Wat is xP&A?

xP&A staat voor Extended Planning and Analysis (uitgebreide planning en analyses), waarbij het beste van moderne financeplanning wordt toegepast op alle functies binnen een organisatie. Het begrip is nieuw, maar het concept niet. Bij Workday noemen we het al jarenlang 'bedrijfsbrede planning'.

Financeteams die deze moderne werkwijze van plannen en analyseren al langer toepassen weten dat ze met deze aanpak diverse functies binnen de organisatie kunnen transformeren, waardoor de organisatie flexibeler en strategischer wordt. In de disruptieve tijd van vandaag is dit waardevoller dan ooit.

Het belang van het uitbreiden van de FP&A-praktijken naar andere organisatieonderdelen wordt ook onderkend door Gartner. Zo stelden zij in het rapport 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions: "Tegen 2024 is 70% van financiële planning en analyseprojecten getransformeerd naar 'Extended Planning & Analysis' (xP&A). De scope wordt hierdoor uitgebreid van het financiële domein naar andere gebieden van bedrijfsplanning en -analyse."*

Bij Workday zijn we het ermee eens dat continue, allesomvattende en gezamenlijke planning voor elke functie steeds belangrijker wordt.

We zijn al pleitbezorger van dit concept sinds de eerste dag dat we begonnen te werken aan ons platform voor moderne planning, van financiële planning tot sales, HR en operationele planning. Vandaag de dag worden onze oplossingen voor bedrijfsplanning gekenmerkt door krachtige automatisering, schaalbaarheid, intelligentie, machine learning, een altijd beschikbare cloud en bekroond gebruiksgemak.

Deze vereisten stonden echt centraal bij het ontwerpen van onze planningsoplossingen, naast onze visie dat bedrijfsplanning pas effectief wordt als finance en de operatie op een holistische en naadloze manier met elkaar verbonden zijn.

Extended planning, gedirigeerd door finance

Finance is een natuurlijke eigenaar van bedrijfsdata, dus is het logisch dat finance bedrijfsbrede planning gaat orkestreren. Volgens Gartner is "de finance-afdeling uniek gepositioneerd om initiatieven op het gebied van continue, bedrijfsbrede financiële planning en analyse (FP&A) te sturen. Omdat finance nauw samenwerkt met andere organisatieonderdelen is finance in staat om te zorgen voor hoogwaardige uitkomsten".*

Ook stelt Gartner dat "50% van alle nieuwe projecten op het gebied van financiële planning en analyse (implementaties, upgrades en vervangingen) tegen 2024 zullen worden geleverd door leveranciers van core software voor financieel management, vanwege superieure integratie en productbundeling".*

Superieure integratie is nog nooit zo belangrijk geweest. Voor operations, waar plannen vaker worden vernieuwd en wiens plannen gebaseerd zijn op grotere datavolumes, kan inzicht in de financiële impact van elk scenario de risico's verminderen. Daarnaast kan eenvoudige toegang tot actuele operationele data ook het vertrouwen van de C-suite in prognoses vergroten. En wie heeft er vandaag de dag niet behoefte aan een beetje meer vertrouwen?

Bedrijfsbrede planning op de juiste manier: voldoen aan de behoeften van xP&A

Het uitrollen van bedrijfsbrede planning is geen sinecure en vereist drie fundamentele capaciteiten.

Een flexibel en schaalbaar modelleringsplatform

Modelleurs die werken met traditionele planningssoftware zijn gewend aan beperkingen en weten dat ze soms lang moeten wachten op resultaten. Om dit op te lossen en om modellering op op grote schaal mogelijk te maken hebben we Elastic Hypercube Technology ontwikkeld. Dit is een baanbrekende modelleringsengine waarvoor patent is aangevraagd en die organisaties niet dwingt om compromissen te sluiten of het aantal scenario's te beperken. Voor bedrijfsbrede planning betekent dit dat er modellen gemaakt kunnen worden voor vrijwel elk functioneel gebruik. U kunt modelleren en plannen op werkgroepniveau en deze plannen vervolgens combineren in een uitgebreid, holistisch bedrijfsmodel. Het is modelleren voor de nieuwe wereld van xP&A.

De mogelijkheid om bedrijfsprocessen naadloos te plannen, uit te voeren en te analyseren.

Planning gebeurt niet in een vacuüm, vooral niet in een xP&A-context. Voor echte bedrijfsbrede planning moeten plannen worden geïntegreerd in een uitgebreid beeld van de hele business. Onze planningsarchitectuur stelt elke functie of afdeling in staat om te werken met een eigen planningsversie, terwijl de mogelijkheid behouden blijft om alle stukjes samen te brengen in een holistisch plan. Federatieve planning dus, waarbij een wijziging in één plan automatisch wordt bijgewerkt in alle gerelateerde plannen. Deze architectuur maakt het ook gemakkelijk om planning af te stemmen op de applicaties die organisaties gebruiken om die plannen uit te voeren (zoals oplossingen voor financieel management of Human Capital Management) en om vervolgens de resultaten te analyseren. Bedrijfsbrede planning vereist ook één bron voor waarheid, opdat plannen en applicaties dezelfde gegevens delen tijdens zowel het plannings- als het uitvoeringsproces, net zoals Workday-applicaties dat vandaag de dag doen. Zoals Gartner opmerkt: "Suite-applicaties gebruiken data uit één bron en delen dezelfde metadata en stamgegevens. Dit betekent dat de bedrijfsbrede financiële rapportages en de governance aanzienlijk worden verbeterd." *

Eenvoudige implementatie, eenvoudig te gebruiken

Traditionele planningsplatforms zijn vaak moeilijk te implementeren - en nog moeilijker te gebruiken. Dit heeft ervoor gezorgd dat deze oplossingen beperkt gebruikt worden binnen finance, door slechts een handjevol hoogopgeleide analisten. Om xP&A bedrijfsbreed toe te passen is het belangrijk om te begrijpen dat werkelijk iedereen, in elk bedrijfsonderdeel, plannen maakt. De eerste vereiste is dus dat planning eenvoudig moet zijn. Zo hebben we bij Workday het gebruiksgemak onder meer verbeterd met actieve dashboards. Deze dashboards combineren driver-based planning met interactieve analyses om gebruikers te helpen om de impact van hun wijzigingen in realtime te beoordelen. Daarnaast hebben we het beheerders zo eenvoudig mogelijk gemaakt om vast te leggen welke gebruikers welke data mogen bekijken of bewerken. Zo wordt het voor grote groepen mensen mogelijk om actief deel te nemen aan bedrijfsbrede planning.

De reis naar bedrijfsbrede planning: xP&A in actie

Voor de meeste bedrijven begint de reis naar bedrijfsbrede planning bij finance. Veel bedrijven breiden, na het zien van het succes dat ze daar hebben geboekt, de planning uit naar andere functies, zoals personeelsplanning en salesplanning, waarbij beide plannen zijn verbonden met het overkoepelende bedrijfsmodel. Zo kan elke entiteit en elke functie hun eigen plannen maken en deze plannen naadloos verbinden met een holistisch bedrijfsplan. Dit helpt bij het creëren van een wendbare, concurrerende organisatie waar beslissingen worden genomen op basis van inzicht in plaats van intuïtie.

Uit klantonderzoeken blijkt dat Workday Adaptive Planning-klanten uitstekende voorbeelden zijn van het succesvol toepassen van bedrijfsbrede planning. Zo hebben ze planningsomgeving uitgebreid naar verschillende gebieden, zoals voorraadplanning en productprijsplanning. Vele anderen gebruiken onze oplossing voor workforceplanning om te modelleren hoe het personeelsbestand eruit moet komen te zien, of om een terugkeer-naar-het-werk-strategie te ontwerpen in een tijd van ongekende verstoring.

Neem bijvoorbeeld Rubrik, een snelgroeiende internationale leverancier van cloudoplossingen voor datamanagement en dataprotectie. Rubrik implementeerde Workday Adaptive Planning in eerste instantie binnen finance om de budgettering te stroomlijnen en de kwartaalafsluiting te versnellen. Voortbouwend op dat succes en voor snellere en nauwkeurigere top-line-planning rolde het bedrijf Workday Adaptive Planning ook uit naar sales om boekingen te automatiseren, de capaciteit en productiviteit van verkopers te verbeteren en quota te plannen en te beheren.

Ajay Sabhlok, Vice President IT Business Applications bij Rubrik, noemt xP&A en bedrijfsbrede planning een belangrijke stap voorwaarts.

"Het automatiseren van planning, door het hele bedrijf heen legt een stevige basis voor groei", stelt Sabhlok.

Uiteindelijk is dat waar bedrijfsbrede planning om draait. In een wereld waar de toekomst moeilijk valt te voorspellen is wendbaarheid erg belangrijk. Duizenden Workday-klanten weten het al: het is aan finance om de hele organisatie te laten zien hoe ze kunnen plannen voor alles wat er komen gaat. En of je het nu xP&A, bedrijfsbrede planning of iets anders noemt, één ding is zeker. Het is de toekomst van planning.

*Gartner Magic Quadrant for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions, Greg Leiter, Robert Anderson, John Van Decker, 21 oktober 2020.

Bekijk de demo en zie Workday Adaptive Planning in actie.