Superare i sistemi ERP obsoleti nell'era dell'agilità aziendale

Negli ultimi mesi del 2019, Mercer realizzò un sondaggio tra i responsabili aziendali sulle loro aspettative per i tre anni successivi. Quasi tre su quattro (il 73%) affermò di aspettarsi "cambiamenti significativi."

Immaginate come deve essersi sentito il restante 27% con l'arrivo del 2020.

Oggi la dura realtà del business (cioè che il cambiamento è più che mai rapido, ma non sarà mai più così lento) richiede alle aziende di rimanere agili e reattive a quanto sta accadendo e fiduciose di quanto accadrà in futuro. Con questi storici sconvolgimenti resi in parte peggiori dalla pandemia globale, l'agilità aziendale non è più soltanto un tratto caratteristico delle aziende di maggiore successo, anche se è innegabile che i migliori performer sono agili; l'agility ora è un requisito per la sopravvivenza. 

La sfida per molti CFO e per i loro team di FP&A è che le tecnologie e i processi di cui dispongono ostacolano in effetti i loro sforzi per conquistare l'agilità. Il motivo di questo è che i dati aziendali restano intrappolati in sistemi disparati che non comunicano tra loro. Questo si vede in particolare nelle aziende i cui team di FP&A usano sistemi di pianificazione moderni, mentre i team contabili arrancano dietro a sistemi ERP obsoleti (talvolta molteplici) che semplicemente non sono stati progettati per il mondo in cui oggi viviamo.

Quando i record non si trasformano in report

Idealmente i processi record-to-report dovrebbero essere il motore che genera insight più rapidi e più approfonditi. Troppo spesso, tuttavia, i dati sono dispersi in un ambiente complesso e sconnesso che si rivela così inefficiente da ritardare le decisioni o far sì che queste si basino su informazioni incomplete o obsolete.

Un recente webinar "Workday Financial Management: quando i vecchi ERP non ce la fanno più" metteva in evidenza alcune statistiche rivelatrici di come i funzionari del Finance sono (e non sono) in grado di usare i dati. Tre su quattro (il 75%) affermano che i silos dei dati operativi sono il loro maggiore ostacolo alla velocità, che probabilmente influenza l'80% di coloro che si lamentano che occorre troppo tempo per prendere delle decisioni. Il 72% afferma di avere difficoltà a soddisfare la domanda di informazioni previsionali.

Per molti il problema è radicato nelle inefficienze interne al processo record-to-process, tipiche dei sistemi ERP tradizionali.  

Tra di loro innanzitutto i processi costruiti su un elemento contabile fondamentale per riassumere le informazioni: si tratta di un processo utile per avere una panoramica ma di per sé consiste nell'eliminare dati, una pratica controproducente nel mondo finanziario di oggi, ricco di dati e guidato dalle informazioni. 

I sistemi ERP tradizionali sono inoltre spesso divisi in molteplici istanze. Oppure, per fornire al Finance i dati necessari, devono interfacciarsi con tre o quattro altri sistemi di back-end. Estrarre dati da questi sistemi per fornire un'analisi predittiva o persino per eseguire una chiusura puntuale si rivela essere un'operazione lineare e riduttiva. Pertanto mentre il Finance affronta diversi passaggi nel processo di acquisizione dei dati, questi ultimi vengono trasferiti più volte tra vari sistemi, pregiudicandone la qualità. Anche dopo la chiusura contabile, il Finance deve ristrutturare nuovamente i dati per renderli utilizzabili e comprensibili ai manager e al CdA.

L'impatto a valle sulla pianificazione

Anche le aziende che usano soluzioni cloud moderne di pianificazione per le previsioni, il budget e la modellazione di scenari ipotetici possono vedersi ridurre il potenziale e il ROI dei loro investimenti a causa di questi sistemi obsoleti manuali e non flessibili. Una mancanza di dimensionalità, del contesto e di granularità intorno ai dati si traduce in una mancanza di informazioni.

Un accesso non immediato ai dati può compromettere gli sforzi compiuti per creare un ambiente di pianificazione costante. Alcuni ambienti sono ostacolati da consolidamenti separati e riconciliazione dei conti. Può anche capitare che le aziende utilizzino vecchi strumenti di BI, che aggiungono ulteriori livelli di separazione dei dati.

Come si manifestano queste sfide? Da un lato i dati riassuntivi limitano la dimensionalità rispetto a quelli effettivi, che a loro volta impediscono di penetrare a fondo nelle transazioni di base, che potrebbero aiutare a spiegare il motivo dietro ai numeri. 

Non solo questo restringe le informazioni, ma può anche portare a livelli diversi di comprensione a persino a interpretazioni diverse della verità. In un'epoca in cui l'agility è tutto, comprensioni contradditorie di ciò che sta accadendo in azienda possono solo ritardare l'acquisizione delle informazioni.

Patrick Hoynes, Director of Accounting and Reporting in Workday, ricorda le proprie sfide nel Finance presso un precedente datore di lavoro che faceva affidamento su un ambiente ERP superato e inflessibile. "Era una magnifica azienda con persone fantastiche, ma faticavamo ad arrivare al "perché" rapidamente," ricorda Hoynes. "Avevamo persone che inviavano report da 40 Paesi in ogni parte del mondo. Quindi quando si voleva capire cosa stava accadendo in una determinata area, a volte occorreva chiamare qualcuno che magari stava dormendo. Per noi era davvero difficile ottenere una risposta in tempi rapidi."

Hoynes sostiene che se la sua azienda allora avesse avuto un sistema cloud di gestione finanziaria, il team contabile avrebbe potuto accedere immediatamente alla radice del problema per vedere da cosa si generavano tali cifre. "Avremmo potuto ottenere quelle informazioni in modo molto più efficace", ha dichiarato.  

Un unico modello di dati condivisi per tutti

"Il problema è ottenere l'accesso ai dati giusti al momento giusto", afferma Hoynes, ripetendo quello che è diventato un grido che tutti i team di contabilità e di FP&A ripetono ovunque. "Con sistemi separati e disconnessi non è possibile rispondere a questa esigenza." 

Che cosa serve? Un unico modello di dati condivisi tanto per cominciare. Secondo Accenture, il 99% dei CFO desidera usare dati in tempo reale per evitare i rischi, ma solo il 16% afferma di essere in grado di accedere a tali dati nella misura necessaria. Il 68% ritiene che sarà necessario un modello finanziario in tempo reale, che sia in grado di gestire l'AI, il machine learning e i dati in tempo reale e diversificati, per poter prendere decisioni aziendali migliori basate sulla pianificazione predittiva e sulle previsioni.

Arrivarci non è difficile come sembra. Applicazioni cloud di gestione finanziaria moderne come Workday Financial Management forniscono quell'unica fonte di informazioni per tutti i sistemi su cui si basa un'azienda. Questo core unificato è progettato per portare tutto (transazioni finanziarie e relative alla forza lavoro, dati di terzi e di vecchie applicazioni, budget e piani, dati di benchmarking e altro ancora) in un unico sistema che fornisce l'accesso alle applicazioni praticamente a qualunque livello di granularità. 

Sono buone notizie per le aziende contabili che cercano di semplificare i loro processi, i team Finance che intendono impegnarsi in analisi più accurate degli scostamenti o i team FP&A, che desiderano visualizzare i dati più recenti in tempo reale, in modo da poter comprendere i fattori determinanti per il business e modellare piani più predittivi e precisi. Quando tutti questi team prendono le notizie da un sistema sempre attivo, nativo in cloud, con un nucleo di dati unificati, quelle informazioni così necessarie sono ottenibili con pochi clic.

Nessuna azienda può permettersi i ritardi causati da sistemi ERP legacy e archivi di dati non comunicanti tra loro. Non si possono permettere ritardi nell'acquisizione delle informazioni di cui necessitano per prendere decisioni puntuali e con fiducia per l'azienda e nell'effettuare previsioni predittive ed accurate. Non si possono permettere di traghettare le loro aziende verso l'agility quando nel frattempo restano ancorate da sistemi e flussi operativi che continuano a farle restare indietro.

Per saperne di più guarda questo webinar on-demand: Workday Financial Management: quando i vecchi ERP non ce la fanno più.