Una nuova ricerca rivela perché il lavoro sembra più faticoso del dovuto

In questo articolo si parla di:

• I dipendenti sono motivati, ma alle prese con continue integrazioni manuali.

• L'AI è più efficace se viene integrata nei flussi di lavoro, anziché essere utilizzata separatamente.

• L'adozione dell'AI aumenta quando il sistema è affidabile.

Una nuova ricerca Workday mostra che, pur avendo un atteggiamento positivo verso lavoro e AI, i dipendenti si ritrovano di fatto a fare da ponte tra sistemi scollegati, e questo riduce l'impatto dell'AI in azienda. L'AI avrebbe dovuto liberare tempo per attività più strategiche e creative, ma oltre 8 dipendenti su 10 (82%) dichiarano di dedicare gran parte della giornata lavorativa a fare da intermediari tra sistemi diversi, copiando e incollando informazioni. 

Nella ricerca è emerso che:

• Oltre il 75% dei dipendenti si affida all'AI per rendere più fluidi i processi, ridurre il lavoro manuale e semplificare le attività

• Il 43% dei dipendenti intervistati dichiara di avere giornate piene, ma poco produttive 

• Solo il 27% delle aziende ha integrato l'AI nelle proprie attività principali

Adottando strumenti AI non integrati con dati e processi aziendali core, le aziende hanno finito per aumentare il carico di lavoro dei dipendenti con attività a basso valore aggiunto: tradurre, copiare e incollare, controllare i risultati e coordinare continuamente gli output dell'AI con i processi chiave che fanno funzionare il business come assunzioni, gestione paghe e chiusure contabili.

Il report, The Copy/Paste Economy: Why Task-Oriented AI is Failing the Enterprise, si basa su un'indagine condotta in aziende con oltre 500 dipendenti coinvolgendo 6.100 professionisti di Finance, HR, IT e Operations che utilizzano attivamente l'AI. 

I dipendenti dichiarano di credere nel proprio lavoro e nell'AI, ma si ritrovano a svolgere troppo spesso attività non qualificate. Quando l'AI viene considerata come uno strumento complementare per compiti isolati, non fa che accelerare le attività di routine. La vera trasformazione arriva quando l'AI viene integrata nei sistemi e nei flussi di lavoro, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività strategiche e creative, quelle in cui il valore umano fa davvero la differenza e che sono alla base della crescita dell'azienda.

I dipendenti sono motivati, ma alle prese con continue integrazioni manuali.

Contrariamente alla narrativa prevalente, che descrive i dipendenti come demotivati e diffidenti nei confronti dell'AI, la ricerca mostra che il 97% degli intervistati ama il proprio lavoro. Quasi 9 su 10 dichiarano di percepire un forte senso di progresso, responsabilità e connessione con gli obiettivi aziendali. 

Il problema è che trascorrono una parte considerevole della giornata a svolgere attività ripetitive che potrebbero essere gestite dai sistemi: 

• Il 77% afferma che il proprio lavoro richiede di riconciliare dati contrastanti provenienti da strumenti diversi 

• Il 70% dichiara di dovere reinserire le stesse informazioni in sistemi o strumenti differenti

• Il 20% dedica più di sette ore a settimana ad attività di integrazione manuale 

• Il 25% dei professionisti IT afferma che queste attività occupano gran parte della loro giornata lavorativa

Già prima dell'avvento dell'AI, gran parte del lavoro consisteva nel fare da tramite tra sistemi diversi: spostare dati, ottenere approvazioni e trasferire informazioni da uno strumento all'altro.

"Tra continue attività di coordinamento e problemi dei sistemi che interrompono il mio lavoro, le mie giornate sono piene ma poco produttive", ha dichiarato uno dei partecipanti allo studio, un dirigente del settore delle costruzioni.

Dalla ricerca emerge che i dipendenti non sono demotivati, sono semplicemente sommersi da attività che spetterebbero ai sistemi, non a loro.

L'AI è più efficace se viene integrata nei flussi di lavoro, anziché essere utilizzata separatamente.

La maggior parte delle aziende ha adottato l'AI, ma solo il 27% l'ha integrata direttamente nei flussi di lavoro chiave. Tutte le altre la utilizzano solo per attività marginali, quali la stesura di e-mail, la sintesi di documenti o la risposta a richieste puntuali. 

Non potendo accedere ai principali sistemi aziendali, gli agenti AI possono generare risultati apparentemente corretti, ma privi del contesto necessario e potenzialmente problematici dal punto di vista della conformità. Questo perché non hanno accesso alle policy aziendali, alle procedure di approvazione e ai modelli dati che governano il funzionamento dell'azienda. Oltre due terzi dei dipendenti (68%) afferma che informazioni mancanti o poco chiare hanno causato ritardi nelle decisioni, mentre quasi la metà ha dovuto aggirare del tutto i sistemi principali.

La differenza in termini di risultati è netta. Nelle aziende che hanno integrato l'AI nei sistemi principali, il 60% dei dipendenti riferisce un risparmio di tempo pari ad almeno il 25%. Quando l'AI non è integrata nei sistemi principali, meno di un quarto dei dipendenti afferma di risparmiare altrettanto tempo.

I dipendenti vorrebbero utilizzare l'AI per attività a maggiore impatto. Gli use case più richiesti sono:

• 47% monitoraggio delle metriche  

• 44% supporto all'onboarding 

• 40 % budgeting e previsioni 

• 38% gestione del flusso di approvazioni 

• 37% supporto alla chiusura finanziaria

Anche nelle aziende che stanno adottando l'AI su larga scala, l'82% dei dipendenti afferma che orientarsi tra processi e sistemi è fonte di stress. 

L'adozione dell'AI aumenta quando il sistema è affidabile 

Tra i partecipanti allo studio, quasi 9 dipendenti su 10 (87%) affermano che la fiducia nell'AI cresce quando questa si basa su sistemi e dati ritenuti affidabili. I sistemi utilizzati per la gestione paghe, le chiusure contabili e il coordinamento dei team godono già di un elevato livello di fiducia. Quando l'AI viene integrata in questi sistemi, la diffidenza tende a venire meno.

Il report propone una roadmap per i leader che vogliono andare oltre i singoli use case e costruire un modello operativo basato sull'AI, con indicazioni pratiche su come:

• Partire dalle basi modernizzando i sistemi principali e i dati affinché l'AI possa generare output coerenti e affidabili.

• Integrare l'AI nei processi end-to-end passando da interventi isolati su singole attività a flussi di lavoro in cui AI e persone gestiscono fasi chiaramente definite.

• Puntare su un'AI integrata, intelligente e invisibile incorporata nei flussi di lavoro, negli strumenti e nei sistemi che i dipendenti utilizzano già, invece che sull'ennesima soluzione indipendente.

Leggi il report di ricerca completo.

Metodologia: Workday ha incaricato The Harris Poll di condurre un'indagine globale su aziende con oltre 500 dipendenti coinvolgendo 6.100 professionisti Finance, HR, IT e Operations che utilizzano attivamente l'AI. L'indagine è stata condotta dal 2 al 24 marzo 2026.