû aux coûts ou aux volumes. Cependant, aucun de ces éléments ne permet de comprendre le pourquoi de cet écart. La cause ? Par essence, les systèmes comptables, RH et de planification qui gèrent ce processus sont très peu connectés.

Mener une enquête plus approfondie sur ces écarts est un processus hautement manuel (échanges d'e-mails entre la Finance et les RH pour déterminer quels postes et quelles demandes ont été pourvus et où) et souvent difficile à chiffrer en termes de coût. Mais que se passerait-il si vous pouviez facilement comprendre et suivre les causes profondes qui impactent les charges les plus importantes de votre entreprise ?

La planche de salut : la visualisation

Chez Workday, nous pouvons observer ce qu'une visualisation des causes profondes peut nous apprendre via des graphiques en cascade. Plus précisément, nous pouvons voir à la fois l'écart entre le budget et la réalité, et l'impact relatif de chacun des facteurs sous-jacents. Nous pouvons même le faire sur la base du nombre d'ETP ainsi que sur la base des charges totales de rémunération. Le taux de turnover a-t-il été plus élevé que prévu ? Certains recrutements ont-ils eu lieu plus tôt que prévu ? Les niveaux ou les sites ont-ils changé ?

Ces causes profondes ne sont pas faciles à identifier, et vous vous demandez peut-être comment nous y parvenons. Avec Workday Adaptive Planning, tout commence par l'intégration de la liste actuelle du personnel et la création d'un plan d'embauche détaillé, construit sur un modèle détaillé basé sur des inducteurs. Ce modèle calcule et compile automatiquement une myriade d'hypothèses sur les personnes que vous allez embaucher, quand et où vous allez les embaucher, ainsi que sur le salaire que vous allez leur offrir. En nous basant sur l'identifiant du poste, nous pouvons rapprocher les différentes versions des postes et les comparer aux données réelles. En outre, un « code motif » est associé au niveau de chaque élément, pour une mise à jour automatique du graphique en cascade.

Mais ce n'est pas tout. L'automatisation est encore plus performante lorsque vous utilisez Workday Human Capital Management (Workday HCM) en combinaison avec Workday Adaptive Planning.

Vous pouvez :

• Publier les postes planifiés depuis Workday Adaptive Planning directement dans Workday HCM et attribuer automatiquement des identifiants de poste.
• Envoyer des notifications de publication par e-mail.
• Rapprocher les postes nouvellement créés dans la feuille modélisée de planification.
• Permuter facilement entre Workday Adaptive Planning et Workday HCM pour analyser et résoudre les problèmes.

L'ensemble bénéficie d'une même interface, ce qui vous permet de suivre le fil de votre processus et de collaborer entre services.

En conclusion : l'élaboration d'un budget précis nécessite un processus de rapprochement des effectifs adapté.

Regardez cette courte démo pour découvrir le fonctionnement de Workday Adaptive Planning.