Hoe salesteams succesvol door de hedendaagse omgeving kunnen navigeren

Niet veel bedrijven waren voorbereid op de ontwrichting die COVID-19 veroorzaakte. En nu we een veilige en duurzame route proberen te vinden na de turbulentie van de pandemie, erkennen veel bedrijven dat hun oude planningsmethoden te langzaam en niet wendbaar genoeg zijn om te anticiperen en te reageren op schommelingen in sales en vraag. Ze vinden de oplossing in modern plannen, en de digitale transformatie die daar voor nodig is.

Zelfs vóór de pandemie was er al sprake van een verschuiving van statische, handmatige processen op basis van spreadsheets en legacy-planningssystemen naar wendbare, cloudgebaseerde planningsomgevingen die organisaties helpen flexibel te werken. Deze verschuiving ontstond toen vooruitziende executives begonnen met het zoeken naar manieren om finance en de operationele planning te automatiseren. Van de 225 CFO's die werden ondervraagd voor de Workday 2020 CFO Indicator Survey, gaf 54% aan één of andere vorm van digitale transformatie te hebben geïmplementeerd. Van hen zegt 70% dat ze nu beter in staat zijn om snel op veranderingen te reageren.

Er zijn maar weinig functies die zo zwaar en direct door de ontwrichting van de pandemie zijn getroffen als de salesfunctie. Nu oude hypotheses over de markt niet langer betrouwbaar blijken te, hebben managers van sales operations behoefte aan frequentere budget- en planningsbeoordelingen en snellere koerscorrecties die de behoefte van het werken met realtime data verder vergroten. Dankzij de automatisering van handmatige taken en het voeden van planningssystemen met realtimedata uit CRM- en ERP-systemen zijn flexibele salesorganisaties beter in staat om de vraag naar goederen en diensten te forecasten, sneller en met meer vertrouwen afzetgebieden aan te passen, te anticiperen op regionale pieken of dalen in de vraag, de prestaties van vertegenwoordigers te beoordelen en passende doelstellingen te bepalen.

Salesplannen die in een grotere strategie passen

In onzekere tijden wordt het verschil tussen traditionele en moderne planning nog duidelijker. Planning berustte traditioneel op het handmatig aan elkaar plakken van verzuilde spreadsheets, het achterhalen van de laatste cijfers, het managen van eindeloze versies van plannen en budgets, en het publiceren van achterhaalde data. Plannen en budgets werden vaak jaarlijks of soms per kwartaal gemaakt en daarmee kan de continu veranderende situatie in de business niet goed worden opgevangen. Moderne planning is daarentegen continu en collaboratief. Bij moderne planning bestaat geen enkel onderdeel in een vacuüm; integendeel, aan elk budget, elke forecast, elk what-if-scenario en elk rapport kan afzonderlijk worden gewerkt. Daarnaast zijn ze zijn verbonden in een systeem met één bron van waarheid. Zodra een onderdeel wordt bijgewerkt door een gebruiker, wordt dit automatisch doorgevoerd in alle gerelateerde plannen, budgets en forecasts. Intussen worden de functionele budgets opgenomen in het grotere bedrijfsplan, zodat de afdeling finance op elk moment een holistisch beeld heeft van het bedrijf. In deze datagestuurde planningsomgeving die altijd actief is, hebben stakeholders een actieve rol in de planning, waarbij hun plannen automatisch worden gevoed door dezelfde data waarmee ze hun bedrijf runnen.

Deze mogelijkheden bieden de flexibiliteit die bedrijven nodig hebben in een disruptieve omgeving. Stelt u zich bijvoorbeeld een detailhandelaar voor die probeert om de vraag te forecasten voor zijn 50 vestigingen en zijn e-commerce groothandelskanalen, samen met de serviceniveaus voor elk product. En denk dan eens aan de hoeveelheid tijd dat het kost om dit allemaal in een spreadsheet te krijgen.

Moderne planning vereenvoudigt dit door finance en de operationele planners in staat te stellen afzonderlijke modellen op te stellen voor elke locatie en elk kanaal. Het vermogen om deze afzonderlijke modellen te koppelen in één enkel plan geeft salesmanagers de mogelijkheid om op vrijwel elk niveau een forecast te maken voor de vraag. Managers kunnen de vraag ook bekijken per winkel en product, of vanuit een andere invalshoek die ze relevant achten voor de forecast. Met moderne, cloudgebaseerde planning kunt u uw forecasting-capaciteit op lokaal niveau zien en vervolgens afzonderlijke forecasts koppelen aan een alomvattend consensusplan voor de vraag (dat op zijn beurt weer wordt opgenomen in uw algehele bedrijfsplan). Ze zijn zowel afzonderlijk als verbonden.

Nu schakelen we over naar de aanbodzijde. Een fabrikant met een inventaris van materialen die nodig zijn om een eindproduct te produceren, kan een forecast maken voor benodigde hoeveelheden, waarna een procurementplan wordt gegenereerd dat rechtstreeks naar het procurementteam gaat. Vervolgens wordt deze informatie verwerkt in de productieplannen, die uiteindelijk van invloed zijn op de vraag- en de sales-forecasts. Als er problemen zijn met de toeleveringsketen of als de vraag naar dat product snel toeneemt, dan beschikt het team over de benodigde middelen om direct aanpassingen door te voeren en met succes te schakelen. En zo ziet een complete en onderling verbonden omgeving eruit.

Doordacht plannen, snel schakelen

In een tijd waarin onvoorspelbaarheid de nieuwe status quo is, hebben salesteams een krachtige planningstool nodig die hen kan helpen om hun plannen toekomstbestendig te maken en koerscorrecties door te voeren met precisie en snelheid. De mogelijkheden van moderne planning om data vanuit het hele bedrijf te benutten, metrics over de prestaties te isoleren in gemakkelijk te begrijpen dashboards, of in te zoomen op een specifiek product, stellen besluitvormers in staat om tegelijkertijd te reageren en bij te sturen, zelfs als de fluctuaties in de vraag en de sales aanhouden.