De belangrijke rol van de CFO bij continue planning

In het steeds complexere zorglandschap moeten financeteams een evenwicht vinden tussen de eisen op korte termijn en de doelstellingen op langere termijn. De sleutel tot veerkracht schuilt in het hebben van inzicht, continue planning en het vermogen om iedereen binnen de organisatie te voorzien van data en inzichten.

De rol van de CFO wordt steeds strategischer. Tools voor datagedreven besluitvorming stellen organisaties in staat om te plannen, van koers te veranderen en strategische samenwerkingen te ontwikkelen. Dit alles ondersteunt continuïteit en veranderingen in de zorgsector. 

De strategische rol van de CFO

Financeleaders zijn strategische partners geworden en geven de organisatie inzicht in pijnpunten, klinische perspectieven, personeelszaken en de toeleveringsketen. Vooral in tijden van onzekerheid wordt het voor de zakelijke én de klinische kant van de gezondheidszorg steeds belangrijker om nauw samen te werken en inzichten te delen. Zo kan bijvoorbeeld aan de hand van data worden bepaald of dure apparatuur tot betere resultaten voor patiënten leidt. Dit zorgt voor betere afstemming van kosten, kwaliteit en resultaten. Met de input van de CFO kunnen klinische teams aan de hand van deze informatie datagedreven beslissingen nemen over de uitgaven in de gezondheidszorg. Zo zijn organisaties beter voorbereid op het onverwachte.  

Kostenbeheer en datagedreven besluitvorming mogelijk maken

Door het opbouwen van sterke relaties met de rest van de organisatie ondersteunen financeleaders de besluitvorming, wat bijdraagt aan betere financiële en patiëntgebonden resultaten. Om dit te realiseren hebben finance- en planningsafdelingen tools en technologieën nodig om data te verzamelen en gemakkelijk te delen. Met deze data krijgen klinische teams inzicht in de status quo en kunnen ze verbeteringskansen identificeren, risico's blootleggen en plannen voor de toekomst. 

Een dynamisch systeem met één gebruikerservaring, gedeelde workflows en één set realtime data voor elk onderdeel van de organisatie biedt nauwkeurige inzichten en maakt data beter beschikbaar. Met data en rapportages op één platform hoeft IT minder tussen te komen bij rapportages of analyses, wat de efficiëntie verhoogt en de totale kosten verlaagt. Andrew Schmidt, System Director of Financial Planning bij Fairview Health Services, zegt: "Met de robuuste rapportagefuncties van Workday Adaptive Planning kunnen we data op afdelingsniveau in de OfficeConnect-interface slepen en op elk moment unieke rapporten creëren, zonder handmatig spreadsheets toe te voegen of IT-tickets in te dienen."

Onafhankelijkheid en efficiëntie zijn essentieel wanneer het op planning aankomt. "Met Workday Adaptive Planning konden we het onkostenproces automatiseren, waarbij de gevolgen van eventuele veranderingen direct inzichtelijk worden. Vroeger verliep dit handmatig, wat erg foutgevoelig was", zegt Schmidt. Door het integreren van data over kosten, klinische technologie en meer in de planning ziet iedereen in een oogopslag de gevolgen van klinische keuzes op financiën en resources. 

Tijdige rapportages ondersteunen ook snellere besluitvorming. Volgens Anthony Mascitti, CIO bij ApolloMD, heeft een gestroomlijnde en geïntegreerde rapportagefunctionaliteit positieve gevolgen voor de organisatie. "We hoeven niet maandenlang op rapporten te wachten", zegt Mascitti. "Zelfs geen weken of uren. Om belangrijke beslissingen te ondersteunen hebben we realtime toegang tot onze metrics. Cloudoplossingen bieden iedereen de inzichten die ze nodig hebben."

Samenwerken in tijden van crisis

Een goede samenwerking tussen finance- en planningsteams en de rest van de organisatie vraagt om optimale toegang tot data en betere systemen voor zorgverlening. Dit vraagt weer om een technologiepartner die flexibel is en proactieve verandering ondersteunt. Rob McMurray, CFO bij ChristianaCare, vertelt hierover: "Workday heeft ons getoond wat een partnership echt inhoudt. Zo hebben ze laten zien over uitgebreide branchekennis te beschikken, wat ons tijd bespaart. Die tijd kunnen we dan besteden aan planning, uitvoering en analyse."

Met een holistisch kijk op finance, HR en de toeleveringsketen kunnen organisaties een effectieve planningsstrategie ontwikkelen en plannen voortdurend aanpassen voor betere resultaten. Zo bleef een zorgverlener uit de Workday-community bijvoorbeeld wendbaar aan het begin van de COVID-19-uitbraak door het aanpassen van de strategie met behulp van Workday Adaptive Planning. Ze konden ze snel overgaan naar rollende forecasts en hun plan omzetten in een COVID-19-plan per regio en kostenplaats.

Kevin Kain, Director of Financial Planning and Operational Analysis bij ChristianaCare, benadrukt de waarde van goede samenwerking bij hun vermogen om door de COVID-19-pandemie navigeren. Hij zegt: "Een paar maanden nadat we live gingen met ons jaarlijkse budgetteringsproces in Workday, schakelden we in slechts vier dagen over naar maandelijkse forecasting, zodat we de impact van COVID-19 op onze activiteiten en patiëntenzorg beter konden beheren. Enkele weken later modelleerden we drie scenario's voor het managementteam, om hen beter te helpen met hun beslissingen."

Met wendbare planning kunnen organisaties zelfs in de meest onzekere tijden vooruitkijken. Terwijl de gezondheidszorg continu verandert, biedt flexibele technologie de benodigde basis om de organisatie te beschermen, vooruit te helpen en te laten groeien. 

Lees voor meer informatie dit HFMA-rapport en ontdek hoe meer inzicht in de hele onderneming zorgt voor betere resultaten.