Checklist per i CFO: come gestire il rientro sul posto di lavoro

Il ritorno alla "normalità" potrebbe richiedere ancora del tempo.

Secondo un'indagine condotta da PwC a metà giugno presso 330 responsabili Finance negli U.S.A., un terzo dei CFO statunitensi prevede che questo processo richiederà almeno sei mesi. Due mesi prima, solo il 2% dei CFO riteneva che la ripresa avrebbe richiesto così tanto tempo.

I responsabili Finance sono in una posizione ottimale per valutare le opzioni e gli effetti del rientro al lavoro e per elaborare modalità che consentano all'azienda di crescere e reagire in modo diverso in futuro.

Dato che non esiste una strategia universale per una transizione di questo tipo, i miei colleghi in Workday hanno elaborato una lista di priorità collaborando con clienti ed esperti del settore e ispirandosi alla ricerca di PwC, un Workday Alliance Partner. La si può considerare un punto di partenza per riprendere in modo ottimale le attività in presenza dell'azienda.

Pianificazione finanziaria

• Definisci quanto costerà ripianificare o attrezzare l'ambiente di lavoro per garantire la sicurezza dei collaboratori. Secondo l'indagine di PwC, il 78% dei CFO prevede di riconfigurare gli spazi di lavoro per promuovere il distanziamento fisico, mentre l'83% prevede di modificare le misure di sicurezza degli ambienti di lavoro. I tuoi ambienti di lavoro potrebbero richiedere di essere ripensati e adattati in base alle norme di distanziamento sociale e alle linee guida sanitarie. Considera i costi da sostenere per rimodulare aree di accoglienza, uffici, sale riunioni, bagni, spazi per la socializzazione e il sistema di areazione. Avrai un sito di testing o una sala medica in loco? Cosa comporta la creazione di una struttura di questo tipo, anche di piccole dimensioni? E se realizzi zone per l'esercizio fisico, come le renderai sicure?

• Considera i costi dei nuovi ruoli e dei nuovi processi. Può essere che la tua azienda stia considerando di introdurre un Chief Health Officer o un Chief Medical Officer, oppure personale sanitario in ogni sede. Oppure potresti essere interessato a implementare determinate procedure che comportano l'uso di particolari attrezzature e materiali, come nuove linee guida per la pulizia, aree di disinfezione, sistemi di controllo sanitario, dispositivi per postazioni intelligenti e processi di certificazione. Secondo gli esperti, dovremo convivere con questa pandemia per un po', pertanto è importante calcolare non solo i costi iniziali, ma anche le spese di gestione per queste misure.

• Prendi in considerazione tutti i costi. Analizza passo passo lo scenario lavorativo e tutte le spese ad esso associate. Ad esempio, le trasferte non essenziali, che in aprile erano scese del 95%, saranno sicuramente un modo per ridurre le spese operative, almeno per i mesi a venire. Una forza lavoro in gran parte remota può comportare risparmi su costi di affitto, riscaldamento, condizionamento e altre spese operative.

• Esplora la pianificazione con budget a base zero. Alcune aziende vanno oltre la semplice ricerca delle spese da ridurre e implementano la pianificazione con budget a base zero perché ritengono che un approccio di tipo "tabula rasa" possa offrire il maggior livello di risparmio sui costi. Costruire il budget da zero rappresenta un approccio più estremo rispetto al soppesare attentamente ogni costo, ma può avere senso se ti interessa giustificare ogni singola spesa. In un'indagine condotta in aprile a cui hanno preso parte dirigenti del settore Finance, Gartner ha rilevato che uno su quattro (il 26%) stava pensando di adottare la strategia del budget a base zero come risposta alla pandemia globale.

Pianificazione operativa

• Collabora con vari responsabili operativi e capi reparto. È molto probabile che tu lo stia già facendo: uno studio condotto da Gartner in aprile ha indicato che i management team organizzano riunioni due o tre volte la settimana o persino ogni giorno a seguito del COVID-19. Nel contesto di questa collaborazione, i responsabili operativi devono valutare diverse opzioni di rientro dei team in ufficio analizzando varie previsioni che tengano conto dell'impatto del rientro sulla capacità dell'ambiente di lavoro e della produttività.

• Ogni sede è diversa e va valutata separatamente. Un possibile orientamento consiste nel definire un punteggio di sicurezza per le misure di sicurezza adottate calcolato sull'andamento e le percentuali di contagio. Ogni sede riceve un punteggio per il livello di preparazione, valutato anche tenendo in considerazione la disponibilità sufficiente di dispositivi di protezione personale. Affida ai responsabili locali il compito di definire le modalità di rientro della forza lavoro.

• Metti a confronto scenari ipotetici tra aree geografiche di diversa estensione. La riapertura ha significati diversi per attività diverse. Ad esempio, i ristoranti devono considerare con attenzione che cosa significa riaprire tenendo conto di fattori come le catene di approvvigionamento, le scorte, la posizione, il traffico e il personale. Questo richiede una pianificazione con scenari flessibili, specialmente perché Gartner ha rilevato che tre quinti dei responsabili senior di Finance stanno già includendo nelle previsioni e nei possibili scenari una seconda ondata della pandemia.

• Prendi in considerazione i tuoi clienti. Qual è l'impatto della limitazione della circolazione o della riduzione della capacità degli ambienti sugli utili prodotti? Per uno dei nostri clienti che utilizza Workday Adaptive Planning nel settore dell'educazione superiore, tornare al lavoro significa tornare a scuola. Il cliente sta procedendo in questo modo:

  • Generazione di scenari con un numero di iscritti ridotto che comporterebbe un calo degli utili derivanti da rette, tasse scolastiche e ospitalità.

  • Proiezione delle implicazioni del possibile prolungamento o estensione della didattica online in autunno.

  • Calcolo dei costi aggiuntivi per adeguare i protocolli di pulizia e disinfezione delle aule e delle altre strutture.

  • Rielaborazione delle previsioni che guideranno le decisioni a lungo termine future, quali pianificazione dei progetti per l'incremento del capitale, ampliamento dell'offerta dei corsi di laurea, assunzione di docenti o messa in atto di iniziative di ricerca.

Pianificazione della forza lavoro

• Definisci le modalità di rientro in sede dei dipendenti. Alcune aziende prevedono di far ritornare di tutti i dipendenti nella sede di lavoro principale in un'unica soluzione mentre altre, tra cui Workday, prevedono un approccio più graduale. Ciò che conta è determinare chi ritorna e quando. Una possibilità consiste nell'identificare i ruoli essenziali per far funzionare le sedi operative combinando questi dati con informazioni circa quali collaboratori vogliono tornare, ad esempio perché la loro situazione domestica non favorisce il lavoro da remoto, o semplicemente desiderano tornare, ad esempio perché preferiscono interagire direttamente con i colleghi. Da qui si passa al terzo punto:

• Integra le opinioni dell'organico nel tuo processo decisionale. Per determinare le strategie del rientro, tu e il management team della tua azienda dovrete tenere in dovuto conto le preferenze, le sensazioni e le preoccupazioni dei collaboratori. In Workday, il nostro team HR organizza i Feedback Fridays utilizzando il nostro sondaggio "Best Workday" per raccogliere le opinioni dei collaboratori. Questo è il momento più adatto per implementare tale funzionalità nel tuo ambiente. Qualunque sia il tuo approccio, collabora con l'ufficio HR per adattare la tua strategia al livello di preparazione dei dipendenti.

• Determina se implementerai uno screening e se sì, di che tipo. Gestirai i test sanitari in sede o indirizzerai i dipendenti presso un centro di zona? Tieni presente che queste misure possono variare a seconda della sede perché regioni e paesi possono emanare linee guida o disposizioni diverse.

• Definisci una strategia di trasformazione dei benefit per i dipendenti. Considera l'effetto di potenziali modifiche sulla copertura sanitaria, i permessi per motivi di salute, i permessi retribuiti e così via.

• Resta flessibile. Qualsiasi decisione deve essere basata sulla flessibilità e la scelta se accettarle o meno spetta ai dipendenti, non solo perché è possibile che si verifichi di una seconda ondata di contagi, ma per garantire il benessere e la sicurezza del tuo personale. PwC ha rilevato che il 54% dei CFO prevede di fare del lavoro in remoto un'opzione permanente.

Utilizza tutti gli strumenti a tua disposizione

Quali che siano il tuo processo di pianificazione per il rientro in sede, ti invito a utilizzare tutti i potenti strumenti a tua disposizione. I clienti Workday lo fanno: dall'inizio della pandemia, le aziende hanno incrementato il lavoro di pianificazione per ottenere maggior agilità e resilienza in questo scenario di straordinaria complessità. In una sola settimana di marzo, i clienti di Workday Adaptive Planning hanno creato un numero di previsioni e scenari 30 volte superiore alla media. Anche il ricorso alla modellazione e ricalibrazione è in media 15 volte maggiore.

Utilizza tutte le tecnologie e i dati a tua disposizione per delineare un quadro di ciò che ti riserva il futuro e per orientare le tue risorse in modo da affrontarlo con fiducia, rispondere agilmente alle problematiche e cogliere le opportunità quando si presentano. In tal modo potrai unirti al 72% dei responsabili Finance intervistati a giugno da PwC che ritengono di essere destinati a uscire dalla situazione attuale con una maggiore resilienza e agilità .

Guarda il webinar on-demand "How to Recalibrate and Plan for the New Normal" (Come ricalibrare e pianificare in vista della "nuova normalità").