Comprendre les bases : qu'est-ce que la gestion des achats ?

Aujourd'hui plus que jamais, les équipes Achats ont pour mission d'aider leur entreprise à prendre des décisions sur la manière d'assurer la continuité de l'activité tout en préparant l'avenir. Avec l'aide de la technologie, la fonction Achats peut passer plus rapidement d'un rôle tactique à un rôle de partenaire stratégique au sein de l'entreprise. 

De plus en plus, les entreprises réalisent que pour réussir, il est essentiel de renforcer leurs processus d'achat, de sourcing stratégique et de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Grâce à un processus d'achat efficace, elles peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire les coûts, limiter les risques et renforcer la collaboration et l'engagement des fournisseurs. Pour toutefois accompagner ces efforts essentiels, les équipes Achats doivent pouvoir compter sur les bonnes capacités Cloud.

Dans ce blog, nous examinons plus en détail les différents types d'achats, les technologies sous-jacentes et les raisons pour lesquelles l'automatisation et la technologie sont de plus en plus importantes pour le succès des processus et des équipes Achats.

Qu'est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats désigne le processus d'obtention des biens et des services nécessaires à l'entreprise. Il existe deux principaux types d'achats : les achats directs et les achats indirects.

Les achats directs consistent, pour les entreprises, à obtenir les pièces ou les matériaux qui entrent dans la fabrication de leurs produits finis (généralement manufacturés). Dans les entreprises dont l'activité est axée sur les produits, la gestion du sourcing et des achats est souvent assurée par les équipes de fabrication ou les équipes opérationnelles.

Les achats indirects sont plus fréquents dans les entreprises de services, qui classent généralement le sourcing par catégories, telles que le travail temporaire, les services de conseil, la publicité, les services d'entretien, les fournitures de bureau ou tout autre type de service permettant à l'entreprise de fonctionner. Ces achats « indirects » représentent souvent un pourcentage très important des dépenses d'une entreprise. Dans les entreprises de services, l'équipe qui gère le processus d'achat relève généralement de la fonction Finance.

Un autre élément clé des achats est le sourcing, c'est-à-dire le processus d'appel d'offres, d'analyse des offres, de négociation avec les fournisseurs et de gestion des contrats de biens et services. Le sourcing désigne le processus en amont qui aide les entreprises à prendre des décisions stratégiques en matière de fournisseurs et de coûts, tandis que la gestion des achats désigne le processus en aval qui facilite la réception et le paiement des biens et services. 

De plus en plus, les entreprises intègrent le directeur des achats à l'équipe dirigeante pour piloter la gestion stratégique des achats au sein de l'entreprise. 

Qu'est-ce que le Procure-to-Pay ? 

Également appelé P2P, le Procure-to-Pay désigne le processus par lequel les entreprises achètent et paient les biens et services qu'elles ont trouvés chez leurs fournisseurs. En général, cela commence par le service Achats qui établit une liste des fournisseurs avec lesquels une entreprise va passer des contrats et obtenir en retour les biens ou services attendus. Les collaborateurs créent ensuite des demandes d'achat et sélectionnent les biens ou services nécessaires. Une fois les demandes traitées, le service Achats crée des bons de commande et règle les factures pour les biens ou services sélectionnés. Le processus P2P inclut également la gestion des stocks et des catalogues, les achats à proprement parler, la réception et le stockage des produits, ainsi que le traitement et le paiement des factures.

Qu'est-ce que le Source-to-Pay ?

Le Source-to-Pay (S2P) englobe toutes les fonctions d'achat qui précèdent le P2P. Il désigne le sourcing de produits et services spécifiques et inclut la gestion interne des projets d'achat et l'engagement externe au stade de la demande de propositions. Des outils tels que Workday Strategic Sourcing peuvent vous aider à simplifier :

• La prise en charge du projet
• Le pipeline de sourcing
• La gestion des contrats et des fournisseurs
• Les demandes diverses (d'informations, de propositions ou de devis)
• Les enchères inversées

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des achats ?

Un logiciel de gestion des achats automatise le processus d'acquisition de biens et de services et permet de prendre des décisions plus rapides et plus pertinentes en matière d'analyse des dépenses, de sourcing stratégique, d'achats et de paiement. Initialement effectuée à la main à l'aide d'un stylo et d'une calculatrice, la gestion des achats a progressivement évolué vers les feuilles de calcul, qui restent un outil essentiel pour un grand nombre de petites entreprises. Aujourd'hui toutefois, la technologie de gestion des achats est devenue une composante à part entière de nombreux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP).

Workday propose un logiciel de sourcing et de gestion des achats qui s'intègre également à notre système central Workday Financial Management. Certains clients de Workday bénéficient de l'avantage supplémentaire des fonctionnalités de Workday Human Capital Management, qui permet de connecter leurs données RH, Finance et Achats pour une vue globale des opérations du back-office.

Les entreprises peuvent également vérifier si les fournisseurs et les contrats sensibles sont honorés, identifier les opportunités de créer de nouveaux contrats et faire respecter ou réduire les dépenses hors contrat. Un système intégré permet enfin d'obtenir des informations clés sur les dépenses, ventilées non seulement par service, mais aussi par projet, fournisseur, campagne marketing et même par collaborateur. 

Avantages concrets de l'automatisation des achats

L'automatisation des achats peut considérablement améliorer la conformité des processus. Les systèmes manuels disparates obligent en effet les équipes responsables du sourcing et des achats à consacrer un temps précieux à la gestion des données et des processus. Résultat : les collaborateurs frustrés contournent souvent le processus d'achat, ce qui entraîne des dépenses hors contrat et une augmentation des risques pour l'entreprise.

Pour la plupart des entreprises qui automatisent leurs achats, la réduction stratégique des coûts et les gains d'efficacité constituent le principal avantage. En facilitant les achats auprès de fournisseurs agréés, en particulier lorsque des remises sur volume ont été négociées, il est possible de réduire le coût des services et des biens en recourant systématiquement à ces fournisseurs. En outre, la simplification du processus de rapprochement des factures peut permettre aux entreprises de bénéficier de remises pour paiement anticipé. Du point de vue de l'efficacité, l'automatisation des achats contribue à réduire le risque d'erreur humaine en éliminant certaines tâches manuelles qui incombent aux collaborateurs, telles que la saisie de données. Ils disposent ainsi de plus de temps à consacrer aux initiatives plus stratégiques telles que la négociation des contrats et la gestion des fournisseurs.

Comment la technologie transforme-t-elle les achats ? 

En utilisant un logiciel pour faciliter la gestion des achats et plus spécifiquement automatiser les workflows, les validations et les vérifications tout en assurant l'accès à des données précises et pertinentes, les entreprises bénéficient des avantages suivants :

• Simplification du processus. La technologie simplifie le processus d'achat en regroupant des éléments hétérogènes et isolés au sein d'un unique processus. 

• Amélioration de la visibilité et contrôle accru des dépenses. Grâce à un processus de sourcing rationalisé, les entreprises peuvent optimiser leurs dépenses et collaborer plus étroitement avec les principaux acteurs impliqués. Les responsables du sourcing et des achats ont de meilleurs résultats avec les plateformes qui permettent aux équipes interfonctionnelles de partager des informations de manière rapide et efficace, d'établir un compte-rendu de leurs délibérations et de centraliser les données dans un seul et même hub. Un tel système permet à tous les acteurs d'accéder facilement aux données d'achat, ce qui leur évite de perdre un temps précieux à les rechercher dans des feuilles de calcul et des e-mails dispersés dans toute l'entreprise.

• Gains de temps. Avec la bonne solution, les équipes de sourcing et de gestion des achats peuvent automatiser les tâches fastidieuses et fournir une visibilité instantanée aux acteurs impliqués et aux partenaires. Les entreprises peuvent également prendre en charge les achats en déplacement grâce à des processus de gestion mobiles. En résumé, l'automatisation offre à tous les acteurs impliqués d'importants gains d'efficacité.

• Amélioration de la prise de décision. Le logiciel de sourcing stratégique centralise les données et les fonctionnalités de collaboration nécessaires à l'analyse et à la prise de décision et offre notamment une meilleure visibilité sur les dépenses futures. L'accès à des données fiables permet également aux entreprises de mieux évaluer l'efficacité de leurs dépenses. En offrant par ailleurs aux équipes la possibilité de collaborer en utilisant leurs connaissances des produits, des fournisseurs et des marchés, les entreprises sont plus à même de sélectionner et d'acheter les meilleurs matériaux, produits et services auprès des fournisseurs les plus adaptés. Les services de sourcing et d'achat transformés par le digital bénéficient d'une meilleure vision stratégique des marchés et des fournisseurs, ce qui leur permet de conseiller les acteurs impliqués de l'entreprise sur les tendances tarifaires susceptibles d'avoir un impact sur le coût, la qualité et plus encore.

• Adoption élevée. En faisant le choix d'outils de sourcing et d'achat intuitifs et faciles à utiliser, les entreprises facilitent leur adoption dans l'ensemble des services et favorisent ainsi le respect des politiques d'achat. 

• Forte valeur ajoutée. En éliminant les tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée, les spécialistes du sourcing et des achats, ainsi que les services comptables, peuvent consacrer plus de temps aux projets stratégiques qu'à la gestion des transactions.

• Plus grande évolutivité. La technologie et l'automatisation jouent un rôle majeur en garantissant que les fonctionnalités de sourcing et d'achat seront capables de s'adapter à la croissance d'une entreprise ou à l'évolution de ses besoins.

• Plus de transparence. Grâce à la visibilité que leur offre le système de gestion des achats sur les processus, les responsables du sourcing stratégique peuvent analyser les relations et les obligations contractuelles avec les fournisseurs pour prendre de meilleures décisions. Les fournisseurs bénéficient quant à eux d'un accès plus transparent aux projets et deviennent de véritables partenaires stratégiques de l'entreprise. Workday Procurement, par exemple, étend l'expérience Workday aux fournisseurs grâce à notre portail fournisseurs, qui leur permet de gérer leurs données personnelles et de spécifier leurs produits et services. Les fournisseurs peuvent également consulter leurs bons de commande, afficher et charger des catalogues, consulter les appels d'offres et y répondre, puis afficher et créer des factures à partir des bons de commande. Les entreprises peuvent ainsi automatiser le traitement et le paiement des factures, tout en améliorant la gestion des fournisseurs. 

Avantages de l'intégration de Workday Procurement à d'autres systèmes

Grâce à un système intégré, les entreprises bénéficient d'une vision globale des dépenses et sont mieux à même de faire respecter les critères d'achat et de repérer les dysfonctionnements. Dans de nombreux cas, les entreprises qui intègrent Workday Procurement à leurs autres systèmes de gestion d'entreprise constatent une réduction drastique des achats hors contrat et un meilleur suivi des économies réalisées dans tous les services. L'automatisation renforcée et le reporting en temps réel offrent par ailleurs aux entreprises une image plus claire de leurs engagements contractuels et les aident à mieux allouer leurs ressources aux futurs projets. 

Un système de gestion financière et des achats de premier ordre permet aux entreprises de :

• Maximiser l'impact. La gestion digitalisée des achats offre aux équipes une visibilité en temps réel sur les dépenses. Grâce aux données du sourcing et aux analyses des dépenses liées à la planification budgétaire et à l'analyse financière, les entreprises bénéficient d'une vision stratégique des tendances récurrentes, de la budgétisation annuelle et de la manière dont le sourcing et les achats peuvent répondre au mieux aux besoins de l'entreprise. Avec Workday Strategic Sourcing, par exemple, les entreprises ont une visibilité sur les dépenses dès le début du processus et obtiennent des insights exploitables sur leurs données de sourcing. 

• Prendre plus rapidement des décisions fondées sur les données. En consolidant toutes les données relatives au sourcing et aux achats dans un système centralisé, les services sont plus à même d'analyser leurs performances et de prendre des décisions stratégiques. Aujourd'hui, les équipes Achats doivent être prêtes à s'adapter rapidement à des circonstances et des opportunités en constante évolution. Pour cela, elles doivent avoir accès aux données et aux informations clés qu'elles contiennent.

• Identifier et réorienter les économies réalisées. Workday vous donne les détails sur qui, quoi, quand, où et pourquoi dans chaque transaction. Grâce à la possibilité de recueillir et d'analyser les données en termes opérationnels, Workday vous permet de mieux comprendre les dépenses de votre entreprise. 

Établir un partenariat stratégique avec l'entreprise

Une gestion efficace des achats est un atout majeur pour la croissance, l'efficacité et la transformation, en rendant les entreprises plus intelligentes, plus rapides et plus agiles. L'accès en temps réel aux données et aux tendances du marché rend par ailleurs la fonction Achats essentielle à la prise de décision stratégique. L'utilisation de technologies telles que l'automatisation et l'analyse avancée lui donnera enfin les moyens de relever avec succès des défis plus complexes afin de créer davantage de valeur ajoutée.

Vous souhaitez savoir comment Workday peut vous aider à franchir un nouveau cap en matière d'achats ? Découvrez comment vous-même et votre équipe pouvez rationaliser la gestion des achats et gagner un temps précieux.