Questo articolo spiega che cosa si intende per gestione delle scorte e gestione del magazzino, i vantaggi e le sfide delle due pratiche e perché una soluzione integrata per la gestione dell'intera supply chain rappresenta la strategia migliore.
La digitalizzazione e le tecnologie moderne hanno ridefinito i confini del business, tanto che per le aziende ormai è prassi comune espandere la propria attività su scala nazionale e mondiale. Velocità e facilità di comunicazione hanno raggiunto i massimi storici e le aziende servono clienti ben oltre i loro mercati locali.
Questa espansione ha comportato un aumento della complessità. Per funzionare in modo efficiente, le operazioni internazionali dipendono dal coordinamento tra supply chain, sistemi di gestione delle scorte e dei magazzini. Non si tratta di un'impresa facile: secondo uno studio di McKinsey, nel 2024 9 aziende su 10 hanno riscontrato problemi di supply chain. Anche l'attenzione alla resilienza della supply chain, che si era impennata dopo la pandemia, langue.
La ricerca di Workday ha prodotto risultati simili: da un'indagine settoriale dedicata all'ospitalità è emerso che la pianificazione operativa è stata l'area di costo più difficile da controllare.
L'integrazione della gestione delle scorte e del magazzino è cruciale per superare queste sfide e prevenire la stagnazione dell'ottimizzazione della supply chain. In questo articolo definiremo i compiti specifici di ciascuna funzione, i punti in cui si sovrappongono e le opportunità di business che offre ognuna.
Nel 2024, 9 aziende su 10 hanno riscontrato problemi alla supply chain e la pianificazione operativa è stata l'area di costo più difficile da controllare.
La gestione delle scorte e del magazzino sono componenti essenziali del processo di gestione della supply chain. Entrambe hanno uno scopo preciso: fare in modo che i prodotti passino agevolmente dalla produzione al cliente senza problemi come ritardi, carenze e costi eccessivi. Partiamo dalla definizione di ciascuna funzione.
La gestione della supply chain è il processo globale che coordina il procurement, la produzione, l'inventario, il trasporto e la consegna dei prodotti per garantire l'efficienza e soddisfare la domanda dei clienti. Comprende vari processi secondari, come la gestione del magazzino e delle scorte, che hanno lo scopo di ottimizzare il flusso di merci e informazioni.
La gestione delle scorte è un esercizio di equilibrio: mantenere scorte sufficienti per soddisfare la domanda prevenendo eccedenze o carenze. Include monitorare i livelli delle scorte, conoscere l'ubicazione degli articoli e dei tempi necessari per il rifornimento, tutti elementi essenziali per il corretto funzionamento dei processi e il controllo dei costi. Senza una strategia adeguata, ottimizzare i processi di gestione delle scorte può rivelarsi estremamente difficile.
Un pilastro della gestione efficace delle scorte è la previsione della domanda, che consiste nell'usare dati storici, trend di mercato e stagionalità per anticipare il fabbisogno futuro. Solo così le aziende possono prendere decisioni consapevoli riguardo agli acquisti e alla produzione e fare in modo che i prodotti siano disponibili quando i clienti li richiedono.
La gestione del magazzino è strettamente correlata alla gestione delle scorte, ma è generalmente considerata una funzione operativa distinta. Si occupa in particolare della movimentazione fisica, dello stoccaggio e del recupero delle merci e supporta sia il controllo delle scorte sia l'intera supply chain attraverso l'evasione tempestiva e accurata degli ordini. È fondamentale capire l'intersezione tra gestione e stoccaggio delle merci.
Le principali attività di gestione del magazzino includono l'organizzazione delle scorte e il tracciamento della loro ubicazione, il prelievo e l'imballaggio nonché il coordinamento con la logistica per fare in modo che le merci siano imballate, etichettate e pronte per la spedizione nei tempi previsti. Ad esempio, per le aziende è importante capire in che modo la disposizione del magazzino incide sulla preparazione e l'imballaggio degli ordini dei clienti.
Sistemi efficaci di gestione delle scorte e del magazzino non sono solo necessità operative, ma veri e propri motori strategici del successo aziendale. Questi sistemi hanno un'influenza diretta su risultati importanti quali la redditività, la fidelizzazione dei clienti e la scalabilità.
Insieme, creano una struttura di approvvigionamento che consente alle aziende di adattarsi alle condizioni del mercato, soddisfare le aspettative dei clienti e rafforzare la resilienza in caso di problemi. Analizziamo nel dettaglio i modi in cui ciascuno di essi fornisce valore misurabile.
Controllo dei costi: l'eccedenza di articoli comporta elevati costi di stoccaggio, deprezzamento e scorte inutilizzate, mentre l'esaurimento delle scorte comporta mancati introiti e insoddisfazione del cliente. Una solida gestione delle scorte mantiene la giusta quantità di merce, quando e dove necessario.
Decisioni finanziarie più intelligenti: riducendo le scorte in eccesso, le aziende liberano risorse da investire in opportunità di crescita come, ad esempio, ampliando le linee di prodotti o migliorando le iniziative di marketing.
Migliore processo decisionale: il tracciamento delle scorte in tempo reale e i data analytics forniscono visibilità sui pattern di vendita, sulla domanda regionale e sui trend stagionali, consentendo alle aziende di prendere decisioni consapevoli su acquisti, prezzi e promozioni.
Efficienza in termini di manodopera e costi: in un magazzino organizzato il tempo che i dipendenti impiegano per individuare e recuperare gli articoli è minore, il che riduce i costi di manodopera. L'adozione di processi ottimizzati, ad esempio per il prelievo e l'imballaggio, aumentano ulteriormente l'efficienza.
Maggiore precisione: errori di tracciamento delle scorte o di evasione degli ordini possono causare resi, mancate vendite e insoddisfazione dei clienti. Soluzioni tecnologiche come i sistemi di lettura dei codici a barre e RFID migliorano la precisione e garantiscono la spedizione puntuale degli articoli giusti.
Scalabilità: man mano che un'azienda cresce, è fondamentale che riesca a elaborare volumi di ordini più elevati senza aumentare proporzionalmente i costi generali. L'ottimizzazione dei processi di magazzino consente alle aziende di gestire la crescita con sicurezza senza sacrificare la redditività.
Se non affrontate in modo efficace, le problematiche di gestione delle scorte e del magazzino possono comportare costi più elevati, ritardi o addirittura la perdita di fiducia dei clienti.
Come ogni aspetto della gestione di un'azienda, la gestione delle scorte e del magazzino presenta ostacoli che devono essere riconosciuti e affrontati in modo tempestivo. Se non affrontate in modo efficace queste problematiche, spesso interconnesse, possono comportare costi più elevati, ritardi o addirittura la perdita di fiducia da parte dei clienti.
Vediamo più da vicino le principali sfide che le aziende devono affrontare e il loro impatto sull'attività nel suo complesso.
Reagire alle fluttuazioni della domanda in tempo reale: le previsioni della domanda devono essere in grado di adattarsi a fluttuazioni impreviste del comportamento dei clienti o delle condizioni di mercato. Integrare aggiornamenti in tempo reale può migliorare la precisione, ma solo se i sistemi sono progettati per gestire e analizzare efficacemente flussi di dati voluminosi e continui.
Prevenire le eccedenze di scorte e mantenere la precisione: le eccedenze immobilizzano il capitale, mentre il loro esaurimento comporta mancati guadagni. Garantire una gestione precisa delle scorte può essere difficile, specialmente per le aziende con un elevato turnover o linee di prodotti complesse, soprattutto se utilizzano ancora il tracciamento manuale.
La decisione se dare priorità alla gestione delle scorte o del magazzino dipende da diversi fattori. Ricapitoliamo prima ciò che sappiamo sulla gestione della supply chain, delle scorte e del magazzino. Ecco un breve confronto:
| Gestione della supply chain | Gestione delle scorte | Gestione del magazzino | |
|---|---|---|---|
| Funzione principale | Supervisione del flusso di merci, informazioni e risorse finanziarie all'interno della rete dell'azienda. | Mantenimento di livelli ottimali di scorte per soddisfare la domanda senza eccedenze o carenze. | Organizzazione, stoccaggio e recupero efficiente delle merci per assicurare spedizione ed evasione degli ordini tempestive. |
| Ambito | Processo globale che comprende procurement, logistica e previsione della domanda. | Monitoraggio dei livelli delle scorte, delle ubicazioni e delle necessità di rifornimento. | Gestione della movimentazione fisica e dello stoccaggio delle merci all'interno di un magazzino. |
| Attività chiave | Allineamento del procurement con la produzione e la domanda, gestione della logistica e riduzione delle interruzioni. | Bilanciamento dei livelli delle scorte, integrazione delle previsioni della domanda e riduzione degli eccedenze o delle carenze di scorte. | Semplificazione della preparazione, dell'imballaggio e della spedizione degli ordini prevenendo errori o ritardi. |
| Valore aggiunto | Riduce i costi, riduce gli sprechi e garantisce la resilienza in caso di interruzioni. | Sblocca capitale circolante, migliora le decisioni di acquisto e previene le perdite legate alle scorte. | Migliora la precisione, riduce i costi della manodopera e supporta la scalabilità per gestire volumi di ordini in crescita. |
| Sfide | Coordinare le operazioni a livello globale, gestire la logistica esterna e reagire alle interruzioni. | Garantire l'accuratezza delle previsioni, evitare eccedenze o carenze e mantenere un inventario preciso. | Gestire le inefficienze del personale, ridurre gli errori e implementare efficacemente nuove tecnologie, come il software di gestione del magazzino. |
| Strumenti e tecnologie | Sistemi logistici avanzati, strumenti di previsione della domanda e software di gestione dei fornitori. | Sistemi di tracciamento delle scorte in tempo reale e strumenti di data analytics. | WMS, sistemi di lettura dei codici a barre e RFID che assicurano automazione e precisione. |
Ora consideriamo alcuni fattori chiave delle attività per individuare le aree che produrranno un valore aggiunto immediato e che pertanto dovrebbero essere ottimizzate in via prioritaria.
Le dimensioni dell'azienda e il settore in cui opera determinano in larga misura il processo di gestione a cui dare priorità. Per le aziende più piccole, come le start-up di e-commerce, la gestione delle scorte è una preoccupazione particolarmente urgente perché evitare l'eccedenza di scorte e gestire il flusso di cassa sono essenziali per la continuità operativa.
Le aziende più grandi invece, in particolare quelle che operano nei settori manifatturiero, retail o della logistica, necessitano in genere di sistemi di gestione del magazzino affidabili per garantire spedizioni tempestive in diverse regioni. Anche i settori con un elevato turnover o in cui ci sono picchi stagionali, come la moda e i beni di consumo, hanno verosimilmente bisogno di una gestione del magazzino avanzata per rispettare tempi di evasione degli ordini stringenti.
Identificare i punti critici della tua attività ti aiuta a stabilire quale area merita maggiore attenzione. Allineando i tuoi obiettivi a queste sfide riuscirai a individuare le soluzioni giuste che hanno un impatto sia immediato che a lungo termine. Ad esempio:
Frequenti carenze o eccedenze di scorte immobilizzano il capitale e generano frustrazione nei clienti? Potrebbe essere necessario migliorare la gestione delle scorte.
Riscontri ordini imprecisi, ritardi o inefficienze del personale nel tuo magazzino? Ottimizza i processi del magazzino.
Le esigenze tecnologiche dipendono dal grado di complessità della tua attività. Le aziende con flussi di lavoro semplici possono trovare utili gli strumenti di gestione delle scorte che migliorano il tracciamento e la visibilità delle merci e che aiutano a prendere decisioni di acquisto più consapevoli. Le aziende con volumi di transazioni elevati, più magazzini o supply chain globali spesso esigono un sistema avanzato come WMS o strumenti di automazione della supply chain.
Indipendentemente dal tipo di trasformazione digitale o dalla sua portata che hai in mente, puntare sulla tecnologia e la modernizzazione della supply chain è essenziale per rimanere competitivi. Il software di gestione delle scorte e i sistemi di gestione del magazzino devono essere una parte essenziale della tua strategia complessiva.
Una soluzione di gestione della supply chain integrata è il modo migliore per colmare le lacune operative e ottimizzare i flussi di lavoro.
Nella maggior parte dei casi, l'integrazione della gestione delle scorte e del magazzino in una moderna soluzione di gestione della supply chain rappresenta l'approccio migliore per colmare le lacune operative e ottimizzare i flussi di lavoro di approvvigionamento. Adottando un sistema di gestione completo avrai accesso a funzionalità a valore aggiunto come:
Previsioni della domanda basate sull'AI: previsioni della domanda futura più rapide, complete e precise grazie a dati storici e informazioni in tempo reale
Automazione delle attività ripetitive: ottimizza processi come la selezione degli ordini, l'imballaggio e la spedizione per ridurre gli errori umani e risparmiare tempo
Integrazione dei dati in tempo reale: sincronizza i sistemi di gestione della supply chain, delle scorte e del magazzino affinché tutti i team abbiano accesso a informazioni sempre aggiornate
Analisi predittiva: identifica potenziali interruzioni nella supply chain, come ritardi dei fornitori o colli di bottiglia nei trasporti, prima che incidano sulla tua attività.
Dashboard personalizzabile: monitora i KPI nei processi di inventario, magazzino e supply chain da una singola interfaccia
Scalabilità ottimizzata: si adatta facilmente all'aumento dei volumi degli ordini, alle nuove sedi o ai picchi di domanda stagionali con sistemi progettati per la crescita
Migliore tracciabilità: monitora i prodotti in ogni fase della supply chain, dall'approvvigionamento alla consegna finale, per soddisfare i requisiti normativi e le esigenze dei clienti
A loro volta, le aziende ottengono notevoli vantaggi come:
Gli strumenti di integrazione eliminano la separazione tra sistemi di gestione della supply chain, delle scorte e del magazzino favorendo il coordinamento e prevenendo le ridondanze. Ad esempio, gli aggiornamenti delle scorte in tempo reale consentono di prendere decisioni informate sulla supply chain affinché i piani di produzione tengano sempre conto dei livelli di scorte attuali. Allo stesso modo, le operazioni di magazzino possono approfittare delle informazioni sulla supply chain e ottimizzare i processi di stoccaggio e recupero delle scorte per allineare i piani di entrata e uscita delle merci.
I sistemi integrati consolidano i dati provenienti da fonti situate lungo la supply chain creando un'unica fonte di riferimento attendibile. Le aziende possono quindi monitorare i livelli delle scorte, tracciare le spedizioni e prevedere la domanda in tempo reale e con sicurezza. Questo livello di visibilità consente alle aziende di anticipare i problemi e di cambiare rotta quando necessario.
Un software integrato aiuta i prodotti a muoversi in modo efficiente lungo tutta la supply chain, con meno ritardi ed errori. Un tracciamento accurato delle scorte e processi di magazzino ottimizzati consentono di evadere più rapidamente gli ordini e di soddisfare o addirittura superare le aspettative dei clienti in termini di puntualità della consegna e disponibilità dei prodotti.
Allineando i processi di procurement, gestione delle scorte e del magazzino in un unico sistema, le aziende possono ridurre gli sprechi, evitare le eccedenze e prevenire costose carenze. Flussi di lavoro automatizzati e insight avanzati in tempo reale riducono ulteriormente i costi della manodopera, migliorano l'assegnazione delle risorse e accrescono la redditività.
Le soluzioni integrate sono progettate per essere scalabili, tanto che le imprese possono crescere senza sacrificare l'efficienza. Che la tua esigenza sia espanderti in nuovi mercati o gestire picchi stagionali della domanda, un sistema unificato ti fornisce l'agilità necessaria per adattarti rapidamente mantenendo la continuità operativa.
Poiché le aziende devono affrontare sempre nuove complessità operative, l'integrazione della gestione della supply chain, delle scorte e del magazzino non è più un'opzione facoltativa, ma un must per rimanere competitive. Unificando questi sistemi e integrandone la gestione, le aziende acquisiscono l'agilità necessaria per non soccombere alle crisi, la visibilità per prendere decisioni basate sui dati e l'efficienza per crescere in modo sostenibile.
Per il futuro servono strumenti tecnologici che eliminino i compartimenti stagni e colleghino ogni aspetto della supply chain. Attraverso l'automazione avanzata, gli analytics AI o i flussi di lavoro ottimizzati, l'integrazione mette la tua azienda nella posizione di soddisfare le aspettative del mercato.
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