中小企業の成長を後押しする人事業務のアウトソーシング

中小企業は人事業務において、それぞれ固有の課題に直面しています。多くの場合、経営幹部、エグゼクティブ、人事部門リーダーは、コンプライアンス要件、 人事管理の複雑さ、ビジネス成長の促進など、さまざまな課題への対応で身動きが取れなくなっています。こうした経営上の優先事項に時間を割いた結果、実はさらに重要な、戦略的イニシアチブに取り組んで組織を前進させることは、つい後回しになります。

ただし中堅企業では多くの場合、人事業務を習熟人財雇用組織 (PEO) にアウトソーシングすることにより、このような問題を解決できます。

最近公開されたレポート『Rethinking HR Outsourcing: How Midmarket Employers Can Reduce Risk, Support Talent, and Grow the Business with a PEO』では、人事業務のアウトソーシングが企業にもたらすメリットを明らかにしています。Insperity 社からの委託により Lighthouse Research & Advisory 社が作成したこのレポートで、中堅企業に役立つインサイトが紹介されています。同レポートによると、中堅企業は人事業務をアウトソーシングすることにより、組織が抱える最大の課題を克服し、持続可能な成長への道筋を築くことができます。

習熟人財雇用組織とは？

習熟人財雇用組織 (PEO) は、人事業務のサポートを、特に中小企業において包括的に引き受ける組織です。PEO は共同雇用主として主要な人事実務を担います。具体的には、給与の支払い、給与関連税の申告・納付、PEO が提供する福利厚生の適用などです。PEO はパートナー企業のプロセスを効率化して人事業務を最小化するため、中小企業は社内に人事担当者を配置する必要性を低減できます。

また、複雑な人事制度や状況に取り組む中堅企業にとって、人事業界に精通した専門家の支援の効果は絶大です。PEO は柔軟な対応が可能な上に拡張性が高いので、どのような成長段階にある企業に対しても、費用対効果が高い方法で、その企業の人事業務のニーズを満たすことができます。PEO と提携し、人事業務をアウトソーシングすることにより、企業は戦略的な優先事項に多くの時間を割くことができます。

人事課題の解決における PEO の役割

中堅企業の多くは成長段階にあるため、人事業務を常に最優先するというのは現実的ではありません。人事業務をアウトソーシングすることにより、中小企業は中核的な事業に注力できる上に、人事という重要な業務は効果的な運用が見込めるので、安心できます。中小企業が PEO を活用することで解決できる主な課題とは、以下の 3 つです。

1.人事コンプライアンスに対応する

中小企業の人事部門リーダーが抱える最も大きな課題の 1 つは、雇用法や就業規則に対するコンプライアンスの管理です。レポートによると、常に先を見据えて人事コンプライアンスに対応している組織は 49% にとどまっています。残りの 51% の組織は問題が発生してから対応しており、さらに深刻なのは、対応が遅れていることに気づいてもいないケースがあることです。このような場合、企業は法的リスクや財務リスクに直面します。

PEO は適切な人事インフラやコンプライアンス関連のサポートを提供することにより、企業が規制の変化に先手を打ち、致命的な判断ミスを回避できるよう支援します。雇用やコンプライアンス関連の業務をアウトソーシングし、人事コンプライアンスのサポートを得ることにより、企業は不安を解消し、より影響力の大きいオペレーションに注力することができます。 

2.人事部門が戦略的イニシアチブに取り組む時間を確保する

中堅企業の人事部門リーダーは、給与計算の処理、福利厚生の管理、応募者の追跡など、事務作業で身動きが取れなくなっている場合が少なくありません。そのためリーダーシップ チームは、人事部門を戦略を担うチームではなく、事務処理を行うチームだと考えている可能性があります。実際、人事部門リーダーの 10 人中 7 人近くは、人事部門がそのように認識されていると述べています。

定型業務をアウトソーシングすることにより、人事部門リーダーは、ワークフォース プランニング、顧客サービス、リーダーシップ育成など、より戦略的な活動に軸足を移すことができます。このような変革は、組織内における人事部門の役割を高めるだけでなく、企業が長期的な成長を実現する可能性を高めます。

3.増大するワークフォースの要望に対応する

社員の期待が進化し続ける中、人事部門はサービスをレベルアップすることが求められています。しかし多くの人事部門はすでに身動きが取れない状態にあり、増大する要望への対応に苦慮しています。人事部門リーダーや給与計算リーダーの半数近くは、給与計算の対応に苦慮していると述べており、この傾向が収束する兆しは見られません。

このような負担は、人事業務を PEO にアウトソーシングすることで軽減できます。人事業務を代行する企業は、ワークフォースの要望を効率的に満たすために必要となる専門的な管理ツールやリソースを提供します。社員の管理、福利厚生プランの支援、給与計算、給与税の納付など、日常的な人事業務を PEO が処理することにより、社内チームは意欲の高い生産的なワークフォースを育成することに注力できます。

中堅企業にとって重要なポイント

特定の人事業務をアウトソーシングすることを検討する際は、人事部門全体に及ぶ潜在的な影響を理解することが重要です。先述のレポートで、中小企業の人事業務を代行企業にアウトソーシングするメリットについて重要なインサイトをいくつか提供しています。

• 成長の加速: データによると、人事業務のアウトソーシングを使用している企業の 85% は、使用していない企業よりも成長率が高くなっています。このように成長率に差がつく背景として、業務の効率化、優れた人財管理、主要なビジネス目標に専念できる環境などが挙げられます。
• 人事コンプライアンスの改善: PEO は人事規制への対応をサポートするため、企業は致命的な判断ミスを犯すリスクを軽減できます。このようにリスクを軽減するための支援は、間接的ながら、社員のストレスを軽減することにもつながります。
• 社員エンゲージメントの強化: PEO と提携している企業は、社員満足度や定着率が高いことが報告されています。事務作業をアウトソーシングすることにより、人事部門は優れたエンプロイー エクスペリエンスの創出に多くの時間を割くことができます。
• コスト効率の向上: 人事業務のアウトソーシングは、業務の効率化やコスト削減にもつながります。企業は人事プロセスを合理化し、人事ベンダーを統合し、社内の人財やコンサルタントの人数を削減することで、人事のニーズを管理することができます。つまり、これまで人事業務を担当していた人財を、より戦略的な取り組みに振り向けることもできるのです。

まとめ

急速に変化する環境で常に先を見据えて行動するには、適応力が必要になります。PEO に人事業務をアウトソーシングすることにより、中堅企業は競合する大企業よりもすばやく変化に対応できます。コンプライアンス対応、人財管理など、人事業務をアウトソーシングすることにより、企業は主要なオペレーションに注力し、戦略的な成長を促進し、意欲の高い生産的なワークフォースを構築できます。

レポートで指摘されているように、企業は Insperity 社のような PEO と提携することで、人事の課題を克服し、雇用関連のリスクを軽減し、成長を加速することができます。人事業務のアウトソーシングが中小企業にもたらすメリットの詳細については、レポートの全文をご覧ください。