De 4 pijlers van een effectief programma voor leveranciersmanagement

Effectief leveranciersmanagement is nog nooit zo belangrijk geweest voor inkoopprofessionals die risico's willen beperken en de bedrijfscontinuïteit willen waarborgen. In deze periode van onvoorspelbare vraag en volatiele supplychains is het duidelijk geworden dat bedrijven beter en strategischer moeten samenwerken met hun leveranciers.

Zo stelde 95% van de businessleaders in een onderzoek van Harvard Business Review dat hun sourcing- en procurementprocessen verstoord werden als gevolg van de pandemie. En hoewel de overgrote meerderheid van de inkoopprofessionals vindt dat effectief leveranciersmanagement doorslaggevend is voor de bedrijfscontinuïteit, stelt slechts 21% hun leveranciersdata effectief te kunnen analyseren. 

Hierbij komen nog de uitdagingen gerelateerd aan de recente wetgeving inzake mensenrechten en de alsmaar toenemende inflatie. Inkoopprofessionals krijgen dus steeds meer op hun bord. Enerzijds vereist wetgeving zoals de GDPR/AVG en de Australische Modern Slavery Act dat inkoopteams steeds meer leveranciersdata moeten verzamelen om verantwoorde sourcingpraktijken te verzekeren. Anderzijds is de Amerikaanse consumentenprijsindex op het hoogste peil in meer dan tien jaar, wat leidt tot hogere kosten voor zowel leveranciers als inkoopteams. Bovendien zullen de supply chain-problemen naar verwachting ook in 2022 aanhouden. Inkoopmanagers moeten daarom de beschikking krijgen over de benodigde tools om datagedreven beslissingen te kunnen nemen die de druk op hun waardeketens verlichten. Teams met effectieve programma's voor leveranciersmanagement kunnen beter communiceren met hun leveranciers, strategischer plannen voor de toekomst en innovatie stimuleren. 

In een wereld waarin hybride werken de nieuwe norm is geworden, is het niet eenvoudig om in harmonie samen te werken met leveranciers in verschillende regio's. Toch is dit cruciaal voor de business. Hoe kunnen inkoopprofessionals samenwerken met hun leveranciers en tegelijkertijd aan de bedrijfsbehoeften voldoen? 

4 pijlers van een effectief programma voor leveranciersmanagement

Sterke inkoopteams die hoge prioriteit geven aan leveranciersmanagement (SRM) zijn beter in staat om zich in onzekere tijden aan te passen en om succesvol te opereren tijdens disruptie. Met onvoorspelbare supplychains en veranderende consumentengewoonten is het essentieel dat sourcingleaders het volgende in gedachten houden bij het ontwikkelen van hun SRM-strategie:

• Open samenwerking: als brug tussen leveranciers en hun business partners moeten inkoopprofessionals samenwerking centraal stellen in hun SRM-programma. Dit kunnen ze bijvoorbeeld doen door zowel leveranciers als interne belanghebbenden te laten beschikken over een centrale hub waar ze kunnen communiceren over hun behoeften en criteria. Essentiële informatie gaat maar al te vaak verloren in lange e-mails. Door dat proces weg te nemen kan procurement de communicatie openstellen en in realtime op de hoogte blijven. 

• Vereenvoudigde compliance: zonder een toegewijd proces is het bijna onmogelijk om de compliance van leveranciers te volgen. En met de toenemende boetes en financiële risico's voor bedrijven die de regels niet naleven, is het absoluut noodzakelijk dat inkoopprofessionals een duidelijker beeld krijgen van hun leveranciers en de bredere waardeketen. Veel leiders hebben hun complianceproces vereenvoudigd met behulp van automatisering en gebruiken sjablonen om grote hoeveelheden compliancedata van hun leveranciers te verzamelen en samen te voegen. 

• Meer inzichten: het volstaat niet langer om alleen een goed beeld te hebben van uw tier-one leveranciers. Inkoopteams moeten nu diepgaande kennis hebben van de hele waardeketen van hun leveranciers om effectief te kunnen plannen. Bovendien kunnen inkoopteams het zich niet veroorloven om geen duidelijk inzicht te hebben in contractuele verplichtingen en verlengingen. Teams die inzicht hebben in elke stap van hun SRM-proces beschikken over een holistisch beeld van hun leveranciers en kunnen hun resources beter toewijzen.

• Datagedreven relaties: inkoopprofessionals die op metrics gebaseerde gesprekken kunnen voeren met hun leveranciers zijn in staat op verbeterpunten aan te wijzen om resultaten te optimaliseren. Om deze gesprekken te kunnen voeren en om trends en groeimogelijkheden te identificeren is het noodzakelijk dat er inzicht is in historische prestaties. Met leveranciersdata als basis kunnen teams vervolgens samenwerken met stakeholders om kwalitatieve feedback te verzamelen en te begrijpen hoe hun leveranciers het bedrijf beter van dienst kunnen zijn. 

Hoewel de overgrote meerderheid van de inkoopprofessionals het ermee eens is dat leveranciersmanagement een bepalende factor is voor bedrijfscontinuïteit, geven 4 op de 10 aan dat ze leveranciersmanagement niet in de planning opnemen. Nu 2021 ten einde loopt en we nog steeds te maken hebben met een grote diversiteit aan supplychain-problemen, die volgens sommigen een domper zullen zetten op de feestvreugde, zouden businessleaders betere tools voor leveranciersmanagement bovenaan hun verlanglijstje moeten zetten. 

Best practices voor het opstellen van een SRM-programma

Inkoopteams met robuuste leveranciersmanagementsystemen werken samen met hun leveranciers om belangrijke bedrijfsdoelstellingen te halen, zoals diversiteit op het gebied van leveranciers en strategische kostenbesparingen. Hoe kunt u uw programma verder uitbouwen en laten slagen? 

• Belanghebbenden vroeg betrekken: zelfs het allerbeste SRM-programma is nutteloos als de belanghebbenden niet meedoen. Zorg ervoor dat de belangrijkste partners al in een vroeg stadium bij het proces worden betrokken om inzicht te krijgen in wat zij uit een SRM-programma willen halen. Door in een vroeg stadium met belanghebbenden samen te werken, kunt u ook bepalen tegen welke categorieën u uw prestaties moet afzetten en verplichte leveranciersdata identificeren, zoals naleving van Sarbanes-Oxley, historische financiële informatie enzovoort. Door de zakelijke partners tijdig te betrekken kunt u bovendien procesvoorstanders creëren die het nieuwe programma meer bekendheid geven en de betrokkenheid stimuleren. 

• Leveranciersdata centraliseren: het is essentieel om een basislaag van data te verzamelen voordat u deze in uw programma integreert. Bij veel bedrijven bevindt leveranciersdata zich op verschillende locaties, zoals afzonderlijke databases, e-mails, desktops of zelfs bureaulades. Door uw bestaande data samen te voegen krijgt u een holistische kijk op uw bestaande leveranciersproces en kunt u hiaten identificeren. 

• Interne en externe training voorbereiden: effectief verandermanagement kan beslissend zijn voor de adoptie van een nieuw proces, door zowel interne belanghebbenden als leveranciers. Bij een geslaagde SRM-implementatie komen vaak meerdere trainingssessies kijken om partners te leren hoe ze het nieuwe programma moeten gebruiken en welke voordelen het oplevert. Bovendien dragen deze trainingssessies bij aan het versterken van de relatie met de business door de betrokkenheid te vergroten en meer bewustzijn over procurement te creëren. 
  

Een SRM-programma van de grond opbouwen kan ingewikkeld lijken. Zo moest een toonaangevende financiële dienstverlener bijvoorbeeld zijn SRM-programma 'reverse-engineeren' aan de hand van Powerpoint-slides met prestatiedata van leveranciers. 

Maar naarmate het bedrijf groeide, kon het deze data centraliseren en automatiseren, wat leidde tot bruikbare, actiegerichte inzichten in de leveranciersrelaties. Met de juiste voorbereiding en proactieve betrokkenheid vanuit de business kunt u dus een effectieve strategie ontwikkelen die de relaties versterkt en de prestaties een boost geeft. 

Wilt u praktische tips om een SRM-programma vanaf nul te ontwikkelen? Bekijk deze gids voor leveranciersmanagement en ontdek de zeven stappen die u kunt zetten om uw SRM te verbeteren.