Een CFO-gids over het belang van versnelde digitale transformatie

De COVID-19-pandemie heeft het belang van technologie om bedrijven draaiende te houden voor altijd duidelijk gemaakt. Nu we de coronapandemie steeds beter de baas zijn beginnen veel organisaties met het verder versnellen van hun digitalisering, zodat ze ook in het licht van toekomstige uitdagingen agile en veerkrachtig blijven.

De impact van COVID-19 heeft bij de financefunctie tot veel nieuwe inzichten geleid. Zo hebben we geleerd dat legacytechnologie de snelheid van veranderingen niet goed kan bijhouden, met name bij bedrijven waar veel personeel thuiswerkt.

Volgens een rapport van Hackett Group 'Looking Past Covid-19: Five Critical Messages for CFOs' moeten financeleaders de ingebruikname van cloudoplossingen versnellen om de toegang tot datahubs en tools te verbreden.

Waarom versnellen? 

De business kijkt steeds vaker naar finance voor strategische toekomstadviezen. Dit maakt dat finance moet balanceren tussen het ondersteunen van de business vandaag en het investeren in innovatie voor de lange termijn. Met een groeiend aantal belanghebbenden en interne en externe uitdagingen, zoals de milieuproblematiek, is het belangrijker dan ooit dat finance verandering omarmt.

'Agility' is nu de bepalende eigenschap geworden, zodat bedrijven goed kunnen anticiperen op wat er komen gaat, snel kunnen inspelen op verandering en besluitvaardig kunnen reageren op veranderde eisen van klanten en de markt. Toch houden veel organisaties star vast aan statische systemen op basis van rigide datamodellen, onsamenhangende architecturen en geïsoleerde data. Ze kunnen niet inspelen op verandering of enige vorm van disruptie. Dit is een risico in tijden waarin wendbaarheid belangrijk is. Als 2020 ons iets heeft geleerd, is het wel dat organisaties die deze uitdaging niet aangaan verder achterop zullen raken. De vraag is niet langer OF finance digitalisering en de cloud zal omarmen, maar vooral WANNEER.

Hoe kunnen bedrijven de digitalisering van finance verder versnellen? Laten we beginnen met vier gebieden die op de radar van elke financeleader moeten staan in 2021.

Een intelligente datafundering om beslissingen te informeren.

Een van de grootste uitdagingen van finance vandaag is het optimaal kunnen benutten van de rijkdom aan data die wordt gegenereerd voordat de data verouderd is. Het gevaar van 'paralysis by analysis' wordt maar al te reëel als finance data niet kan gebruiken voor actiegerichte inzichten.

Veel bedrijven hebben moeite om meerwaarde te halen uit data, waardoor een uiterst waardevolle resource grotendeels onbenut blijft. Volgens het McKinsey-onderzoek 'Designing Data Governance that Delivers Value' besteden werknemers ongeveer 1/3 van hun tijd aan taken die geen toegevoegde waarde leveren, als gevolg van een ondermaatse datakwaliteit en -beschikbaarheid. En finance? Deze teams besteden meer tijd dan elke andere groep aan het verzamelen, reconciliëren en opschonen van data - om vervolgens handmatig rapportages te maken.

Tegelijkertijd willen IT-teams de systemen vereenvoudigen, de kosten verlagen en minder tijd besteden aan het onderhoud van legacysystemen. Maar, de toenemende vraag van de business naar actiegerichte data en inzichten zet IT-organisaties steeds verder onder druk.

Finance wordt vaker dan ooit om advies gevraagd, dus moeten ze de focus verleggen van financiële kernprocessen naar strategische samenwerkingen. Deze verschuiving wordt mogelijk door het versnellen van digitalisering en de cloud. Business leaders vragen nieuwe inzichten en willen op unieke manieren naar bedrijfsprestaties kijken, wat vraagt om een combinatie van verschillende databronnen. Voor finance is de druk om data om te zetten in actie hoog.

Legacysystemen vertrouwen op batchverwerking en zijn ontwikkeld om data door een lineaire financiële supply chain te halen om ze in een grootboek te verzamelen. Deze systemen zijn totaal niet ontworpen om verandering eenvoudig te ondersteunen. In  deze onzekere tijden willen de meeste financeleaders hun initiatieven voor het moderniseren van hun datamanagementplatforms niet langer uitstellen. Integendeel, sommige financeleaders versnellen hun plannen juist. Dit is veelzeggend: volgens onderzoek van The Hackett Group had 88% van de finance-organisaties in het begin van 2020 een belangrijk initiatief voor transformatie in de pijplijn en was 96% van plan om dit in de komende 12-24 maanden te doen.

Finance moet in staat zijn grote hoeveelheden operationele data (uit externe systemen) eenvoudig te verwerken, berekeningen toe te voegen om die data te verrijken, en waar nodig bijbehorende accounting creëren – alles gekoppeld aan de brontransacties. Deze ongelooflijk rijke datafundering vormt uiteindelijk de basis voor machinelearning-transacties en -processen. Dit laatste wordt steeds vaker een dagelijks onderdeel van de activiteiten van finance.

Besluitvaardige organisaties beschikken over realtime inzichten waarmee ze belangrijke vragen op belangrijke momenten kunnen beantwoorden. Dit kunnen ze doen omdat hun datamodel een rijke dimensionaliteit heeft, met één bron van de waarheid die vanuit verschillende invalshoeken kan worden doorgelicht. Het combineren van financiële, operationele en HR-data brengt uitgebreide, contextuele inzichten aan de oppervlakte, waardoor de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming verbetert.

Continue, bedrijfsbrede planning is een belangrijke succesfactor voor finance 

In tijden van economische onzekerheid en marktdisruptie is agility een noodzaak geworden. Bedrijven moeten voortdurend kunnen plannen en forecasts opstellen voor verschillende scenario's. Bedrijven die nog steeds vertrouwen op handmatige, episodische planning via spreadsheets en omslachtige legacysystemen, verspillen waardevolle tijd en verhogen het bedrijfsrisico. Deze bedrijven zijn niet in staat om snel en zelfverzekerd van koers te veranderen, te anticiperen op potentiële obstakels en kansen te herkennen wanneer ze zich voordoen. Dit heeft veel organisaties ertoe gebracht om planning af te stemmen op strategie, om effectievere bedrijfsanalyses uit te voeren en meer forecasts op te stellen op basis van de werkelijke situatie.

Agility is belangrijker dan ooit, voor organisaties groot en klein. Zelfs vóór de uitbraak van COVID-19 stelde 75% van de CFO's dat hun planningsprocessen hen niet in staat stelden om tijdig te reageren op economische en geopolitieke verschuivingen. Deze organisaties werken nog met jaarlijkse plannen die vrijwel meteen achterhaald zijn. De plannen worden samengesteld aan de hand van moeizaam verzamelde, geïsoleerde bedrijfsdata en in een verouderde planningsomgevingen die afhankelijk zijn van e-mailverkeer voor revisies en consolidatie. Om te overleven en voor succes is agility essentieel, zodat u kunt anticiperen op veranderingen en kunt plannen voor wat er komen gaat – anders loopt u het risico achterop te raken.

Zorgen voor 'high-performance procurement'

In deze onzekere tijden is spend management steeds belangrijker geworden. Steeds meer organisaties willen hun procurement- en financeteams heroriënteren om waarde te creëren, risico's te beperken en strategische ondersteuning te bieden. Om te slagen moeten organisaties de waarde van leveranciers maximaliseren en alle belanghebbenden op één lijn krijgen. Toch houden veel organisaties vast aan handmatige processen en achterhaalde technologie, met informatie over leveranciers, contracten en uitgaven diep verstopt in verschillende silo's. 

De veranderingen die zich het afgelopen jaar hebben voorgedaan dwingen  organisaties ertoe het leveranciersrisico te beoordelen. Procurementleaders moeten dus samenwerken met hun collega's in finance om de winstgevendheid te bevorderen, bedrijfscontinuïteit te verzekeren en risico's te beperken. Onderzoek toont aan dat wanneer finance en procurement op elkaar zijn afgestemd, ze beter kunnen samenwerken en zo voor betere zakelijke resultaten zorgen. Dergelijke resultaten zijn bijvoorbeeld kostenbesparing, een hogere ROI en een bredere strategische invloed binnen de organisatie. Dit vraagt wel om geïntegreerde finance- en source-to-pay-processen.

Vooruitstrevende ondernemingen die op zoek zijn naar meer inzicht, integratie en automatisering op het gebied van sourcing en inkoop kiezen vaak voor cloudtechnologie. Dit stelt ze in staat om mensen en processen samen te brengen en handmatig werken te elimineren. Ze krijgen end-to-end inzicht in sourcingprojecten en -prestaties en kunnen zowel interne als externe belanghebbenden effectiever en in realtime samen laten werken. Dit werd duidelijk uit het HBR-onderzoek 'Managing Procurement Risk: Enterprise Agility for a Changing World', waarin bijna de helft van de respondenten stelde de automatisering van inkoopprocessen in de komende 12 maanden te willen versnellen.

Zorgen voor een gestroomlijnde finance-operatie

De wereldwijde pandemie bracht inadequate en inefficiënte financeprocessen aan het licht die menselijke tussenkomst vereisen en onvoldoende inzichten bieden. Onvoorspelbare tijden hebben al eens aangetoond dat finance een essentiële rol kan spelen om de business door woelige tijden heen te loodsen. Voor de Chief Accounting Officer draait het dan vooral om het vermogen om realtime inzichten te gebruiken om prestaties te sturen, het uitvoeren van interne controles ondanks werken op afstand, het optimaliseren van de cashflows en klantgerichtheid. Hiervoor moeten accounting en finance verder kijken dan transacties en nieuwe manieren van werken adopteren.

Met nieuwe technologieën zoals machine learning heeft finance de kans een nieuw tijdperk van efficiëntie in te luiden, waarbij finance tijd terugwint die kan worden aangewend om te werken aan uitzonderingen en aandachtsgebieden. Het is een toekomst die gekenmerkd wordt door een intelligente en gestroomlijnde operatie, zodat finance slimmer, sneller en nauwkeuriger kan werken.

Vóór COVID zagen veel financeorganisaties digitale transformatie als een wanna-have. Het is gebleken dat deze transformatie niet langer optioneel is. Door samen met IT veranderingsinitiatieven aan te sturen zal finance kosten besparen door hogere efficiëntie. Dit is iets waar finance al decennialang naar streeft. Volgens het KPMG-rapport 'Finance in a post-COVID world' zal automatisering na COVID-19 het belangrijkste thema zijn. Veel organisaties zullen hun automatiseringsinitiatieven versnellen om zich te kunnen concentreren op activiteiten die waarde toevoegen.

In een wereld die steeds virtueler wordt en waarin geautomatiseerde processen cruciaal zijn voor het verhogen van de efficiëntie, voor controle en voor veerkracht, is het versnellen van digitale initiatieven een topprioriteit voor financeleaders.

Ontdek meer over het versnellen van uw reis naar digitale finance.