Gestione dei rischi e agility durante la pandemia: il punto di vista di un responsabile Finance del settore dell'ospitalità

Non si contano le aziende che di fronte alla disruption senza precedenti generata dalla pandemia di COVID-19 hanno trovato il modo di prosperare. La pandemia ha costretto molti responsabili Finance a premere l'acceleratore della digital transformation. In questa intervista, Tim Wakeford, Vice President, Financial Strategy di Workday, ha parlato con Neil Gribben, Vice President of Accounting and Control di Belmond, di come il gruppo alberghiero ha affrontato la trasformazione del Finance.

Per iniziare, parlaci un po' di Belmond e del ruolo che ricopri in azienda.

Sono Vice President of Accounting and Control. Sono responsabile dell'intero settore Finance operativo di Belmond. Siamo un gruppo alberghiero, ma gestiamo anche treni e crociere fluviali. Siamo presenti in circa 25 paesi, gestiamo circa 45 proprietà e oltre 100 entità. Nel 2019, siamo diventati una controllata di LVMH, la più grande azienda francese quotata alla Borsa di Parigi. In precedenza, eravamo quotati alla Borsa di New York, pertanto conosciamo bene il rigore che impone la quotazione in borsa.

Recentemente avete affrontato un progetto di trasformazione su larga scala. Puoi farci qualche esempio delle criticità che dovevate affrontare e che vi hanno spinto a cercare un nuovo sistema di gestione finanziaria?

Sicuramente la rapidità della nostra crescita, e il fatto che sia avvenuta tramite un'acquisizione, è stata determinante. Avevamo 15 diversi sistemi di contabilità a livello globale e sapevamo che non era questa la strada giusta. Quando siamo stati quotati alla Borsa di New York, i revisori ci hanno spinto ad adottare un sistema più standardizzato. La pressione normativa, nell'ambito del framework Committee of Sponsoring Organization, ci imponeva la gestione di report economici e dati. Come molte altre aziende, continuavamo a ripeterci: "Ci penseremo l'anno prossimo", e così abbiamo rimandato il passaggio a un sistema di pianificazione delle risorse aziendali.

Si direbbe che la vostra priorità fosse più il controllo che i tipici elementi che innescano la trasformazione del Finance, come la riduzione dei costi o la delocalizzazione. È corretto?

Giusta osservazione. Lo scopo del nostro progetto non era ridurre i costi, anche se alla fine è una conseguenza che deriva dall'essere più standardizzati ed efficienti. Il COVID-19 ci ha reso più consapevoli che possiamo gestire ogni aspetto della nostra contabilità letteralmente da qualsiasi luogo. Questo ci offre maggiore flessibilità per il futuro, ma non è stato questo il motivo iniziale che ci ha portato a scegliere Workday. Il punto è che eravamo molto disomogenei nel nostro modo di operare, poco standardizzati. Avevamo il controllo, ma le nostre procedure manuali non si integravano con il sistema di contabilità.

Ormai sono un paio d'anni che lavorate con Workday. Quali sono le sfide che state ancora affrontando, e quali sono le prossime tappe della roadmap di Belmond?

Un paio di nostre sedi non hanno ancora adottato Workday, il passaggio è stato ritardato a causa di una cessione, un'acquisizione o per qualche altra ragione. L'altra tappa della nostra roadmap al momento è Workday Adaptive Planning. Attualmente la nostra attenzione è concentrata su Adaptive. Abbiamo iniziato a implementarlo a metà dell'anno scorso e all'inizio di questo mese abbiamo realizzato la nostra prima previsione consolidata globale. Questo approccio alla pianificazione costante quadruplica la capacità di ottenere dati da Workday e massimizza le capacità del prodotto. Improvvisamente, tutte le operazioni di pianificazione, gli scenari futuri e l'agility acquistano efficacia e significato.

Negli altri ambiti, circa il 95% dei nostri processi sono su Workday, e questo ci permette di esaminare più in profondità la gestione dei progetti, la riconciliazione dei bilanci e le spese, sfruttando tutte quelle funzionalità di Workday che probabilmente inizialmente non avevamo considerato. Stiamo lavorando a stretto contatto con i nostri service manager all'interno di Workday per fare squadra e assicurarci di essere al passo con le prossime grandi novità di Workday.

Quali trend si affermeranno in ambito Finance nei prossimi cinque anni e come evolverà il ruolo del CFO?

Penso che le due cose siano strettamente legate. Il Finance ha sempre dovuto gestire il rischio, ma la pandemia ha esacerbato questa situazione e alcune persone sono state prese alla sprovvista. Gestire il rischio e comprendere l'impatto delle sfide macroambientali sarà assolutamente fondamentale. Dati gli elevati livelli di incertezza, l'agility sarà cruciale per i responsabili Finance. La pianificazione degli scenari riveste un ruolo importante nella nostra attività. Stiamo seguendo i cambiamenti che avvengono a livello di legislazione, quarantena, riaperture e vaccinazioni. Sono cose che possono cambiare su base giornaliera o settimanale, e di questo stiamo tenendo conto nei nostri piani. Avere l'agilità per poter pianificare non solo a livello di fatturato, ma anche di manodopera e costi, sarà molto importante. In sintesi, secondo me rischio e agility sono probabilmente due parole chiave di cui sentiremo parlare sempre di più nel prossimo futuro.