Negen manieren om te plannen voor de veranderende wereld van finance.

Financiële forecasting is een essentieel onderdeel van de bedrijfsplanning, waarbij de bedrijfsprestaties uit het verleden en huidige omstandigheden of trends worden gebruikt om voorspellingen te maken voor de toekomst.

Het helpt organisaties om zich voor te bereiden op onzekerheden door te kijken naar de voorspelde vraag voor producten of diensten.

Wanneer financiële forecasting goed wordt uitgevoerd, kunnen organisaties economische verstoringen opvangen, zich aanpassen aan inkomsten- en uitgavenfluctuaties, en van koers veranderen wanneer zich uitdagingen of kansen voordoen. Slecht uitgevoerde forecasting daarentegen kan fatale gevolgen hebben voor uw onderneming.

Lees verder, en ontdek de negen stappen die u kunt nemen om financiële forecasting-processen te implementeren die de bedrijfsstrategie echt sturen.

Stap 1: Bepaal uw definities

Wat is financiële forecasting en hoe past het in de traditionele processen van budgettering en planning? Uitvoerders van financiële planning en analyse (FP&A) gebruiken deze termen op verschillende manieren, dus hier volgen een paar definities ter verduidelijking:

Forecast vs. plan. Een plan verwijst naar een jaarlijkse forecast die wordt opgesteld voor het komende fiscale jaar of kalenderjaar. De term 'forecast' wordt meestal gebruikt voor periodieke toetsing om uw plan aan te passen aan de werkelijke prestaties.

Forecast vs. budget. Een budget is een plan dat aangeeft hoe u bepaalde bedragen wilt gaan uitgeven. Hoewel dit een essentieel onderdeel is van elke forecast, is het slechts één stukje van de puzzel. Een volledige forecast moet ook de verwachte inkomsten, activa, passiva en cashflow omvatten. De meest strategische planners zullen zelfs rekening houden met kritieke prestatie-indicatoren (KPI's).

Stap 2: Modelleer uw inkomsten

Voordat u een uitgebreide financiële forecast kunt maken, moet u een nauwkeurig bedrijfsmodel opstellen. Eén manier om dat te doen is door de inkomsten te modelleren. Een effectief inkomstenmodel moet antwoord kunnen geven op vragen als: 'Welke investeringen zijn er nodig om de inkomsten van volgend jaar met 25% te laten groeien?' Of: 'Als de inkomsten gelijk blijven, op welke programma's moeten we dan bezuinigen om winstgevend te blijven?' Met het juiste model beschikt u over de flexibiliteit om scenario's te testen en aannames te onderzoeken, zodat u deze vragen met vertrouwen kunt beantwoorden.

Afhankelijk van uw bedrijfstak en bedrijfsmodel zullen inkomstenmodellen sterk variëren. Een fabrikant zou bijvoorbeeld variabelen als capaciteit en bezettingsgraad kunnen onderzoeken, terwijl een advocatenkantoor zou kunnen kijken naar cliëntenlijsten en factureringstarieven. Welk soort bedrijf u ook hebt, met het juiste model krijgt u meer grip op de inkomsten, zodat u uw bedrijf verder kunt ontwikkelen.

Een paar veel voorkomende overwegingen:

• Verdiep u in de drijvende krachten. Betwist wat u al denkt te weten. Geef uzelf bij het modelleren van inkomsten de flexibiliteit om uw veronderstellingen te testen en aan te passen, zodat u inzichten kunt krijgen over nieuwe inkomstenbronnen.

• Begin met de relatie tussen prijs en volume. Termen en formules kunnen per bedrijfstak verschillen, maar de meeste modellen komen neer op de relatie tussen prijs en volume, wat een goed uitgangspunt is voor het modelleren van inkomsten.

• Denk aan top-down en bottom-up modellen. De top-down softwaremodellen voor financiële forecasting en planning starten bij het totaaloverzicht omdat deze zijn ingesteld op de markttrends op hoog niveau, terwijl de bottom-up modellen zijn ingesteld op de operationele details van uw bedrijf. Door met beide modellen rekening te houden, kunt u lacunes in uw huidige capaciteiten opsporen en vervolgens die lacunes omzetten in kansen.

Stap 3: Modelleer uw uitgaven

Behalve met het geld dat binnenkomt, moet in uw forecast ook rekening worden gehouden met het geld dat wordt uitgegeven. Houd rekening met deze belangrijke factoren bij het modelleren van uw uitgaven:

• Personeel. Dit is waarschijnlijk uw grootste kostenpost. Als uw organisatie voornamelijk werknemers in loondienst heeft, kunt u een forecast opstellen van de personeelsuitgaven op basis van het aantal werknemers. Als u echter een detailhandelsbedrijf of restaurantketen hebt met een groot aantal uurloonwerknemers, kunt u er de voorkeur aan geven om een forecast op te stellen gebaseerd op ploegendiensten of functies.

• Operationele kosten (operating expenses, OPEX). De operationele kosten hangen vaak nauw samen met het aantal werknemers. Uw kostenmodel moet dat weerspiegelen.

• Kosten van verkochte goederen (cost of goods sold, COGS). U kunt een forecast maken van alle kosten die verband houden met de levering van inkomsten, met inbegrip van arbeid, materialen en overheadkosten.

• Vaste vs. variabele kosten. Om een goed model te kunnen maken, is het van cruciaal belang te begrijpen wat de drijvende kracht achter een uitgave is. Een vaste kostenpost (zoals een datacenter) moet volgens een eigen schema worden gemodelleerd, terwijl een variabele kostenpost (zoals grondstoffen en verpakkingen) volgens een formule kan worden gemodelleerd (bv. als percentage van de totale inkomsten).

• Allocaties. In sommige gevallen zult u de kosten willen spreiden over segmenten of kostenplaatsen. Het verdelen van de IT-uitgaven over meerdere afdelingen kan u bijvoorbeeld helpen om inzicht te krijgen in de 'volledig belaste kosten' van deze diensten. Begin met het vaststellen van een belangrijke meeteenheid als basis voor uw verdeling. Sommige kosten kunnen bijvoorbeeld worden berekend per werknemer, terwijl andere kosten worden berekend per vierkante meter.

Stap 4: Stel de regelmaat in

Zodra u uw model hebt opgesteld, is het belangrijk om een regelmaat en een kalender in te stellen. Financiële forecasting is geen eenmalige handeling, maar een praktijk die in de loop van de tijd moet worden ontwikkeld en verfijnd.

Plannen. Begin met een jaarlijks plan of een budgetteringsproces waarin de input van de stakeholders uit het hele bedrijf wordt geïntegreerd zodat u doelen kunt vaststellen en vereisten kunt definiëren. De modellen die u hebt ontwikkeld, zullen u helpen deze doelstellingen te vertalen naar een financieel en operationeel jaarplan.

Kwartaal- en maandforecasts. Het is onvermijdelijk dat uw organisatie gaat afwijken van uw forecast. Wanneer dat gebeurt, zult u uw plan moeten herzien, uw prestaties moeten evalueren en uw verwachtingen moeten bijstellen. Deze periodieke herziening mag nooit als een verrassing komen, maar is eerder een onderdeel van een continu en dynamisch planningsproces.

Zoek een regelmaat voor het uitvoeren van een forecast die voor u werkt. Soms wordt deze regelmaat van buitenaf opgelegd. Zo kunt u bijvoorbeeld verplicht zijn om periodieke verslagen te rapporteren aan aandeelhouders of trustees. Hoewel sommige reforecasts op een ad hoc basis kunnen gebeuren, moet u een consequente regelmaat vaststellen, hetzij halfjaarlijks, driemaandelijks of maandelijks. Elke reforecast is een gelegenheid om de prestaties te evalueren en de aannames over de toekomst bij te stellen. Deze mogen het jaarplan vervangen, dat relevant blijft voor bijstellingen en andere doelen. Uw reforecasts zullen naast uw oorspronkelijke plan bestaan en uw laatste en beste voorspellingen van de bedrijfsprestaties weergeven.

Dagelijkse en wekelijkse forecasts. In sommige gevallen zult u veel vaker forecasts moeten opstellen. Retail, horeca en andere zeer seizoensgebonden bedrijven kunnen dagelijks of wekelijks controles uitvoeren om de winkelpatronen van klanten weer te geven. Andere bedrijven kunnen kiezen voor een wekelijkse flash forecast rond sales of andere operationele KPI's om ervoor te zorgen dat ze op koers blijven.

Stap 5: Forecasting van relevante zaken

Een nuttige financiële forecast moet meer omvatten dan alleen het strikte grootboekrekeningoverzicht. Het moet ook uw onderliggende operationele aannames modelleren. Fabrikanten zouden zich bijvoorbeeld kunnen concentreren op fabriekstijd, opbrengsten en streepjescodes, terwijl non-profitorganisaties misschien goed kijken naar subsidies en lidmaatschappen.

Voor sommige organisaties biedt het inkomstenoverzicht voldoende inzicht in de financiële prestaties. Andere zullen echter naast een inkomstenoverzicht ook kijken naar de balans en het kasstroomoverzicht. Voor kapitaalintensieve bedrijven (zoals banken die activa managen of telecombedrijven die netwerkinfrastructuur aanleggen) is forecasting van kapitaaluitgaven (capital expenditures, CAPEX) in de balans van cruciaal belang.

In sommige gevallen is het niet de moeite om een volledige balans voor de toekomst op te stellen, maar volstaat een beknopte reeks van metrics voor een forecast over hoe de nettokaspositie in de loop van de tijd zal veranderen.

Het bereiken van een kasstroom en inzicht krijgen in de wijze waarop uw activiteiten uw toekomstige kaspositie zullen beïnvloeden, is van essentieel belang voor kleinere organisaties zonder grote reserves, alsook voor bedrijven die fondsen willen werven.

Stap 6: Stel uw rapportageproces vast

Zodra u een uitgebreid model van uw bedrijf hebt opgesteld en uw inzichten in het financiële forecastingproces zijn verwerkt, kan er een reeks rapporten worden opgesteld die u wilt gebruiken (zowel intern als extern). Deze rapporten zijn bedoeld om een eenvoudig te begrijpen beeld te geven van de gezondheid van het bedrijf. Ze moeten niet alleen een balans van de financiën van uw bedrijf bevatten, maar ook de prestaties van operationele KPI's en data-pakketten die u gemakkelijk kunt delen met uw raad van bestuur en managementteams.

Een efficiënt rapportageproces gaat niet alleen over de rapporten die u genereert. Het gaat erom hoe ze tot stand komen.

Als u rapporten managet met spreadsheets, bent u vertrouwd met het proces van het samenbrengen van al uw gegevensbronnen, het handmatig importeren ervan in verschillende spreadsheets en het e-mailen ervan ter goedkeuring. En dan hebben we het nog niet eens over de ad hoc verzoeken die u per e-mail ontvangt of van mensen die u in de gang tegenkomt.

De oplossing om iedereen sneller de beschikking te geven over de rapporten die ze nodig hebben, is automatisering. Een geautomatiseerd platform vereenvoudigt de verzameling, afstemming en extractie van uw data. Dat alleen al kan uw rapportageprocessen veranderen van een maandelijkse rompslomp in een dynamische kracht van organisatorische verandering.

Stap 7: Samenwerking stimuleren

U hebt uw rapportage geautomatiseerd. U hebt een regelmaat ingesteld. En u hebt uw stakeholders verbaasd met de inzichten die u hebt gedeeld. Maar als u nog steeds alleen de informatie presenteert, laat u misschien een enorme kans liggen. Als de stakeholders niet rechtstreeks bij het planningsproces worden betrokken, voelen zij zich niet echt deelgenoot.

Wanneer data toegankelijk zijn via selfservice tools voor financiële forecasting, zullen mensen eerder geneigd zijn om proactief essentiële financiële data te verzamelen en zullen ze uw plan als hun eigen plan gaan beschouwen.

Stap 8: Kies uw financiële forecasting-tools

Om u te helpen deze stappen te zetten, hebt u de juiste financiële forecasting-tools nodig. Hoewel de meeste financeteams beginnen met Excel, is het niet gebouwd voor data op grote schaal. Naarmate organisaties groeien en het aantal databronnen toeneemt, gaan ze op zoek naar een cloudoplossing voor finance die de volgende mogelijkheden biedt:

• Samenwerking bevorderen. Betrek iedereen in uw organisatie bij het planningsproces door hen toegang te geven tot realtime data, zodat businesspartners hun metrics zelf kunnen beheren.

• Planning van meerdere scenario's mogelijk maken. Combineer top-down groei- en margegebaseerde modellen op hoog niveau met gedetailleerde bottom-up personeelsroosters en -schema's in één enkel platform, zodat u snel verschillen kunt vergelijken en lacunes kunt aanpakken.

• Eén enkele bron van waarheid leveren. Met een kernset van operationele en financiële data die voor het hele bedrijf gelden, kunt u de organisatie op één lijn brengen en uw prestaties volgen.

• Rapportage automatiseren. Met gecentraliseerde rapportage en geautomatiseerde data-integratie hoeft u niet meer naar data te zoeken en deze handmatig samen te voegen. Zo kunt u zich concentreren op de analyse, terwijl u stakeholders voorziet van de informatie die ze nodig hebben om betere en snellere beslissingen te nemen.

Stap 9: Ontdek meer

Financiële forecasting komt neer op het beantwoorden van een paar belangrijke vragen. Hoe goed kunt u de positie van uw bedrijf in de context van de economische omgeving begrijpen? Hoeveel inzicht kunt u krijgen in wat de drijvende kracht is achter kansen en risico's? En misschien wel het allerbelangrijkste: hoe vaardig kunt u deze inzichten overbrengen aan de besluitvormers in uw organisatie? 

Met de juiste software voor financiële forecasting hebt u al die antwoorden binnen handbereik en kunt u al uw teamleden het gevoel geven dat ze deel uitmaken van het proces.