Datagovernance implementeren: best practices

In dit artikel gaan we in op:

• Inzicht in datagovernance
• Datagovernance implementeren
• Datagovernance koppelen aan bedrijfsdoelen
• De juiste software voor datagovernance kiezen

Tegenwoordig zijn data niet langer alleen een bijproduct van bedrijfsactiviteiten, maar een waardevolle troef voor strategische bedrijfsplanning en dagelijkse operaties. Zakelijk succes draait om slim datamanagement en het implementeren van datagovernance is daarbij een essentiële stap. 

Uit een recente enquête onder data- en analyticsprofessionals blijkt dat slechts 19% van de bedrijven een duidelijke en volledig geïmplementeerde governancestrategie heeft. 46% zegt dat er wel een governancestrategie is, maar dat die niet goed wordt begrepen, en 35% geeft aan helemaal geen strategie te hebben.

Naarmate organisaties steeds grotere en complexere hoeveelheden data beheren binnen ERP-systemen, wordt het steeds belangrijker om deze kloof te dichten. De meeste dataleaders begrijpen dit, maar de kloof tussen bewustzijn en groei is nog steeds aanzienlijk. Lees verder om te zien hoe je business datagovernance op een krachtige manier implementeert.

Inzicht in (het belang van) datagovernance

Datagovernance gaat over hoe organisaties met beleid, strategieën en processen zorgen dat data correct zijn, goed beschermd blijven en slim worden ingezet. Nu bedrijven uitbreiden naar ecosystemen in de cloud, AI/ML-mogelijkheden adopteren en te maken hebben met strengere regelgeving, speelt sterke datagovernance niet langer een standaardrol in compliance maar geeft het de business een belangrijke boost.

Slechte datagovernance kan zelfs ernstige gevolgen hebben:

• Gefragmenteerde data-activa: silo’s en dubbele inspanningen zorgen voor inefficiëntie en operationele verwarring.

• Regelgevings- en compliancerisico's: niet voldoen aan regels zoals AVG en CCPA leidt tot hoge boetes en reputatieschade.

• Onnauwkeurige zakelijke inzichten: onbetrouwbare data brengen risico's met zich mee voor rapportages, analytics en strategische besluitvorming.

• Beveiligingskwetsbaarheden: slechte datagovernance vergroot de kans op datalekken en ongeautoriseerde toegang.

• Minder klantvertrouwen: verkeerd omgaan met persoonlijke en gevoelige data tast merkloyaliteit en vertrouwen aan.

Om deze uitdagingen aan te pakken en de complexiteit van moderne dataomgevingen te beheren, zijn twee belangrijke ondersteuningssystemen onmisbaar: een duidelijk framework en een betrouwbare softwareoplossing.

Belangrijke onderdelen van een succesvol framework voor datagovernance

Een sterk framework is de ruggengraat van elk succesvol datagovernanceprogramma. Het brengt mensen, processen en technologie bij elkaar door samen te begrijpen hoe data worden gedefinieerd, gebruikt en benaderd, en waarom dit belangrijk is. 

Door duidelijke standaarden op te stellen, zakelijke doelstellingen te bepalen en stakeholders af te stemmen, verandert governance dankzij het framework van een reeks regels in een strategische katalysator voor bedrijfswaarde.

Basis van het datagovernanceprogramma

Een duidelijk governanceprogramma begint met het bepalen van strategische doelen die zijn afgestemd op bredere bedrijfsdoelstellingen. Door datagovernance op te nemen in je strategische planning, zorg je voor meer consistentie en overzicht.

Dataleaders moeten wat betreft governance bepalen hoe succes eruitziet voor hun organisatie. Dit kan bijvoorbeeld gaan over verbeterde datakwaliteit, meer gestroomlijnde compliance of betere data-analytics.

Het samenwerken van crossfunctionele datastewards, -eigenaren, IT-leaders en zakelijke stakeholders speelt een sleutelrol in het stimuleren van blijvende betrokkenheid.

Beleid, normen en compliance

Met governancebeleid worden duidelijke verwachtingen opgesteld voor hoe data worden gebruikt, beschermd en beheerd. Er worden regels vastgelegd rond datakwaliteit, -beveiliging en -privacy, en compliance wordt daarnaast ondersteund met belangrijke regelgevingen zoals AVG, HIPAA en CCPA. 

Sterke governance zorgt ervoor dat deze normen niet alleen worden nageleefd, maar ook flexibel genoeg zijn om mee te bewegen met veranderende wetgeving en zakelijke prioriteiten.

Andere belangrijke onderdelen

Naast beleid en structuur hangt een succesvol framework voor datagovernance af van een aantal basiscomponenten die ervoor zorgen dat data nauwkeurig en toegankelijk zijn. Denk hierbij aan:

• Beheer van datakwaliteit: zet processen op om de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van data te meten, te volgen en te verbeteren.

• Beheer en catalogisering van metadata: creëert een centrale inventory van data-activa, waarmee ontdekking, begrip en gebruik worden gestimuleerd.

• Datalineage in kaart brengen: documenteert de dataflow tussen systemen om transparantie te vergroten, probleemoplossing te vereenvoudigen en accountability te garanderen.

• Management van masterdata (MDM): consolideert belangrijke bedrijfsentiteiten en datacatalogi om één bron van waarheid te creëren.

Samen vormen deze onderdelen de drijvende kracht achter governance: ze brengen structuur, verlagen risico's en zorgen ervoor dat data waarde creëren voor de hele organisatie.

Datagovernance implementeren

Het implementeren van software voor datagovernance is niet alleen een technische stap, maar een verandering voor het hele bedrijf. 

Een succesvolle implementatie begint met een duidelijk stappenplan en een gedisciplineerde uitvoering. Elke stap moet bijdragen aan een duurzame organisatiebrede cultuur van betrouwbare en goed beheerde data. Dat bereik je als volgt.

1. Bepaal eerst je strategie voor datagovernance

Begin met een duidelijke, actiegerichte strategie die direct aansluit bij de zakelijke doelen van je organisatie. Bepaal hoe succes eruitziet: gaat het om betere besluitvorming? Minder risico's? Snellere innovatie? Zorg vroegtijdig voor steun van executives om afstemming, resources en langdurige betrokkenheid te garanderen. Onthoud dat eerst de strategie en dan pas de technologie volgt.

2. Breng je huidige datalandschap in kaart met een audit

Zorg dat je een volledig overzicht hebt van je huidige dataomgeving voordat je start met datagovernanceprocessen. Breng dus je systemen in kaart, ontdek hiaten en beoordeel risico's voor databeveiliging zoals overbodige databases of inconsistente metadata. Los eerst de belangrijkste problemen op, zodat je geen nieuwe datagovernancetools stapelt op bestaande uitdagingen. Gebruik de audit om een startpunt te creëren waarmee je vooruitgang meet.

3. Richt je governance-structuur in

Wijs vanaf het begin duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe. Stel data-eigenaren en -stewards aan en stel een datagovernanceraad samen om een strategie te bepalen en conflicten op te lossen. Leg voor elke rol een charter vast en bepaal meetbare resultaten voor succes. Sterke governanceteams brengen beleid tot leven in de dagelijkse praktijk en zorgen voor duurzame veranderingen in de bedrijfscultuur.

4. Kies de juiste software voor datagovernance

Concentreer je bij het beoordelen van platforms op de must-haves: naadloze integratie, schaalbaarheid, veiligheid en goede support. Prioriteer oplossingen die afgestemd zijn op je toekomstige architectuur en met je behoeften meegroeien. Test de software, indien mogelijk, eerst in de praktijk met één domein of afdeling om prestaties te valideren voordat alles breder wordt uitgerold.

5. Begin klein en schaal dan op

Weersta de drang om alles tegelijk aan te pakken. Richt je eerste datagovernance-implementatie op een high-value domein (zoals finance, HR of klantdata) waarmee je snel resultaten boekt. Gebruik deze vroege successen om vaart te maken, interne ambassadeurs te creëren en je aanpak te verbeteren voordat je uitbreidt naar andere delen van de business.

6. Controleer, meet en verbeter

Governance stopt niet na de start. Bepaal KPI's zoals verbeteringen in datakwaliteit, adoptiegraad en vermindering van compliancerisico's. Houd de governance op orde met regelmatige checks door dataverantwoordelijken, stakeholderbeoordelingen en doorlopende verbeterplannen. De beste programma's zijn aanpasbaar aan veranderende zakelijke behoeften, technologieën en regelgeving.

Datagovernance koppelen aan bedrijfsdoelen

Sterke datagovernance staat niet op zichzelf. Om echt verschil te maken, moet governance rechtstreeks aansluiten bij de belangrijkste zakelijke doelen van een organisatie. Wanneer governance-inspanningen goed zijn afgestemd op bredere strategische prioriteiten, is de kans veel groter dat ze steun krijgen van het management, blijvende investeringen aantrekken en zorgen voor een duurzame culturele adoptie. 

Het volstaat niet om data goed te beheren; organisaties moeten duidelijk laten zien hoe door governance de snelheid, nauwkeurigheid en zekerheid van zakelijke beslissingen verbeteren.

Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld richt op het versnellen van digitale transformatie moet governance-initiatieven prioriteren die clouddata toegankelijker en betrouwbaarder maken voor teams. Een bedrijf dat de klantervaring wil verbeteren, moet ervoor zorgen dat klantdata kloppen en toegankelijk zijn voor personalisatie.

Governance op deze manieren koppelen aan bedrijfsresultaten betekent ook dat governancemetrics direct worden verbonden aan key performance indicators (KPI’s). Enkele voorbeelden zijn:

• Kortere time-to-market voor nieuwe producten dankzij betere datatoegang

• Meer omzet door nauwkeurigere klantsegmentatie en gerichtere targeting

• Minder risico op sancties en boetes dankzij betere compliancerapportages

Zodra deze verbindingen helder en meetbaar zijn, werkt datagovernance niet langer als een backofficefunctie maar als een strategisch instrument voor innovatie en veerkracht. Het wordt makkelijker om ROI aan te tonen, stakeholders mee te krijgen en governance neer te zetten als essentieel voor toekomstig succes.

Aandachtspunten bij software voor datagovernance

Met een helder beeld van de datagovernancebehoeften, -doelen en -uitdagingen van je organisatie is de volgende stap het kiezen van een platform dat je strategie ondersteunt en laat groeien. 

Het kiezen van het juiste platform vraagt om een zorgvuldige beoordeling van wat elke oplossing heeft te bieden. Belangrijke eigenschappen om op te letten bij je mogelijke oplossing:

• Uniform datamodel: brengt financiële, operationele en personeelsdata samen om silo's en inconsistenties te voorkomen.

• End-to-end datalineage en catalogisering: laat zien waar data vandaan komen, en hoe ze zijn gewijzigd en gebruikt binnen het hele bedrijf.

• Geïntegreerde tools voor datakwaliteit: bieden voortdurende controle en verbetering van essentiële data-elementen.

• Controle en beveiliging van op rollen gebaseerde toegang: beschermt gevoelige informatie en faciliteert het correct delen van data.

• Ingebouwde AI en machine learning: automatiseert classificatie, detectie van afwijkingen en aanbevelingen, en versnelt het genereren van inzichten.

De juiste datagovernance-oplossing zorgt niet alleen dat informatie wordt georganiseerd, maar verandert ook hoe een organisatie werkt. 

Door vertrouwen, transparantie en intelligentie in bedrijfsprocessen te verweven, helpen effectieve governanceplatforms bedrijven sneller te werken, met vertrouwen te innoveren en datagedreven beslissingen te nemen.

Valkuilen vermijden bij de implementatie

Zelfs de meest goedbedoelde datagovernance-initiatieven lopen spaak zonder realistische planning en blijvende ondersteuning binnen de organisatie. 

Veel programma’s lopen vast, niet door verkeerde doelen, maar door fouten in de uitvoering die voorkomen hadden kunnen worden. Door deze veelvoorkomende valkuilen vroegtijdig te herkennen, leg je de basis voor een governancestrategie die blijvende waarde oplevert.

• Governance zien als een eenmalig project: effectieve governance vraagt om een doorlopende inzet die meebeweegt met bedrijfsstrategieën, technologieën en wetgeving. Organisaties die iets opzetten en er niet meer naar omkijken, lopen risico op achterhaald beleid en niet-betrokken stakeholders.

• Verandermanagement onderschatten: succes draait om culturele adoptie, niet alleen om technische implementatie. Bewustwording creëren, teams opleiden en steun bij executives regelen zijn belangrijke stappen om governance in het dagelijkse werk te integreren.

• Te veel focussen op technologie: governance-uitdagingen zijn niet op te lossen met alleen governancetools. Zonder duidelijke rollen, stevige beleidslijnen en afstemming op bedrijfsresultaten zullen zelfs de meest geavanceerde softwareoplossingen geen waarde opleveren.

• Gebrek aan meten en verantwoordelijkheid: organisaties zonder governance-KPI's en feedbackloops laten kansen liggen om ROI te bewijzen en blijvende support te krijgen. Metrics gekoppeld aan betere datakwaliteit, compliance en bedrijfsresultaten zijn cruciaal.

• Governanceteams in silo's plaatsen: governance moet zijn geïntegreerd in alle afdelingen en niet alleen bij IT of compliance worden neergelegd. Crossfunctionele samenwerking zorgt ervoor dat governance bijdraagt aan bedrijfsbrede doelen en een grotere zakelijke impact heeft.

Het draait bij het vermijden van deze valkuilen niet alleen om het beperken van risico's, maar ook om het optimaal benutten van capaciteiten. Governance wordt een strategisch voordeel dat steeds sterker wordt als je het holistisch benadert met sterk leadership, meetbare doelen en crossfunctionele ondersteuning.

Een toekomstbestendige fundering bouwen met slimmere datagovernance

Voor een sterk datagovernanceprogramma is meer nodig dan alleen een framework en goede bedoelingen: het vraagt om de juiste technologiebasis en een partner die weet hoe je strategie omzet in blijvende resultaten. 

De juiste softwareoplossing zorgt niet alleen voor het naleven van governancebeleid, maar ondersteunt ook business agility, compliance met regelgeving en betrouwbare besluitvorming op grote schaal. Voor organisaties die complexe data-omgevingen beheren, is het cruciaal om samen te werken met een provider die geïntegreerde mogelijkheden, sectorexpertise en langdurige ondersteuning biedt. 

Bij Workday helpen we zakelijke leaders slimme, schaalbare datagovernancestrategieën te implementeren die mensen, processen en systemen binnen het bedrijf verbinden.

Benieuwd hoe Workday jouw datatransformatie ondersteunt? Vraag vandaag nog een demo aan.