Hoe kunt u overstappen op continue planning?

Een veelgebruikte maatstaf voor zakelijk succes is groei. Een bedrijf dat niet groeit, wordt beschouwd als onsuccesvol. Zelfs in tijden van onrust wordt van bedrijven verwacht dat ze obstakels overwinnen en succesvol zijn door te groeien.

Maar als finance groei bepaalt op basis van omvang en schaal, kunnen andere aspecten van hoe bedrijven zich ontwikkelen gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Het gaat niet alleen om groter worden, het gaat om beter worden.

In de meeste organisaties valt op één gebied nog veel te verbeteren, namelijk de manier waarop ze plannen. Voor een groeiend aantal bedrijven is er nog nooit een beter moment geweest om de processen te transformeren die hen helpen zich voor te bereiden op de toekomst.

Jaarlijkse planning versus continue planning

Veel bedrijven hanteren van oudsher een jaarlijks planningsproces. Dit gebeurt vaak handmatig met behulp van spreadsheets en levert plannen, budgetten en prognoses op die al verouderd zijn als ze klaar zijn. Wanneer u weken tot maanden besteedt aan het opstellen van een plan dat de dynamische veranderingen voor uw organisatie niet kan bijhouden, investeert u tijd en arbeid in een model dat uw bedrijf niet vooruit kan helpen of kan helpen om snel van koers te wisselen. Vasthouden aan de status quo lijkt misschien kosteneffectief in termen van werkelijke uitgaven, maar de kosten van tijd en arbeid, fouten en gemiste kansen maken statische planning tot iets dat uw bedrijf zich niet kan veroorloven. Zeker vandaag de dag.

Een betere optie is continue planning. Continue planning is ontworpen voor de manier waarop bedrijven tegenwoordig moeten opereren. Alle financiële en operationele data van het bedrijf worden samengebracht in één bron van waarheid die plannen, budgetten en prognoses voedt met actuele data.

Continue planning stelt bedrijven in staat om budgetten en prognoses voortdurend aan te passen, zodat ze in real time kunnen schakelen en reageren op basis van de meest recente informatie. Bedrijven zijn nu meer dan ooit gedwongen om minder tijd te besteden aan het beoordelen, opnieuw voorspellen en aanpassen van hun algemene plan. Hoe meer ze in real time kunnen plannen, hoe strategischer hun beslissingen en hoe concurrerender hun acties. 

Drie veelvoorkomende obstakels voor continue planning

Veel organisaties hebben te maken met dezelfde (en frustrerende) barrières die de weg naar continue planning en grotere bedrijfsflexibiliteit belemmeren. Een vaak geciteerde enquête onder internationale businessleaderss helpt licht te werpen op wat toppresteerders onderscheidt van organisaties die achterop raken. Uit enquêteresultaten blijkt dat minder dan 1 op de 5 leidinggevenden zegt dat de benadering en uitvoering van hun strategie ze in staat stelt flexibel en snel te reageren op verschuivingen in de markt. 

Wat weerhoudt de rest ervan om continu te plannen en flexibel te werken? Drie grote obstakels.  

1. Verouderde technologie of infrastructuur. Oudere technologieën kunnen ervoor zorgen dat data in afdelingen en businessunits opgesloten blijven zitten. Hierdoor kunnen gebruikers niet over de data beschikken om de gezondheid van het bedrijf te bewaken en snel geïnformeerde beslissingen te nemen. 

2. Tekort aan vaardigheden. Naarmate de planning meer voor het hele bedrijf geldt, zien organisaties dat er behoefte is aan extra training en expertise om met deze tools te kunnen omgaan en ze optimaal te benutten. Dat is een uitdaging als je een planningsomgeving hebt die alleen is ontworpen voor financieel gebruik. 

3. Bestaande processen en procedures. Organisatorische uitdagingen, zoals starre hiërarchieën en rigide workflows, kunnen de implementatie van continue planningsprocessen in de financiële sector en daarbuiten in de weg staan.

Evolueren naar een continu planningsproces

Om deze obstakels aan te pakken voor de transformatie van statische, jaarlijkse planning naar continue planning, moet er iets veranderen op één of meer van de volgende drie gebieden: technologie, mensen of processen (en waarschijnlijk een beetje op alle drie de gebieden).

Technologie. Het is niet mogelijk om een proces voor ​​continue planning te implementeren in de statische planningsomgeving van verouderde technologie. Met moderne, cloudgebaseerde planningsoplossingen kan het verzamelen van data uit verschillende, gescheiden afdelingen worden geautomatiseerd en kunnen die data zichtbaar worden gemaakt door de hele organisatie heen. Op die manier kunnen alle afdelingen één enkele bron van waarheid en inzicht delen voor planning en besluitvorming. 

Kijk bij het evalueren van planningstechnologie naar oplossingen die elasticiteit bieden om te schalen naarmate uw organisatie groeit en uw gebruikers vaker meer inzichten nodig hebben. Zorg ook dat uw oplossingen platformonafhankelijk zijn, zodat u niet vast komt te zitten aan onsamenhangende, ongelijksoortige systemen die het onmogelijk maken om informatie te delen en goed samen te werken. Een toonaangevende oplossing biedt de flexibiliteit die u nodig hebt om vrijwel elk 'wat-als'-scenario zo vaak als nodig te modelleren, en vrijwel zonder dimensionale beperkingen. Ook moet de oplossing intelligente automatisering bevatten, zoals machine learning, zodat u sneller nauwkeurigere prognoses kunt maken en potentiële problemen eerder worden gesignaleerd. 

Mensen. Alle technologie in de wereld haalt niets uit als deze niet op het juiste moment wordt gebruikt door de juiste mensen met de juiste vaardigheden. Voor extended planning en analyse (xP&A) of bedrijfsbrede planning integreert u best practices van FP&A in de hele organisatie, zodat iedereen kan deelnemen aan een proces voor continue planning. Door een cultuur van continue planning te creëren, haalt u niet alleen de druk weg bij het financeteam, maar helpt u ook andere afdelingen en bedrijfsonderdelen om het maximale uit hun budgetten, prognoses en plannen te halen. 

Processen. Technologie kan helpen om handmatige taken zoals data-invoer en consolidatie te automatiseren, terwijl het opbouwen van bedrijfsbrede vaardigheden u helpt om continue planning optimaal te benutten. Door continue planning op te nemen in uw standaardworkflows, kunt u ervoor zorgen dat u in het hele bedrijf dezelfde best practices toepast en iedereen als één geheel werkt. Financeleaders moeten herhaalbare processen voor planning, budgettering en prognoses opzetten en orkestreren. Dit zorgt ervoor dat uw hele organisatie in staat is zich snel aan te passen aan veranderingen in de markt. 

Beginnen met het traject voor de omslag naar continue planning

Dus waar kunt u het beste beginnen: bij technologie, mensen of processen? Het antwoord is voor elke organisatie anders. Sommige richten zich misschien op hun meest dringende behoefte of op de punten waarop ze het verst achterlopen. Andere willen misschien snel verbeteringen doorvoeren waarmee ze direct verder kunnen. 

Gezien het belang van data, kan het zinvol zijn om eerst op technologie te focussen. Hierdoor kunt u één bron van waarheid realiseren die de basis kan leveren voor intelligente data die u nodig hebt om mensen te betrekken en een continu planningsproces te creëren. Niet alleen voor finance, maar uiteindelijk ook voor andere teams, zoals sales, operations en HR. 

U hoeft niet groot te beginnen. Door klein te beginnen met een testcase of -deelnemer, kunt u uw framework uitbouwen in een tempo dat prettig aanvoelt. Zo krijgt u personeel met de juiste vaardigheden om u te helpen continue planning te promoten in de hele organisatie, wanneer u er klaar voor bent om dit uit te rollen. Het belangrijkste? Wacht niet te lang!

Woon onze conferentie bij van 26-29 september in het Moscone Convention Center in San Francisco of volg de sessies online. Lees meer.