Nove modi per gestire un mondo del Finance in continua evoluzione

La previsione finanziaria è una parte fondamentale della pianificazione aziendale, in quanto utilizza le performance aziendali passate e le condizioni o i trend attuali per prevedere ciò che accadrà in futuro.

Aiuta le organizzazioni ad adattarsi all'incertezza in funzione delle previsioni della domanda di prodotti o servizi.

Quando le previsioni finanziarie sono ben eseguite, le aziende possono resistere alle perturbazioni economiche, adattarsi alle fluttuazioni del fatturato e delle spese e cambiare rotta quando si presentano opportunità o sfide. Una previsione inadeguata, invece, può minare la tua attività.

Continua a leggere per scoprire i nove step che ti permettono di orchestrare processi di previsione finanziaria realmente in grado di guidare la strategia aziendale.

Step 1: Impara la terminologia

Che cos'è la previsione finanziaria e come si inserisce nei processi tradizionali di budgeting e pianificazione? I professionisti della pianificazione e dell'analisi finanziaria (FP&A) utilizzano questi termini in modi diversi, per cui ecco un paio di definizioni per metterci tutti d'accordo:

Previsione vs pianificazione. Una pianificazione è una previsione annuale preparata per l'anno fiscale o solare successivo. Il termine "previsione" è solitamente riservato agli esercizi periodici per adeguare la pianificazione alle performance effettive.

Previsione vs budget. Un budget è un piano di spesa di determinate somme di denaro. Pur essendo un elemento fondamentale di qualsiasi previsione, non è altro che una tessera del puzzle. Una previsione completa dovrebbe includere inoltre il fatturato, i beni, le passività e il flusso di cassa previsti. I pianificatori veramente strategici prenderanno in considerazione anche gli indicatori chiave di rendimento (KPI) operativi.

Step 2: Modella il fatturato

Prima di elaborare una previsione finanziaria completa, è necessario predisporre un modello di business accurato. Uno dei modi per farlo è modellare il fatturato. Un modello di fatturato efficace dovrebbe essere in grado di rispondere a domande del tipo: "Quali investimenti sono necessari per far crescere il fatturato del 25% l'anno prossimo?" Oppure: "Se il fatturato rimane stabile, quali programmi dovremmo tagliare per mantenere la redditività?" Con il modello giusto, potrai effettuare simulazioni ed esaminare ipotesi in modo flessibile e rispondere a queste domande con sicurezza.

I modelli di fatturato variano molto in base al settore e al modello di business. Ad esempio, uno stabilimento industriale potrebbe considerare variabili quali la capacità e l'utilizzo, mentre uno studio legale potrebbe esaminare gli elenchi dei clienti e i tariffari. Qualunque sia la natura del tuo business, il modello giusto ti aiuterà a gestire meglio il fatturato e a far crescere la tua azienda.

Ecco alcune considerazioni che valgono per tutti:

• Considera i fattori trainanti del tuo business. Metti alla prova ciò che credi di sapere. Nel modellare il fatturato, concediti la flessibilità di mettere alla prova e di modificare le tue ipotesi, in modo da ottenere nuovi insight sulle fonti di guadagno che ancora non sfrutti.

• Studia il rapporto tra prezzo e volume. I termini e le formule possono variare da un settore all'altro, ma la maggior parte dei modelli si riduce al rapporto tra prezzo e volume, quindi questo è un buon punto di partenza per la modellazione del fatturato.

• Usa un approccio top-down e bottom-up. I modelli top-down di previsione e pianificazione finanziaria partono dal quadro generale concentrandosi sulle tendenze di mercato di alto livello, mentre i modelli bottom-up si basano sui dettagli operativi dell'azienda. Prendendo in considerazione entrambi i modelli, è possibile identificare le lacune nelle capacità attuali e trasformarle in opportunità.

Step 3: Modella le spese

Oltre alle entrate, la tua previsione dovrà considerare anche le uscite. Nel modellare le tue spese, tieni conto di questi fattori chiave:

• Personale. Questa è probabilmente la spesa più consistente. Se la tua organizzazione è in prevalenza composta da dipendenti, potresti prevedere le spese per il personale in base al numero di dipendenti. Se invece gestisci una catena nazionale di negozi o ristoranti con un gran numero di dipendenti a ore, potresti preferire una previsione basata sui turni o sui ruoli.

• Spese operative. Le spese operative sono spesso strettamente correlate al numero di dipendenti. Il tuo modello di spesa dovrebbe rifletterlo.

• Costo delle merci vendute. Dovrai prevedere tutti i costi associati alla realizzazione del fatturato, includendo manodopera, materiali e spese generali.

• Costi fissi e costi variabili. Capire cosa determina una spesa è fondamentale per ottenere una modellazione corretta. Un costo fisso (come un data center) dovrebbe essere modellato su una tempistica propria, mentre un costo variabile (come le materie prime e l'imballaggio) potrebbe essere modellato in base a una formula (ad esempio, come percentuale del fatturato totale).

• Ripartizioni. In alcuni casi è necessario ripartire i costi tra i vari segmenti o centri di costo. Distribuire le spese IT tra più reparti, ad esempio, può aiutare a comprendere il costo completo di questi servizi. Inizia identificando una metrica chiave come base della tua ripartizione. Ad esempio, alcuni costi potrebbero essere ripartiti per dipendente, mentre altri potrebbero essere ripartiti per metro quadrato.

Step 4: Imposta la frequenza

Una volta predisposto il modello, è importante definire una frequenza e un calendario. La previsione finanziaria non è un esercizio una tantum, ma piuttosto una prassi da costruire e perfezionare nel tempo.

Pianifica. Inizia con un piano annuale o un processo di definizione del budget che integri gli input degli stakeholder di tutta l'azienda per fissare gli obiettivi e definire i requisiti. I modelli sviluppati ti aiuteranno a tradurre tali obiettivi in un piano finanziario e operativo annuale.

Previsioni trimestrali e mensili. Inevitabilmente, ci sarà un momento in cui la tua azienda si allontanerà dalle previsioni. Quando ciò accade, dovrai ritoccare il piano, valutare le performance e rivedere le aspettative. Questa messa a punto periodica non dovrebbe mai essere casuale, ma piuttosto dovrebbe far parte di un processo di pianificazione continuo e dinamico.

Trova la frequenza di previsione adatta alle esigenze della tua azienda. A volte dobbiamo sottostare a vincoli esterni; ad esempio, la tua azienda potrebbe essere tenuta a presentare relazioni periodiche agli azionisti o agli amministratori. Anche se alcune correzioni alle previsioni possono essere effettuate ad hoc, è necessario stabilire una frequenza costante, che sia semestrale, trimestrale o mensile. Ogni correzione della previsione rappresenta un'opportunità per valutare la performance e rivedere le ipotesi sul futuro, ma non deve sostituire il piano annuale, che rimarrà rilevante per la retribuzione e altri obiettivi. Le previsioni successive andranno ad affiancare il piano originale e rappresenteranno le migliori e più recenti previsioni sull'andamento dell'azienda.

Previsioni giornaliere e settimanali. In alcuni casi, potrebbe essere necessario generare previsioni con una frequenza molto maggiore. Il retail, l'ospitalità e altre attività altamente stagionali possono effettuare un monitoraggio giornaliero o settimanale per riflettere i modelli di acquisto dei clienti. Altre aziende possono scegliere di fare una previsione settimanale "flash" sulle vendite o su altri KPI operativi per assicurarsi di rimanere sulla buona strada.

Step 5: Prevedi ciò che conta davvero

Una previsione finanziaria che sia utile non deve limitarsi al solo piano dei conti della contabilità generale, ma modellare anche le ipotesi operative sottostanti. Ad esempio, gli stabilimenti industriali potrebbero concentrarsi sui tempi di attività degli impianti, sulla resa e sui codici a barre, mentre le organizzazioni no-profit potrebbero esaminare con attenzione le sovvenzioni e i soci.

Per alcune organizzazioni, il conto economico offre un quadro sufficiente della performance finanziaria. Altre, invece, predispongono un bilancio e un prospetto del flusso di cassa oltre al conto economico. Per le aziende ad alta intensità di capitale (come le banche con asset in gestione o le società di telecomunicazioni che costruiscono infrastrutture di rete), la previsione delle spese in conto capitale (CAPEX) nell'ambito del bilancio è fondamentale.

In alcuni casi potrebbe non valere la pena predisporre un bilancio completo per il futuro: una serie abbreviata di metriche sarà sufficiente per prevedere come la liquidità netta cambierà nel tempo.

"Arrivare alla liquidità", e comprendere l'impatto delle operazioni sulla futura posizione di cassa, è essenziale per le organizzazioni più piccole che non dispongono di riserve significative, così come per le aziende che cercano di raccogliere fondi.

Step 6: Definisci il processo di reportistica

Dopo aver sviluppato un modello completo del business e incorporato gli insight nel processo di previsione finanziaria, è necessario definire la serie di report da utilizzare (sia internamente che esternamente). I report devono fornire una panoramica immediata dello stato di salute dell'azienda che vada oltre la semplice presentazione del bilancio finanziario e che incorpori KPI operativi e "pacchetti" di dati che possono essere facilmente condivisi con il consiglio di amministrazione e i manager.

L'efficacia di un processo di reportistica non è determinata solo dai report generati, conta anche la metodologia di lavoro.

Se la tua azienda gestisce i report tramite solo fogli di calcolo, conosci bene il processo che consiste nel riunire tutti i dati, importarli manualmente in vari fogli di calcolo e inviarli via e-mail per l'approvazione. Senza contare le richieste ad hoc che ricevi via e-mail o dalle persone che incroci nel corridoio.

Il segreto per ottenere i report che ti servono in modo più rapido e accurato è l'automazione. Una piattaforma automatizzata semplifica la raccolta, la riconciliazione e l'estrazione dei dati. L'automazione può trasformare i processi di reportistica da una seccatura mensile a un motore dinamico e continuo che alimenta il cambiamento organizzativo.

Step 7: Promuovi la collaborazione

Hai automatizzato la reportistica, stabilito una frequenza e strabiliato gli stakeholder con gli insight che hai condiviso. Ma se resti l'unico custode delle informazioni, potresti perdere un'enorme opportunità. Quando gli stakeholder non sono direttamente coinvolti nel processo di pianificazione, non provano un senso di appartenenza.

Quando i dati sono accessibili attraverso strumenti di previsione finanziaria self-service, le persone sono più propense ad adottare un approccio proattivo alla raccolta di dati finanziari importanti e arriveranno a far proprio il tuo piano.

Step 8: Seleziona gli strumenti di previsione finanziaria

Per superare questi step, avrai bisogno dei giusti strumenti di previsione finanziaria. Sebbene Excel sia il punto di partenza della maggior parte dei team Finance, non è uno strumento fatto per essere utilizzato su larga scala. Man mano che le aziende crescono e le fonti di dati si moltiplicano, è necessario affidarsi a una soluzione finanziaria cloud in grado di:

• Facilitare la collaborazione. Coinvolgi tutti i membri dell'organizzazione nel processo di pianificazione, dando loro accesso ai dati in tempo reale, in modo che i partner commerciali possano assumere il controllo dei dati che li riguardano.

• Consentire la pianificazione con scenari multipli. Combina in un'unica piattaforma modelli di alto livello, top-down basati sulla crescita e sui margini, con turni e calendari del personale bottom-up dettagliati, in modo da poter riconciliare rapidamente le differenze e colmare le lacune.

• Fornire un'unica fonte di informazioni affidabile. Con una serie di dati operativi e finanziari comuni a tutta l'azienda, è possibile allineare i team e monitorare le performance.

• Automatizzare la reportistica. Grazie alla reportistica centralizzata e all'integrazione automatica dei dati, è possibile eliminare la necessità di cercare e aggregare manualmente i dati. Questo ti permette di concentrarti sull'analisi e di fornire agli stakeholder le informazioni necessarie per prendere decisioni migliori e in tempi più brevi.

Step 9: Scopri di più

Fare una previsione finanziaria si riduce a rispondere ad alcune domande chiave. Qual è il tuo grado di comprensione della posizione della tua azienda nel contesto economico? Quanti insight riesci a ottenere sui fattori che determinano opportunità e rischi? E, cosa forse più importante di tutte, quanto sei abile a comunicare questi insight ai decision maker aziendali? 

Con il giusto software di previsione finanziaria, puoi avere tutte queste risposte a portata di mano e aiutare chiunque a sentirsi parte del processo.