I tre metodi adottati da Ralph Lauren per accelerare il procurement

Ralph Lauren, un'azienda leader nel settore del lusso, vuole ispirare i suoi clienti a sognare una vita migliore trasmettendo autenticità e uno stile senza tempo. Il team procurement di Ralph Lauren deve sostenere un volume pari a oltre 6 miliardi di dollari di fatturato e garantire che i diversi brand dell'azienda siano uniformemente rappresentati nelle oltre 600 sedi. Per sostenere una domanda elevata, il team deve avere visibilità completa su fornitori, contratti e richieste in corso.

Il responsabile del sourcing a livello mondiale di Ralph Lauren, Juan Ahmad, ha partecipato a Conversations for a Changing World e ci ha spiegato quello che secondo lui serve per gestire un'organizzazione di procurement di alto livello per un'azienda Fortune 500.

Ahmad e il suo team gestiscono oltre 1 miliardo di dollari in spese indirette e offrono supporto strategico ai processi decisionali di marketing, IT, HR, ma non solo. Arrivare a ricoprire questo ruolo, tuttavia, non è stato automatico. Il team ha lavorato quasi quattro anni per gettare le basi della trasformazione del procurement, e questo sforzo ha dato i suoi frutti durante i primi mesi di incertezza della pandemia.

Secondo un recente sondaggio che Deloitte ha svolto presso i Chief Procurement Officer (CPO), il procurement aziendale sta vivendo una trasformazione su larga scala. Stimolati dai cambiamenti nella supply chain e nella gestione del personale, i CPO stanno ripensando le loro priorità per ampliare le potenzialità del procurement. Il 78% dei CPO intervistati da Deloitte ha dichiarato che migliorare l'efficienza operativa è una priorità assoluta e l'82% ha affermato di impiegare fino al 20% del tempo per ridurre i rischi e garantire la conformità. Ancora più interessanti sono i dati relativi ai team di procurement con performance elevate: il 70% ha maggiori probabilità di essere coinvolto nel processo decisionale strategico rispetto ai team che fanno registrare performance standard.

L'organizzazione di sourcing di Ralph Lauren è diventata efficiente perché ha dotato il team delle tecnologie appropriate che gli hanno permesso di ottenere risultati migliori con meno risorse. In Conversations for a Changing World, Ahmad ha raccontato quelle che sono per lui le tre best practice principali per aggiungere valore al business.

Promuovere l'efficienza tramite automazione e collaborazione semplificata

Come molti retailer, Ralph Lauren ha dovuto affrontare problemi di approvvigionamento, catene del valore frammentate e chiusure di molti store a causa dei provvedimenti locali adottati per la pandemia. In ragione del confinamento di molti consumatori, nel 2020 la spesa per i consumi è calata drasticamente. Questo ha messo a dura prova i budget e i team hanno dovuto immaginare soluzioni creative per continuare a raggiungere gli obiettivi chiave anche in questo scenario alterato. Nel suo intervento, Ahmad ha consigliato ai responsabili del procurement di allineare rigorosamente i loro obiettivi alla strategia aziendale per garantire il consenso e gettare le basi per il successo del procurement.

Per ottimizzare i processi, Ahmad ha investito in tecnologie che automatizzano le attività manuali – come l'immissione dei dati e la creazione di report – e lasciando al suo team più tempo per lavorare su iniziative strategiche come la pianificazione della continuità operativa e la riduzione dei costi. Un altro obiettivo chiave era gestire la spesa in maniera più proattiva ottenendo una visione d'insieme sugli obblighi e i rinnovi contrattuali. Infine Ahmad ha fatto in modo di muoversi di pari passo con il suo team centralizzando la collaborazione in un unico sistema.

Ridurre i rischi instaurando partnership solide con i fornitori

La gestione del rischio riveste un ruolo sempre più importante nella pianificazione strategica dell'azienda. Uno studio recente intitolato "Gestione dei rischi del procurement", sponsorizzato da Workday e condotto da Harvard Business Review Analytic Services, ha rilevato che il 95% delle aziende ha subito qualche livello di interruzione della supply chain a causa della pandemia. L'azienda Ralph Lauren non ha fatto eccezione. Per Ahmad la stabilità della supply chain è stata una priorità assoluta, in un quadro di carenze di manodopera e materiali. La semplice gestione del rischio non era sufficiente. Ahmad e il suo team dovevano trovare un modo per anticipare i potenziali rischi e predisporre soluzioni prima che si verificassero interruzioni operative.

Come ci sono riusciti? Creando partnership solide con i fornitori strategici. Già prima del 2020 Ahmad e il suo team avevano dedicato molto tempo a intessere rapporti forti con i fornitori. Nel turbolento scenario della pandemia, questi legami solidi hanno aiutato Ahmad a mantenere la rotta e a sviluppare l'attività. Per creare questo tipo di partnership, Ahmad suggerisce di mantenere un canale di comunicazione sempre aperto con i fornitori. La collaborazione costante e frequente con i partner può aiutare i manager del procurement a pianificare in modo proattivo per far fronte alla disruption.

Migliorare la visibilità per rendere più strategico il processo decisionale

Il ruolo del procurement è indubbiamente in evoluzione, e i team devono essere pronti a svolgere il ruolo di consiglieri strategici per l'azienda. Il cambiamento del modello operativo del procurement di Ralph Lauren è stato organizzato "dal basso verso l'alto e dall'alto verso il basso" dice Ahmad. Una stretta collaborazione con gli stakeholder per dimostrare l'importanza del procurement è il primo passo per dare al procurement voce in capitolo.

Inoltre, secondo Ahmad, è importante saper spiegare la visione, l'obiettivo e lo scopo del procurement agli stakeholder. Una volta che si è in grado di dimostrare il valore del proprio team e di spiegare come il procurement aiuterà gli stakeholder a raggiungere gli obiettivi aziendali, si instaura un clima di fiducia adatto per far crescere le partnership strategiche. 

Vuoi saperne di più sulla trasformazione del procurement in Ralph Lauren? Guarda la sessione completa di Juan Ahmad in Conversations for a Changing World.