Per aiutare i tuoi collaboratori a utilizzare al meglio l'AI è importante comprendere il loro punto di vista. Lo studio condotto da Forrester Consulting per conto di Workday intitolato "A Human-Centered Approach to Al in the Workplace" esplora questo aspetto.
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L'AI non è più solo sinonimo di avanguardia, ma è ormai un punto fermo dell'esperienza lavorativa di ogni giorno.
Si prevede che l'AI sostituirà un quarto delle attività lavorative negli Stati Uniti e in Europa, portando a un forte incremento di produttività grazie alla sua capacità di rendere più efficienti i processi, accelerare l'analisi e automatizzare attività complesse.
Per ottenere questi vantaggi, tuttavia, non basta disporre della giusta tecnologia. Serve anche che l'azienda metta i dipendenti nelle condizioni di utilizzare l'AI al meglio.
Uno studio commissionato nel 2023 da Forrester Consulting per conto di Workday, "A Human-Centered Approach to Al in the Workplace", esplora ciò di cui hanno bisogno i collaboratori per fare un buon uso dell'AI nei processi HR. Garantire alla forza lavoro l'accesso a tecnologie potenziate dall'AI è un passo fondamentale, ma i leader avranno bisogno anche di un piano per affrontare le esitazioni dei collaboratori che, secondo i risultati del nostro studio, non sempre corrispondono a quanto si aspettano.
Il nostro studio ha intervistato 1.124 decision-maker in ambito HR e 1.340 tra impiegati e frontline worker di tutto il mondo per conoscere la loro opinione su come l'AI sta rimodellando lo sviluppo dei dipendenti, il recruiting e altri aspetti della gestione del capitale umano.
I business leader intervistati concordano sul fatto che in futuro l'AI sarà un elemento essenziale delle operazioni in ambito HR. Infatti, due terzi (70%) dei decision-maker in ambito IT affermano che l'AI sarà un supporto fondamentale per le funzioni HR – abbinamento tra candidati e posizioni, crescita professionale e sviluppo delle skill – nei prossimi cinque anni. Analizzando le singole aree geografiche emerge che i business leader più entusiasti dell'AI sono quelli del Nord America (75%) e quelli meno entusiasti sono quelli della regione Asia-Pacifico (66%).
Ma molti leader sono pessimisti in merito alla percezione dell'AI da parte dei dipendenti: solo il 31% dei decision-maker pensa che i dipendenti siano contenti dell'arrivo dell'AI in azienda.
Tuttavia, la stragrande maggioranza dei dipendenti è ottimista sull'uso dell'AI: il 71% afferma che l'AI può facilitare e velocizzare l'accesso alle informazioni. E un dato ancora più eloquente: quasi tre quarti (73%) dei collaboratori vogliono che la loro azienda esplori vari modi per introdurre l'AI in azienda.
Sebbene i dipendenti abbiano accettato l'uso dell'AI come parte del loro lavoro, la nostra ricerca rivela che hanno preoccupazioni significative per la privacy e la sicurezza del loro posto di lavoro e che molti non la comprendono veramente.
Chiaramente, c'è uno scollamento tra collaboratori e leader riguardo alla percezione dell'AI da parte della forza lavoro. I leader possono erroneamente pensare che la mancanza di entusiasmo dei dipendenti nei confronti dell'AI sia ciò che ne frena l'adozione in azienda, ma in realtà, i collaboratori di oggi si dimostrano interessati, e persino entusiasti, per le possibilità che offre l'AI. Tuttavia, allo stesso tempo, sono preoccupati per il modo in cui l'AI utilizza i dati, per la potenziale perdita di posti di lavoro e per la loro insufficiente conoscenza della tecnologia.
Per ottenere i vantaggi offerti dall'AI, tuttavia, non basta disporre della giusta tecnologia. Serve anche che l'azienda metta i dipendenti nelle condizioni di utilizzare l'AI al meglio.
Al fine di massimizzare l'adozione dell'AI, i leader devono essere in grado di rispondere efficacemente a questi timori. E a questo scopo, parallelamente all'implementazione di nuove funzionalità di AI, devono adottare una strategia di gestione del cambiamento.
Sebbene la volontà dei dipendenti di abbracciare questa tecnologia trasformativa sia una buona notizia, gli HR manager devono tenere a mente questi quattro suggerimenti emersi dalla ricerca:
I dipendenti meritano di sapere come e perché l'AI può cambiare i loro ruoli e il modo di operare della loro azienda. È bene considerare che più di due terzi dei collaboratori (69%) temono che i propri dati personali vengano utilizzati in modo improprio, mentre il 53% teme che l'AI possa fargli perdere il lavoro.
Gli HR manager devono accogliere questi timori e spiegare in dettaglio cosa sta facendo l'azienda per affrontarli. In questo momento c'è un grande gap a livello di opportunità. Solo il 39% dei dipendenti intervistati afferma che il proprio datore di lavoro è stato trasparente circa l'utilizzo dell'AI e sull'impatto che potrebbe avere sulla forza lavoro. Questo è particolarmente vero per l'area geografica Asia-Pacifico: solo il 33% degli intervistati in Giappone afferma che la propria azienda è stata trasparente, una percentuale ben al di sotto del 39% degli intervistati europei e del 40% degli intervistati nordamericani.
Nel complesso, il 64% dei collaboratori afferma che linee guida chiare sull'uso dell'AI nell'HR attenuerebbero i loro timori e le loro paure.
Trasparenza significa onestà, e questo riguarda anche i risparmi che l'azienda punta a ottenere. Sebbene si tratti chiaramente di un argomento delicato, gli HR manager devono prendere atto di un risultato sorprendente dell'indagine di Forrester: due terzi dei dipendenti concordano sul fatto che i risparmi sui costi generati dall'AI, e che potenzialmente liberano risorse da spendere altrove, potrebbero avere un effetto positivo sulla loro esperienza lavorativa.
Sebbene sia impossibile sapere esattamente come l'AI rimodellerà la forza lavoro nei mesi e negli anni a venire, gli HR manager non dovrebbero esitare a comunicare le loro previsioni. I vantaggi di questo approccio sono evidenti: i dipendenti che ritengono che la loro aziende sia trasparente sull'uso dell'AI hanno maggiori probabilità di avere un atteggiamento positivo riguardo all'adozione dell'AI.
Naturalmente, il nuovo e l'ignoto possono creare disagio. E la realtà è che la maggior parte dei dipendenti (66%) non sa davvero come funziona l'AI, anche se quasi due terzi dei decision-maker pensano di sì.
La formazione può aiutare a colmare questa distanza. Fornire una formazione adeguata ai collaboratori per migliorare le loro skill è risultato essere il fattore più importante per raggiungere un buon risultato negli use case dell'AI in ambito HR. Ben il 75% dei leader concorda sul fatto che quando i dipendenti ricevono formazione sull'intelligenza artificiale, la tecnologia viene demistificata, la preoccupazione diminuisce e l'engagement aumenta.
Per arrivare a questo punto, in molte aziende anche i leader dovranno migliorare le proprie conoscenze. Quasi due terzi (64%) dei leader affermano di non aver ricevuto una formazione adeguata per poter utilizzare l'AI.
Una pietra miliare di tutte le attività legate alla gestione del cambiamento è la comunicazione, ma gli HR manager più esperti sanno che un approccio standardizzato è garanzia di delusione, se non di fallimento. La gestione del cambiamento legato all'intelligenza artificiale non fa eccezione. L'indagine di Forrester mette in evidenza che esistono quattro tipologie di atteggiamenti verso l'AI per cui i leader dovrebbero concepire comunicazioni mirate:
I risultati dell'indagine mostrano chiaramente che ogni tipologia risponde in modo diverso ai vari tipi di comunicazione. Ad esempio, quasi la metà dei cauti afferma che la trasparenza circa l'effetto dell'AI sull'eliminazione dei posti di lavoro all'interno dell'azienda attenuerebbe i loro timori e le loro paure in merito all'impiego dell'AI nell'HR. Solo il 18% degli indifferenti all'AI la pensa allo stesso modo. Al contrario, mentre più della metà degli entusiasti e degli scettici ha affermato che la comunicazione su come l'azienda sta utilizzando l'AI attenuerebbe i loro timori e le loro paure, appena un quinto (22%) dei cauti la pensa allo stesso modo.
In materia di AI, i leader aziendali devono dimostrare di considerare i dipendenti come partner e non solo come semplici pedoni.
Migliorare le comunicazioni sull'uso e sull'impatto dell'AI per gestire i timori dei collaboratori contribuisce ad attenuare il rischio di resistenza all'AI in azienda. Quasi la metà (45%) dei cauti e degli scettici hanno dichiarato di essere più propensi ad abbandonare l'azienda se i loro timori sull'uso dell'AI nell'HR rimangono inascoltati.
Uno dei modi più semplici per ottenere il consenso dei dipendenti ai cambiamenti generati dall'AI consiste nel dimostrare in che modo la tecnologia può migliorare la loro vita lavorativa. Non è così difficile come può sembrare. I dipendenti sperano già che l'AI faciliterà l'accesso alle informazioni, l'aumento della produttività e l'accesso a nuove opportunità. E quasi la metà (48%) afferma che l'AI potrebbe aiutarli a progredire a livello di carriera.
I nuovi strumenti HR che integrano l'AI possono e devono anche ridurre le attività ripetitive e laboriose, oltre che offrire più funzioni self service per i dipendenti. Gli HR manager devono sottolineare gli effetti positivi che l'AI può avere sull'employee experience e assicurarsi che il modo in cui l'AI è utilizzata man mano che vengono aggiunte nuove funzionalità promuova un ambiente di lavoro accogliente.
I leader sono profondamente consapevoli delle difficoltà causate dalla carenza di manodopera qualificata e l'AI è un'opportunità preziosa per creare una forza lavoro qualificata e competente per il futuro. Ma per arrivare a questo risultato, gli HR manager dovranno gestire i timori dei dipendenti relativi alla tecnologia e ai cambiamenti che genererà nell'ambiente di lavoro. Fortunatamente, si trovano di fronte a un pubblico più ricettivo di quanto possano pensare: quasi la metà (42%) dei dipendenti ritiene che l'AI possa avere un effetto complessivamente positivo per loro, mentre il 29% è incerto.
Sfruttare l'AI per migliorare l'employee experience ha il vantaggio di fidelizzare i talenti attuali e attrarre i collaboratori di domani. L'alternativa, cioè una trasformazione repentina che non prevede una gestione del cambiamento ponderata, è un'opzione che le aziende di successo semplicemente non contemplano.
Un'integrazione ponderata dell'AI consente di controllare come si sentono i dipendenti. Nel nostro report sponsorizzato da Workday, un direttore dell'HR intervistato ha dato questo consiglio in merito all'implementazione dell'AI: "Fate dei test con i dipendenti e cercate di ottenere più feedback il prima possibile. Assicuratevi che il management team sia allineato prima di applicare le procedure a una popolazione più ampia".
Siamo ancora agli albori dell'impiego dell'AI nei processi legati alle risorse umane. Man mano che le aziende continuano a costruire la loro infrastruttura AI, la leadership deve assicurarsi che i collaboratori abbiano gli strumenti per sfruttare l'AI nei rispettivi ruoli. In altre parole, in materia di AI i leader aziendali devono dimostrare di considerare i dipendenti come partner e non solo come semplici pedoni. I quattro suggerimenti e gli altri insight presenti nello studio commissionato da Workday illustrano come elaborare una strategia di adozione dell'AI sostenibile e di successo mettendo al centro quella che resta la più grande risorsa di un'azienda: il personale.
Leggi "A Human-Centered Approach to AI in the Workplace" per scoprire perché la formazione sull'AI è fondamentale per supportare i tuoi dipendenti ora e in futuro.
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