Nozioni di base: che cos'è un sistema di gestione del capitale umano (HCM)?

Questo blog fa parte di una serie di articoli che illustrano le tecnologie utili alle aziende per la gestione finanziaria e delle risorse umane.

Il mondo del lavoro sta attraversando una fase di profondo cambiamento. Tutto sta cambiando in continuazione: modalità, tempi e luoghi in cui si lavora. 

La forza lavoro di oggi include persone di cinque generazioni, con diverse esigenze e attese rispetto al lavoro. L'organico è più variegato che mai, con collaboratori a tempo pieno, su base oraria, collaboratori esterni e a contratto. Nell'era della digital economy, le skill sono diventate la nuova valuta di scambio. Più una skill è rara, più è alto il suo valore. 

Nel contempo le persone si aspettano di più dal lavoro, la sola busta paga non è sufficiente. Questo nuovo mondo del lavoro, con un nuovo organico e un nuovo contratto sociale tra lavoro e lavoratori richiede nuovi metodi di gestione del capitale umano.

In questo post parliamo della gestione del capitale umano e della sua importanza per le aziende. Forniamo anche risposte a domande sull'HCM, spiegando come la tecnologia possa migliorare la gestione del capitale umano e i risultati aziendali, contribuendo a promuovere l' agilità organizzativa.

Che cos'è la gestione del capitale umano (HCM)? 

Nel senso più stretto del termine per HCM si intende il lavoro, svolto dal team HR dell'azienda, di gestione, selezione e sviluppo del personale. Ma l'HCM non è una prerogativa solo della funzione HR, bensì coinvolge i people manager dell'intera azienda in svariati aspetti: pianificazione della forza lavoro, offerta di opportunità di formazione e creazione di una cultura diversificata e inclusiva, per citarne solo alcuni. Dato che un organico soddisfatto e coinvolto è fondamentale per il successo di un'azienda e contribuisce ad attrarre talenti di qualità, le aziende più lungimiranti considerano l'HCM come un aspetto strategico. 

In passato, si pensava che il personale andasse "gestito". Oggi, nelle aziende all'avanguardia, l'HCM è inteso come qualcosa in grado di aiutare le persone a dare il meglio, a essere più produttive e più coinvolte nella mission aziendale. In una cultura che sa mettere le persone al primo posto, anche l'HCM considera i dipendenti come l'asset aziendale più prezioso. Questo approccio si fonda su validi motivi: Secondo molte ricerche, poter contare su un organico soddisfatto, più preparato e diversificato offre sempre risultati migliori. Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale implementare pratiche di gestione del capitale umano ottimali.

Perché l'HCM è importante per il successo del business?

La gestione del capitale umano è importante perché le persone rappresentano il cuore di ogni azienda e la sua capacità di innovare e competere. Un approccio efficace all'HCM consente alle aziende di acquisire i migliori talenti, di massimizzarne il potenziale e di formarli ulteriormente per garantire un successo a lungo termine. Gli executive team (tra cui rientrano le figure di CEO, CFO e COO) delle aziende innovative considerano i responsabili risorse umane (quali il CHRO - Chief Human Resources Officer) come partner strategici in grado di contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali con una leadership efficace. 

Per riassumere, l'HCM è importante per:

• Ricercare, assumere e trattenere i migliori talenti.
• Inserire i talenti in azienda.
• Creare un'atmosfera inclusiva, diversificata e capace di produrre risultati significativi.
• Offrire scelte di avanzamento della carriera tramite esperienze di learning personalizzate, opportunità di mentoring e visibilità dei percorsi professionali.
• Consentire ai dipendenti di esprimere al meglio il loro potenziale.
• Promuovere un ambiente di lavoro equo.
• Garantire la conformità con i requisiti legali e normativi.
• Retribuire adeguatamente il personale.

Che cos'è il software di gestione del capitale umano?

Il software di gestione del capitale umano supporta tutti gli aspetti della gestione del capitale umano eliminando i processi manuali. Questo software può integrare la pianificazione, la gestione e gli analytics dei talenti in un unico sistema, per consentire alle aziende di aiutare le persone a esprimere tutto il loro potenziale, oggi e in futuro. Il miglior software HCM consente a un'azienda di gestire in modo efficace i processi HCM e di supportare la forza lavoro in modo più rapido, intelligente e agile che mai. 

Il software di gestione del capitale umano di Workday è un sistema all-in-one. Anziché avere applicazioni separate per la gestione dei talenti, per gli analytics sull'organico e così via, Workday Human Capital Management integra tutte queste funzioni in un unico sistema. Inoltre il software HCM può aiutare le aziende nella pianificazione delle nuove assunzioni, condividendo informazioni con altre applicazioni aziendali come le soluzioni di payroll o di gestione finanziaria. Il software HCM può essere acquistato da solo o come parte di una soluzione enterprise completa.

In che modo un sistema HCM favorisce il successo dei dipendenti?

Oggi i cambiamenti nel mondo del lavoro, le nuove tecnologie e le esigenze delle nuove generazioni stanno trasformando il modo in cui le persone lavorano e il modo in cui le aziende operano e coinvolgono i dipendenti. Di conseguenza le aziende stanno reinventando la gestione delle performance, concentrandosi sui contributi futuri anziché su quelli passati. 

La soluzione HCM cloud di Workday è stata creata per adattarsi a questi cambiamenti, agevolando il rendimento e il successo dei dipendenti in diversi modi:

• Contributi: grazie all'aggiunta degli obiettivi in un sistema HCM, i dipendenti possono comprendere meglio i loro obiettivi e le aspettative e tenere traccia facilmente dei risultati raggiunti nel sistema.
• Capacità: le informazioni raccolte dai sistemi HCM come Workday consentono ai dipendenti di comprendere i loro punti di forza e le aree di miglioramento, sulla base dei feedback di manager e colleghi. A uno stadio più avanzato, le applicazioni di learning (come Workday Learning) possono consigliare i contenuti importanti per contribuire all'acquisizione di determinate skill o per preparare i dipendenti a un nuovo ruolo.
• Carriera: secondo il report 2019 Deloitte Global Human Capital Trends 404, il motivo principale che spinge i dipendenti a dare le dimissioni è l'impossibilità di imparare e crescere. Per aiutare i dipendenti a scegliere le prossime opportunità o a crescere professionalmente, un sistema HCM come Workday può mostrare i percorsi professionali di altri dipendenti che hanno svolto mansioni simili. I dipendenti possono conoscere il percorso professionale dei loro colleghi e mentori nell'azienda, per individuare possibili opportunità di crescita e sviluppare una carriera agile e in costante apprendimento.
• Connessioni: approfondire le relazioni con i colleghi è fondamentale per promuovere l'employee engagement e ottenere risultati operativi. Grazie a un sistema HCM come Workday, i dipendenti possono creare network interni con i colleghi o trovare mentori in possesso delle skill e dell'esperienza necessarie per sviluppare le loro carriere e migliorare la comprensione delle loro mansioni.
• Retribuzione: i dipendenti si aspettano un grado di retribuzione adeguato. La funzionalità di retribuzione nei sistemi HCM come Workday consente ai manager di ottenere insight sulle performance e di fare confronti nel team per garantire retribuzioni eque.

Quali sono le priorità della funzione HR?

Nelle aziende moderne, la funzione HR si pone, tra le altre, le seguenti priorità:

• Acquisizione di talenti. L'HCM ha un ruolo importante nel processo di selezione del personale. Consente ai responsabili HR di selezionare le persone idonee per le varie posizioni.
• Ricerca di skill che scarseggiano. Molte aziende sono nel pieno di un processo di digital transformation, pertanto hanno bisogno di nuove skill e nel nostro mondo in rapida evoluzione devono trovare persone in possesso di queste skill o disposte a riqualificarsi in tempi molto brevi. Ad esempio, disporre di una raccolta di skill basata sul machine learning, come Workday Skills Cloud, aiuta le aziende a filtrare, interpretare e correlare i dati delle competenze professionali. Questa funzionalità consente alle aziende di ottenere una miglior comprensione delle skill di cui dispongono, individuando gli skill gap e creando piani per le esigenze attuali e future.
• Favorire lo sviluppo dei talenti. Le aziende devono essere consapevoli che il cambiamento diventerà una costante e che le skill e i ruoli oggi più richiesti potrebbero non esserlo più fra appena qualche anno. Per gli HR manager, la capacità di utilizzare nuovi strumenti e tecnologie e la flessibilità cognitiva per gestire il cambiamento costante sono competenze essenziali della forza lavoro del futuro. Nella maggior parte delle aziende, ora è normale offrire un'employee experience personalizzata, sia in termini di training che di apprendimento. Per impegnarsi e crescere all'interno dell'azienda, i dipendenti devono avere visibilità sulle mansioni adatte alle loro capacità, ai loro interessi e ai loro curriculum. I sistemi HCM possono consentire l'accesso a informazioni che aiutano i dipendenti a tracciare un percorso di carriera, connettersi con altri dipendenti che hanno rivestito le stesse mansioni e individuare sbocchi professionali e opportunità di formazione. Le aziende che saranno in grado di prosperare sono quelle che si stanno già preparando oggi per consentire ai dipendenti di sviluppare nuove skill ed estendere le loro competenze.
• Rilevamento degli skill gap. Grazie a sistemi HCM con machine learning incorporato come Workday, le aziende possono analizzare i set di dati, quali le valutazioni di performance e le cronologie lavorative, per scoprire i punti di forza e le skill o le esperienze mancanti nell'intera azienda. Grazie agli insight sugli skill gap le aziende possono intervenire tempestivamente con programmi di training mirati e piani di sviluppo personalizzati, per una rapida riqualificazione dell'organico.
• Decisioni migliori. Le aziende devono accedere ai dati giusti al momento giusto. Inoltre, a causa della quantità sempre crescente di dati disponibili, le aziende necessitano di un orientamento per l'interpretazione dei dati. L'augmented analytics, supportato dal machine learning e dall'intelligenza artificiale, individua pattern e trend nei milioni di dati generati da un'azienda. Da questi pattern le aziende possono ottenere insight basati sui dati relativi a diversi aspetti, tra cui employee experience, diversity, inclusione e senso di appartenenza. I sistemi HCM più avanzati formulano anche consigli sulle misure da prendere, in un linguaggio semplice.

Come evolve il ruolo dell'HR?

In passato la funzione HR era spesso associata a compiti amministrativi come la raccolta, classificazione e archiviazione di documenti e la definizione e implementazione di regole aziendali. Oggi l'HR si sta trasformando. Nel mondo di oggi, che si evolve a un ritmo senza precedenti, le funzioni HR vanno ormai oltre le responsabilità tradizionali. Ecco le sette caratteristiche principali di un buon HR manager:

• Partner strategico. La funzione HR contribuisce allo sviluppo e al successo di business plan e obiettivi e l'organico dell'azienda è oggi un componente strategico nel successo dell'attività.
• Esperto in acquisizione di talenti. Oggi gli HR manager contribuiscono all'employer branding per attrarre i talenti e promuovere l'ambiente di lavoro della propria azienda.
• Esperto in benefit e retribuzioni. I benefit e la retribuzione sono essenziali per attrarre e mantenere i talenti chiave. I dipendenti cercano un grado sempre maggiore di flessibilità in termini di benefit, gratifiche, orario lavorativo e così via. I team HR funzionali registrano queste esigenze e innovano in questo campo.
• Sostenitore della formazione. Oggi i dipendenti vogliono continuare a sviluppare skill e capacità: il team HR ha un ruolo importante nella promozione della formazione continua ben oltre il training iniziale dei neoassunti.
• Sostenitore dei dipendenti. La funzione HR definisce la cultura aziendale e un ambiente in cui le persone si sentono incluse, valorizzate e messe in grado di dare il meglio.
• Leader del cambiamento. I responsabili HR di oggi spesso portano avanti iniziative per favorire il cambiamento all'interno dell'azienda e operano per ridurre al minimo eventuali resistenze.
• Leader della conformità. Gli ambienti di lavoro sono governati da una vasta gamma di leggi e normative per la privacy, la forza lavoro e le assunzioni; la gestione del capitale umano è fondamentale per consentire all'azienda di restare al corrente ed essere sempre conforme alle normative nuove e in continua evoluzione, quali la GDPR) European Union's General Data Protection Regulation).

Qual è il vantaggio di avere un software HCM?

Le aziende implementano i software HCM per migliorare l'efficienza, la pianificazione e l'agilità e per promuovere un'employee experience migliore. Ad esempio, Norconsult, una delle aziende di consulenza multidisciplinari leader dell'area Scandinava per la pianificazione sociale, la progettazione e l'architettura, ha oltre 3.800 dipendenti e 97 uffici in quattro continenti. In passato Norconsult aveva più sistemi HR e non poteva contare su un'unica fonte di dati HR: c'era una fonte di dati per la gestione delle performance, un'altra per la selezione del personale e un'altra ancora per la formazione, diverse anche a seconda del paese. A causa di questa distribuzione, in certi casi l'aggregazione dei dati necessari poteva richiedere settimane. Quanto alla gestione dei talenti, Norconsult utilizzava fogli di calcolo per abbinare le skill dei dipendenti e le skill richieste nell'intera azienda. Questo processo richiedeva molto tempo ed era inefficiente. 

Spostando i dati HR in Workday, un unico sistema per la gestione del capitale umano, Norconsult ha ottenuto l'accesso in tempo reale a dati affidabili e visibilità sulle skill disponibili o necessarie nell'intera azienda. In altri termini, per le aziende che vogliono prepararsi ad affrontare le sfide di un mondo che cambia, disporre di un software HCM è un must.