È arrivato il momento di automatizzare i tuoi processi di pianificazione finanziaria?

Se devi trasferire e gestire sempre gli stessi dati, mese dopo mese, è arrivato il momento di automatizzare i tuoi processi di pianificazione e analisi finanziaria. Perché? Come spiega un articolo della rivista CFO, i sistemi automatizzati per Finance e contabilità gestiscono le attività ripetitive e tediose "inserendo il pilota automatico e permettendo di liberare capacità operativa". 

Da dove partire? In genere conviene automatizzare tutte quelle funzioni di pianificazione omogenee e ripetitive. Sono queste, infatti, che consentono il massimo risparmio in termini di tempo dal momento che si genera lo stesso report finanziario con regolarità.

Il team Finance di Workday utilizza molti di questi strumenti automatizzati. Per esempio, ci avvaliamo di un processo automatico al 100% per caricare i dati di fatture e recupero crediti in Workday Adaptive Planning per il Finance.

E questo è solo uno dei tanti vantaggi che l'automazione può offrire. Qui di seguito riportiamo una serie di altri consigli per un'automazione efficace, che ti consentiranno di adottare una pianificazione costante e di generare insight strategici, lasciandoti alle spalle attività tediose e banali.

Consiglio numero 1: fatti l'occhio

Più ti eserciti nell'individuare le attività da automatizzare, e meglio saprai riconoscere che cosa lasciar fare al computer e che cosa invece svolgere manualmente. Per esempio, se automatizzi al 100% l'importazione dei risultati delle ricerche salvate per fatture e recupero crediti, potrai usare lo stesso modello per importare un altro dataset dal tuo sistema ERP.

Consiglio numero 2: coinvolgi il tuo team

Uno dei grandi pregi dell'automazione consiste nel fatto che fa risparmiare del tempo non solo a te, ma anche ai colleghi. Può rendere più facile accedere ai report, ad esempio. Tieni il tuo team al corrente delle novità in fatto di automazione in azienda, in modo da renderlo più efficiente e strategico. In questo modo eviterai che l'automazione creata da un dipendente che poi abbandona l'azienda vada persa o sia difficile da replicare. 

Consiglio numero 3: condividi i vantaggi

Il senso dei processi automatizzati è che quando funzionano a pieno regime tutti se ne possono dimenticare. Pertanto, quando si valuta se automatizzare o meno una data attività, occorre tener conto dei vantaggi della decisione a livello complessivo di sistema. Tutti i membri del team devono avere accesso alle attività automatizzate, senza sorprese. Se ti trovi fuori sede o sei impegnato, i programmi automatici devono continuare a funzionare ed essere facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno.

Consiglio numero 4: non automatizzare tutto

Sfuggi alla tentazione di automatizzare qualsiasi cosa, soprattutto all'inizio. Cerca di individuare quel report o quell'analisi che aumenta l'efficienza, la precisione o la capacità di comprensione del tuo lavoro (o tutte e tre le cose). Poi passa all'azione collaborando con i colleghi del Finance, in modo da prendere la migliore decisione strategica sulle attività da automatizzare.

Consiglio numero 5: mantieni l'elemento umano

L'automatizzazione fa prodigi, ma al cuore della gestione finanziaria ci saranno sempre delle persone che esercitano il proprio pensiero critico e usano l'intelligenza per apportare valore all'azienda. È importante conservare questo elemento umano. Il sistema che scegli deve arricchire e velocizzare il tuo lavoro, ma le decisioni devono sempre essere prese da persone.

In un contesto di mercato sempre più frenetico, sapere come accostarsi all'automazione in maniera strategica garantirà a te e al tuo team un netto vantaggio competitivo. E ricorda: se non automatizzi, la concorrenza lo farà di certo e la tua azienda si ritroverà svantaggiata.