Val niet in de 'acceleration gap' - zorg dat uw organisatie continu kan bijsturen

Men zegt dat snelheid een belangrijke factor is in het bedrijfsleven. Dit zien we op dit moment des te meer: het bedrijfsleven gaat steeds sneller nu bedrijven plannen voor de wereld na COVID-19. De trends van vandaag worden de disrupties van morgen: disrupties die uiteindelijk zullen leiden tot nieuwe manieren van werken.

De vraag is: wanneer het moment van disruptie aanbreekt (en daarover bestaat geen twijfel), waar en wanneer begint u dan uw transformatie? En wat zijn de gevolgen als dit niet snel genoeg gebeurt?

Maak kennis met de 'acceleration gap'

Veel bedrijven proberen deze vragen te beantwoorden. Veel organisaties komen tot het besef dat er een kloof bestaat tussen het tempo van verandering en hun vermogen om erop in te spelen. Workday noemt dit de 'acceleration gap', de acceleratiekloof. Die was al voor de pandemie in opkomst, maar het afgelopen jaar heeft het reactievermogen van elke organisatie echt op de proef gesteld. 

Zo ziet de C-suite dat deze acceleratiekloof echt bestaat:

• 63% zegt dat hun processen en uitvoering te langzaam zijn.

• 80% zegt dat het te lang duurt om beslissingen te nemen.

• 74% zegt dat ze niet zijn voorbereid op wat er komen gaat. Ze weten dat om- en bijscholing belangrijk is, maar slechts 10% is klaar om actie te ondernemen.

• 75% zegt dat ze vastzitten in operationele silo's die hun snelheid vertragen.

• 67% zegt dat ze terrein aan het verliezen zijn. Ze geloven dat ze irrelevant zullen worden als ze zich niet aanpassen.

De kloof overbruggen

Het goede nieuws is dat veel van onze klanten de acceleratiekloof al hebben overbrugd. Dit hebben ze onder meer gerealiseerd door het transformeren van:

• Financiële planning naar bedrijfsbrede planning.

• Jaarlijkse planning naar continue planning (waarbij de plannen altijd actueel zijn).

• Een point-in-time-strategie (die al snel achterhaald is) naar een strategie van continu bijsturen.

Om het tempo hoog te houden hebben deze organisaties een continu planningsproces op basis van rolling forecasts en what-if-scenario's geadopteerd. Op ons flexibele platform modelleren ze bovendien meerdere what-if-scenario's, niet alleen voor operationele planning, maar ook voor personeels-, verkoop- en vraagplanning.

Voortdurend bijsturen om plannen om te zetten in actie

Bedrijven moeten naast continue planning zorgen voor wendbare processen. Zo kunnen ze dynamisch plannen opstellen, die plannen direct uitvoeren, de resultaten analyseren en vervolgens de plannen aan de nieuwe omstandigheden aanpassen. Door voortdurend bij te sturen werken bedrijven continu aan verbeteringen door:

1. Het hebben van inzicht in de prestaties en mogelijkheid om direct actie te ondernemen (analyseren).

2. Deze analyses te gebruiken als uitgangspunt voor de planning (plannen).

3. In nauwe samenwerking deze plannen ten uitvoer te brengen (uitvoeren).

Vooruitstrevende CFO's zijn al voortdurend aan het bijsturen. Voor de meeste financeleaders is de mogelijkheid om hun plannings- en rapportageprocessen continu bij te sturen essentieel om de wendbaarheid van de organisatie te verbeteren. Al vóór de pandemie kozen bedrijven voor continue in plaats van jaarlijkse planning, met als doel wendbaarder te worden dan met jaarplannen mogelijk zou zijn. Dat komt omdat een continu planningsproces financeteams de mogelijkheid biedt om snel en effectief te reageren op veranderingen in de markt en de bedrijfsvoering.

Verouderde ERP's verbreden de kloof

Om voortdurend bij te sturen is een 'single source of truth' met gedetailleerde, nauwkeurige en tijdige data essentieel. Dit wordt bij Workday de intelligente datakern genoemd. Met deze intelligente datakern hoeft u niet langer gebukt te gaan onder de (on)mogelijkheden van een legacysysteem voor enterprise resource planning (ERP). Zo kijkt het oude ERP-model terug op historische data: de focus ligt op het analyseren van gebeurtenissen in het verleden. Dit model vertrouwt op silo's, verouderde data en achterhaalde processen die niet aansluiten bij de huidige behoeften van een organisatie. Maar al te vaak maken bedrijven de fout dat ze hun oude ERP-systeem naar de cloud overzetten, waardoor ze de voordelen van een echt 'cloud-native' systeem mislopen. Ze weten ook dat de acceleratiekloof alleen maar groter wordt als ze vasthouden aan legacysystemen.

Bij organisaties die hebben geïnvesteerd in een moderne cloud-based planningsoplossing voor forecasting, budgettering en modellering van 'what-if'-scenario's wordt het potentieel van deze investeringen afgezwakt door de legacy-ERP-systemen die ze gebruiken. Een gebrek aan dimensionaliteit, dus onvoldoende context en details rond de data, leidt tot een gebrek aan inzicht. Het niet beschikken over voldoende toegang tot data zal de inspanningen om sneller en beter te kunnen bijsturen dwarsbomen.

Snellere cycli van plannen, uitvoeren en analyseren

Hier komt één moderne enterprise cloudomgeving om de hoek kijken. De Workday Enterprise Management Cloud brengt bijvoorbeeld finance, kostenbeheersing, HR, planning en analytics samen in één systeem. En het is het fundament van digitale acceleratie voor organisaties die inzien dat ze het tempo moeten opvoeren.

Met deze moderne enterprise management cloud kunnen uw teams voortdurend bijsturen als er dingen veranderen, met één systeem voor het plannen, uitvoeren en analyseren van elk aspect van de business. Met continue planning kunt u anticiperen op meerdere scenario's wanneer de situatie snel verandert. Deze plannen worden direct omgezet in actie, waarbij mensen en resources op elkaar worden afgestemd om de beste resultaten te behalen. En analytics op basis van machine learning signaleren wanneer u van koers moet veranderen en wat uw volgende plan moet inhouden. Zo blijft u de steeds snellere veranderingen voor.

Sommige van onze klanten die al zijn overgestapt, zien nu al grote resultaten. Zorgaanbieder ChristianaCare stapte bijvoorbeeld in minder dan een week over van jaarlijkse planning naar continue planning, zelfs toen het bedrijf de gevolgen van COVID-19 moest opvangen.

"Ons team kon ondanks de onzekerheid aan het begin van de pandemie snel schakelen", zegt Kevin Kain, Director of Financial Planning & Operational Analysis bij ChristianaCare. "Ons team moest innovatief optreden, snel beslissingen nemen en uiteindelijk de financiële gevolgen van die beslissingen begrijpen. We hebben onze focus snel verlegd van een jaarlijks budgetproces naar een maandelijkse forecast van de lokale cost centers. We moesten ook al onze kosten met betrekking tot COVID-19 en onze opties voor compensatie bijhouden. We konden in vier dagen overstappen."

De conclusie? De bedrijven die zich op transformatiestrategieën richten om de acceleratiekloof te dichten, zijn klaar om hun markt vooruit te helpen. Zij die dat niet kunnen, zullen zich afvragen hoe de concurrentie het wel voor elkaar heeft gekregen.