Perché la pianificazione integrata della forza lavoro è vitale per l'agilità aziendale

La forza lavoro remota non è una tendenza passeggera. All'inizio della pandemia, le aziende di tutto il mondo obbligavano o incoraggiavano il personale a lavorare da casa. Si ritiene che la percentuale totale di dipendenti che lavora da remoto in tutto il mondo raddoppierà nel 2021, e il 76% dei dipendenti mondiali sostiene di voler continuare a lavorare da casa. 

Sembra improbabile che questa tendenza si inverta alla fine della pandemia. Kate Lister, presidente di Global Workplace Analytics, stima che entro il 2025, circa il 70% dei lavoratori opererà da remoto almeno una settimana al mese. 

Per le aziende che intendono operare con agilità, questi grossi cambiamenti pongono alcuni interrogativi fondamentali sulla pianificazione della forza lavoro. Che cosa significano questi cambiamenti per l'ufficio tradizionale? Che effetto avranno sull'efficienza e la produttività dei lavoratori? Che impatto avrà un mondo del lavoro non legato alla presenza fisica sull'acquisizione dei talenti, lo sviluppo e la fidelizzazione del personale?

In questa grande incertezza, una cosa è certa: i processi decennali di pianificazione della forza lavoro non aiuteranno. I responsabili devono iniziare a pensare a come prepararsi per ciò che arriverà.

Non lasciare che la pianificazione della forza lavoro diventi l'anello debole della tua azienda

Storicamente il management ha considerato il processo di assunzione in termini di numero di dipendenti e costo per assunzione. Questa prospettiva limitata è diffusa, in parte perché perpetuata da processi di pianificazione tradizionali, impantanati in operazioni manuali laboriose, dati vecchi e spesso incompleti e comunicazione e decisioni prese in modo frammentario in tutti i reparti. Se da un lato i processi di pianificazione tradizionali sono noti e considerati affidabili per un piano annuale o trimestrale, la pandemia ha cancellato ogni illusione che questo ambiente statico sia ancora sufficiente per pianificare la forza lavoro in un mondo moderno.

Questo è vero soprattutto ora che il ruolo dell'HR sta vivendo una trasformazione. Anche prima che la pandemia diventasse una sfida giornaliera per i manager HR, Deloitte ha coniato il termine "HR esponenziali" per descrivere l'ambito di influenza più ampio e globale dell'HR, che ora si estende all'intero ecosistema aziendale. Questo termine descrive anche un cambiamento di prospettiva dell'HR, che oltre al personale e alla sua organizzazione, ora si occupa di pianificazione della forza lavoro e studio della natura del lavoro stesso. In questo scenario più dinamico e strategico, l'HR esamina analytics e tendenze del mercato e valuta le skill disponibili e le esigenze tecnologiche per permettere all'azienda di espandersi e pianificare il futuro.

Molte aziende, tuttavia, ritengono che il loro ambiente di pianificazione della forza lavoro non sia organico. In queste imprese, il Finance si concentra sul numero dei dipendenti e i relativi costi mentre l'HR si concentra di più sulla creazione della forza lavoro ideale, che comprende skill e pianificazione della capacità, piani di successione, piani di ricerca dei talenti e altro ancora. La pianificazione della forza lavoro non organica è caratterizzata da processi decisionali frammentati, obiettivi e priorità non allineati e, in ultimo, errate assunzioni inadatte ai bisogni di crescita e ai futuri piani dell'azienda. Fare affidamento su metodi tradizionali limita la capacità del reparto HR di adattarsi alle realtà dinamiche del business. Questo è un grosso problema.

L'agilità dell'azienda richiede una pianificazione della forza lavoro continua e integrata

In verità, la mancanza di agilità penalizza l'azienda. Questo è probabilmente il motivo per cui un numero crescente di responsabili HR ha adottato un approccio integrato alla pianificazione della forza lavoro.

Invece di imbrigliare i responsabili HR in un ambiente frammentato e disallineato, la pianificazione integrata della forza lavoro dà loro gli strumenti necessari per pianificare in sincronia con tutti gli altri piani aziendali: strategia aziendale, financials, operations, budget dei reparti e previsioni. In questo modo si crea un piano globale dinamico allineato agli obiettivi strategici dell'azienda. I team HR possono così passare dalla pianificazione tattica del numero di persone a una pianificazione più strategica che mette le persone giuste al posto giusto al momento giusto.

I team HR che hanno adottato la pianificazione integrata possono valutare la situazione attuale in modo più accurato, prevedere i cambiamenti, reagire rapidamente e aumentare l'agilità aziendale.

Sfrutta il potere della pianificazione degli scenari

In un ambiente di lavoro in evoluzione, non c'è componente di pianificazione integrata più utile della pianificazione degli scenari. La pianificazione degli scenari consente ai responsabili HR di creare vari scenari ipotetici in base a una serie di potenziali esiti. Ora più che mai, l'abilità di sviluppare e sperimentare rapidamente e facilmente diversi piani di emergenza diventa un vantaggio competitivo per le aziende che vogliano massimizzare il potenziale del loro organico.

Esistono vari tipi di scenari di pianificazione della forza lavoro che vanno dalla modellazione delle necessità immediate alla comprensione delle implicazioni a lungo termine di assumere, esternalizzare e far crescere i lavoratori, metterli in smart working e altro ancora. Con un ambiente moderno di pianificazione della forza lavoro, potrai sviluppare scenari per:

• Calcolare i costi di riqualificazione e potenziamento delle skill. Poiché la trasformazione digitale e le condizioni del mercato cambiano i ruoli dei lavoratori, chi decide avrà bisogno di modellare tutte le implicazioni della riqualificazione o del potenziamento delle skill per affrontare eventuali skill gap.

• Verificare la produttività della forza lavoro in smart working. Misurare l'impatto dello smart working sulla produttività può portare a elaborare nuove metriche e standard di riferimento.

• Potenziare, acquisire o procurarsi temporaneamente le skill. Le aziende devono mappare l'analisi costi-benefici della scelta di potenziare, acquisire o procurarsi temporaneamente (o più spesso una combinazione di queste opzioni) le skill necessarie per vincere le sfide attuali e future.

• Ridurre il rischio di abbandono da parte dei dipendenti. Determinare i pro e i contro finanziari e operativi di vari iniziative di retention e sviluppo diventerà sempre più importante, mentre l'aumento del lavoro in remoto offrirà ai dipendenti più opportunità che mai.

Mentre la maggior parte dei manager HR modellerà lo scenario migliore, peggiore e più probabile, il vantaggio di un approccio moderno e integrato alla pianificazione è la capacità di correggere la rotta rapidamente e facilmente ricalibrando il modello per considerare l'impatto di tempi e costi come misura dell'efficacia del piano. La pianificazione tramite scenari permette all'HR di operare sia con i dati di HCM, CRM e altre applicazioni aziendali sia con dati contestuali esterni sulla base dei quali prenderà la decisione strategica più informata possibile e implementerà rapidamente nuovi scenari a mano a mano che le condizioni mutano.

Pianificare per i momenti di difficoltà

Sebbene la pianificazione degli scenari possa sembrare una funzionalità distante anni luce dai processi di pianificazione della forza lavoro che utilizzi oggi, in realtà, una volta che hai implementato una soluzione di pianificazione moderna cloud, sei già sulla strada giusta per rendere la tua funzione HR più agile e più strategica. Ora che le trasformazioni e i cambiamenti sono la regola piuttosto che l'eccezione, non c'è tempo da perdere.

Per vedere nel dettaglio in che modo funzionalità integrate di pianificazione della forza lavoro (come la pianificazione degli scenari) possono aiutare la tua azienda a diventare più agile e competitiva, scarica la tua copia di "Pianificare una forza lavoro resiliente: una guida per realizzare l'agilità operativa attraverso la pianificazione strategica della forza lavoro."