Vijf stappen om je voor te bereiden op de EU-richtlijn over loontransparantie
De EU-richtlijn over loontransparantie zorgt ervoor dat bedrijven de manier moeten veranderen waarop ze over beloning denken en communiceren. Deze gids laat organisaties in vijf duidelijke stappen zien hoe ze de data, de structuur en het verhaal van HR voorbereiden.
In dit artikel:
De EU-richtlijn over loontransparantie is geen formaliteit. Deze is ontworpen om te onthullen hoe bedrijven waarde toekennen. De richtlijn is opgesteld om een beginsel te onderbouwen dat al lang in de wet is verankerd, maar dat zelden duidelijk werd gehandhaafd: gelijke beloning voor gelijk werk. Bedrijven moeten nu aantonen (en niet alleen beloven) dat hun beloning in overeenstemming is met dit principe. Er wordt van hen verwacht dat ze de resultaten van hun beslissingen over beloning en compensatie bekijken en openbaar maken. Abstracte toezeggingen moeten worden omgezet in meetbare data, gestructureerde rapporten en traceerbare vergelijkingen.
Op papier is de richtlijn duidelijk: geen vragen meer over het salarisverleden, verplichte transparantie bij het aannemen van personeel, periodieke rapportages over de loonkloof tussen mannen en vrouwen en tastbare maatregelen voor ongeoorloofde verschillen. Maar in de praktijk blijkt er een grotere uitdaging te zijn. De vraag is of je interne framework, van salarisadministratie tot functieontwerp, begrijpt wat er nu aan het licht komt. Dit vereist het consolideren van HR-data, het opzetten van gestandaardiseerde processen en het mogelijk maken van dynamische samenwerking tussen HR, IT en Legal. Zonder deze basis kan het een uitdaging zijn om compliance te bereiken.
Daarom is het essentieel voor succes om zowel de CHRO's als de CIO's erbij te betrekken. CIO's kunnen ervoor zorgen dat technische systemen niet alleen data opslaan, maar ook actief waardevolle inzichten opleveren, patronen herkennen en gefundeerde besluitvorming ondersteunen. CHRO's kunnen rekening houden met de implicaties voor talentacquisitie, beloning en personeelsplanning. Keuzes op het gebied van technologie geven deze gebieden van binnenuit vorm. Talent, beloning en personeelsplanning: ze functioneren allemaal op basis van systemen die doelbewust ontworpen moeten zijn.
Deze functies moeten nauwer samenwerken dan ooit om succesvol te blijven. Systemen voor werving en selectie, retentie en beloning veranderen. HR-teams moeten deze systemen vormgeven om te voorkomen dat ze er zelf door worden vormgegeven.
En dit wordt steeds urgenter. Ook bedrijven die bij de omzetting nog geen rapportageplicht hebben, zullen te maken krijgen met vragen - van sollicitanten, werknemers en investeerders. En dat geldt ook voor bedrijven met een hoofdkantoor buiten de EU, maar met activiteiten of wervingsprocessen in lidstaten. Als zij hun beloningsstructuur niet kunnen uitleggen, zal iemand anders het wel doen. Transparantie is niet langer optioneel. Het is een strategische noodzaak die mogelijk wordt gemaakt door technologie.
In dit artikel worden vijf praktische stappen beschreven voor bedrijven om zich nu voor te bereiden op de opname van de richtlijn in nationaal recht en de toepassing ervan. Het gaat niet om abstracte theorieën of kant-en-klare checklists. Het gaat erom dat we nu slimme, fundamentele stappen zetten, voordat de controles van start gaan. Transparantie over lonen houdt in dat beleid moet worden aangepast. Maar het betekent ook een verandering in de manier waarop waarde wordt gemeten, beloond en gecommuniceerd. Bedrijven die vroeg actie ondernemen, vergroten niet alleen hun kans om aan de regelgeving te voldoen, ze zullen ook geloofwaardig overkomen.
Voorbereiding begint met een eenvoudige maar dringende vraag: kun je uitleggen hoe werk binnen jouw organisatie wordt gedefinieerd, beoordeeld en beloond? Degenen die dit niet kunnen, zullen waarschijnlijk moeite hebben om aan de vereisten van de richtlijn te voldoen. Salaristabellen openbaar maken is niet het enige waar loontransparantie om gaat. Het opzetten van een structuur die vergelijkingen mogelijk maakt, is essentieel om de waarde van werk te beoordelen: welke verantwoordelijkheden horen bij welke rollen? Welke vaardigheden zijn vereist? Wat onderscheidt de verschillende functieniveaus?
Vragen die met data alleen niet zijn te beantwoorden. Er is een gestructureerd framework nodig om complexiteit inzichtelijk te maken. Een robuuste functiearchitectuur met consistente criteria voor het evalueren van functies en salarissen is essentieel. Maar zelfs dat is niet genoeg. Pas wanneer data van payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, HR-systemen en beloningsbeleid aan elkaar gekoppeld zijn, ontstaat een volledig beeld.
Het categoriseren van werknemers staat hierbij centraal. In stap twee lees je hier meer over. Maar minstens zo belangrijk is dat je controle hebt over het verhaal. De vraag is niet langer óf je over salaris communiceert, maar hoe. Door proactief uitleg te geven, ligt de controle niet langer bij vergelijkingssites en externe commentatoren. Want zodra de data openbaar zijn, vertellen ze een verhaal. Of dat verhaal vertrouwen wekt, hangt ervan af hoe goed het is voorbereid.
En transparantie stopt niet bij het basissalaris. De definitie van 'loon' in de richtlijn omvat aanvullende en variabele looncomponenten: bonussen, toelagen, uitkeringen en pensioenen worden als voorbeelden genoemd. Dit vraagt niet alleen om technische rapportages, maar ook om strategische duidelijkheid: wat wordt betaald en waarom − en zit hier een begrijpelijke logica achter?
Wat jij kunt doen: Gebruik een platform dat alle salariscomponenten consolideert en koppelt aan consistente criteria. Dit ondersteunt niet alleen de rapportages. Het creëert een structuur die zowel intern als extern is uit te leggen.
Een van de belangrijkste vereisten van de richtlijn is een duidelijke categorisering van werknemers. Bedrijven moeten functies van gelijke waarde groeperen op basis van objectieve criteria, zoals verantwoordelijkheden, vaardigheden, inzet en arbeidsomstandigheden, en niet alleen op basis van functietitels of afdelingen. Gebeurt dit niet, dan bestaat het risico dat loonkloofrapportages gebrekkig of zelfs misleidend zijn.
Dit begint met een beoordelingsstructuur die objectieve evaluatiecriteria toepast, meestal via puntfactormethoden. Hierdoor kunnen functies consistent worden geclassificeerd in verschillende regio's, hiërarchieën en functiefamilies. Hoewel de richtlijn de methode niet voorschrijft, moeten bedrijven wel in staat zijn om die toe te lichten.
In de praktijk betekent dit dat moet worden gecontroleerd of niveaus systematisch worden toegepast in de functiehiërarchie. Is vergelijking tussen units en geografische gebieden mogelijk? Kloppen ze met de werkelijke werkomstandigheden of verantwoordelijkheden? En zijn ze geïntegreerd met de payroll- en HR-data, zodat rapportages kunnen worden geautomatiseerd?
Wie vandaag focust op flexibiliteit, komt morgen voor minder verrassingen te staan.
Een beoordelingssysteem dat niet alleen door HR wordt beoordeeld en goedgekeurd, maar ook door andere stakeholders zoals Legal, Compliance en werknemersvertegenwoordigers (indien van toepassing), zorgt voor interne consistentie en vormt de basis voor verdedigbare rapportages. Wanneer beloningsverschillen aan het licht komen, kunnen bedrijven aantonen dat hun groepering objectief, nauwkeurig en transparant was.
Wat jij kunt doen: Evalueer je functiewaarderingssysteem. Identificeer overlappingen of tekortkomingen. Start vervolgens een crossfunctioneel project, geleid door HR maar met juridische en technische ondersteuning, om een framework te bouwen dat uitlegbaar, traceerbaar en auditklaar is.
De richtlijn vereist dat bedrijven de totale beloning van werknemers verantwoorden. Dus niet alleen het basissalaris, maar ook andere vergoedingen die ze ontvangen voor hun dienstverband, zoals bonussen, toeslagen, overuren, pensioenen, vergoeding voor opleidingen, ziektegeld en beloningen die niet in geld worden uitgedrukt. Om dit goed te doen, is het nuttig om deze elementen te modelleren voor verschillende geografische gebieden en functiecategorieën, en ze in de loop van de tijd aan te passen.
Starre compensatiesystemen kunnen deze uitdaging niet aan. Bedrijven moeten verschillende scenario's segmenteren, groeperen en simuleren om te zien hoe elk element bijdraagt aan de totale beloning en waar het niet goed gaat. Een flexibel model maakt niet alleen rapportages mogelijk, maar ook inzicht: hoe verhouden de voordelen zich tot de verschillende groepen werknemers? Waar komen uitschieters voor? Welke signalen duiden op onbedoelde vooringenomenheid?
Wat jij kunt doen: Gebruik Workday om vanuit meerdere dimensies je beloningsdata te consolideren en erover te rapporteren. Integreer salaris, bonussen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere componenten om te kijken welke gebieden een gezamenlijke focus van verschillende afdelingen vereisen. Zorg dat je data-infrastructuurflexibel genoeg is om de onvermijdelijke veranderingen aan te kunnen die nodig zijn naarmate de interpretatie van de lokale wetgeving zich ontwikkelt. Flexibiliteit vandaag betekent minder verrassingen morgen.
Salarisschalen of salarisniveaus moeten openbaar worden op basis van het recht van werknemers op looninformatie en mogelijk via vacatures. Bedrijven moeten zich voorbereiden om die informatie niet alleen bekend te maken, maar ook te verdedigen. Zonder interne afstemming zullen al snel discrepanties aan het licht komen.
Het knelpunt is niet de externe vraag naar transparantie. Het gaat erom of je interne logica bestand is tegen onderzoek. Kun je uitleggen waarom twee functies van gelijke waarde verschillend betaald krijgen? Hebben de verschillen te maken met prestaties, locatie of functieontwerp, of leggen ze inconsistenties bloot?
Proactieve voorbereiding betekent dat je salarisschalen moet controleren voordat deze live gaan. Kun je vergelijkingen tussen bedrijfseenheden simuleren? Zien wanneer bonussen de logica van het basissalaris verstoren? Onduidelijke prestatiecriteria oplossen? Door dit vooraf te doen, voorkom je defensieve noodoplossingen op een later moment.
Wat jij kunt doen: Voer samen met je juridische team en onder juridisch voorrecht een audit uit naar de transparantie van de salarissen. Bekijk daarbij zowel de structuur van het salarisbereik als de interne samenhang. Zorg ervoor dat je verhalen – over prestaties, marktbenchmarks en bonuslogica – gedocumenteerd zijn en klaar om te communiceren. Geef managers het vertrouwen om salarisstructuren duidelijk uit te leggen.
Functies evolueren, geografische gebieden worden groter en compliancedrempels variëren. Een gestroomlijnde maar aanpasbare architectuur maakt betrouwbare rapportages en een afgestemde strategie mogelijk.
Veel bedrijven werken nog steeds met verouderde frameworks: dubbele profielen, inconsistente beoordelingen en verouderde functies. De richtlijn zet deze systemen onder druk. Loonrapportages worden giswerk als functies niet duidelijk in kaart zijn te brengen en niet zinvol zijn te vergelijken.
Het doel is om wat er is op te ruimen, te consolideren en te systematiseren. Moderne tools zoals Workday kunnen helpen om duplicaten te signaleren, functiesuggesties te doen en functiebeschrijvingen te verbeteren. Wat je nodig hebt, is een framework dat zich aanpast zonder dat dit ten koste gaat van de consistentie.
Wat jij kunt doen:De richtlijn stelt dat arbeidsomstandigheden, vaardigheden, inspanning en verantwoordelijkheid vier dimensies zijn waarmee rekening moet worden gehouden bij het indelen van werknemers in categorieën (andere relevante factoren zijn mogelijk ook van toepassing). Worden deze elementen weerspiegeld in je huidige functiearchitectuur? Zijn er functies die onduidelijk of inconsistent zijn? Kun je de architectuur onderhouden en opschalen voor nieuwe zakelijke behoeften? Een goed gestructureerde functiearchitectuur is niet alleen een hulpmiddel voor rapportages. Het vormt de basis voor eerlijke en verklaarbare beslissingen over beloning.
Conclusie: degenen die nu beginnen, bepalen het resultaat. De EU-richtlijn inzake loontransparantie gaat niet alleen over compliance. Het gaat erom waarde en gelijkheid zichtbaar te maken. Bedrijven die zich vroegtijdig voorbereiden − door een structuur op te zetten, relevante data-assets te creëren en verhalen op elkaar af te stemmen − zullen beter in staat zijn om aan hun verplichtingen te voldoen en vertrouwen op te bouwen zodra de richtlijn is omgezet in nationale wetgeving en van toepassing is. Want in een wereld waarin beloning openbaar wordt, bepaalt voorbereiding de perceptie. En perceptie is belangrijker dan ooit voor een bedrijf.
Laten we eens kijken waar je staat en hoe Workday je het beste kan ondersteunen op weg naar EU-loontransparantie. Neem contact met ons op.
De EU-richtlijn voor loontransparantie vraagt om eerlijkheid in salarissen en wordt een strategische hefboom voor openheid, vertrouwen en concurrentievermogen.
Meer om te lezen
Het ondersteunen van onze wereldwijde klanten om succesvol te kunnen zijn, staat altijd centraal bij Workday. We bieden klanten de beste innovaties om hen te helpen hun mensen en kapitaal te beheren. In het huidige dynamische geopolitieke en AI-regelgeving landschap, met name binnen de Europese Unie, richten we ons op het leveren van tools waarmee klanten kunnen groeien en ontwikkelen, en de zekerheden die ze nodig hebben om zich vol vertrouwen aan te passen aan veranderingen.
Bedrijfsdata groeien sneller dan veel governance-strategieën kunnen bijhouden. Voor dataleaders maakt de implementatie van de juiste strategie en ondersteunende technologie het verschil.
We zijn er trots op dat we in dit rapport opnieuw als leader zijn erkend. Workday Illuminate weerspiegelt onze onvermoeibare toewijding aan innovatie door de unieke manier waarop we AI integreren in het hele Workday-platform, zodat onze klanten profiteren van meer efficiëntie en betere inzichten om nieuwe groeikansen aan te grijpen.
