Flexibiliteit stimuleren met agile budgettering

Voorspellen. Aansturen. Controleren. Dat zijn de kernprincipes van conventionele budgettering. Maar in een wereld gekenmerkt door verandering kunnen dergelijke fundamentele principes belemmeringen worden. Te midden van voortdurende disruptie hebben financeteams behoefte aan minder controle en meer flexibiliteit, minder voorspelling en meer aanpassing.  

Organisaties voelen bovendien de druk om concurrenten te overtreffen. Snelheid en strategie moeten echter hand in hand gaan. Een agile benadering geeft bedrijven het vertrouwen dat ze de juiste keuzes maken in reactie op verandering en helpt hen sneller te werken.

Agile organisaties innoveren immers door grote uitdagingen onder te verdelen in specifieke problemen om vervolgens snel potentiële oplossingen te testen. Dankzij die snelle resultaten (positief of negatief) kunnen teams successen prioriteren in plaats van te kiezen voor een top-down benadering. Agile organisaties richten zich daarnaast op een kleiner aantal initiatieven dat sneller wordt afgerond. In plaats van te jongleren met meerdere projecten, boeken agile teams voortdurend vorderingen bij het behalen van specifieke strategische doelen.   

Financeteams moeten tijdens deze omschakeling ook hun budgettering aanpassen. 

Basisprincipes van agile budgettering 

De sleutel tot succes bij agile budgettering is accurate, actuele informatie over wat wel en niet werkt. Soms blijkt uit nieuwe informatie dat geplande initiatieven bijgesteld of zelfs afgeblazen moeten worden. Dat is beter dan doorgaan met een initiatief (zoals veel bedrijven doen) waarvan medewerkers weten dat het niet de verwachte waarde zal opleveren.

Door drie basisprincipes van agile budgettering te begrijpen en te benutten, worden finance en de organisatie als geheel wendbaarder en toegankelijker.

1. Kortere intervallen plannen 

Financeteams zijn geen helderzienden en voorspellingen brengen risico's met zich mee. Organisaties die een budget voor een jaar of langer opstellen, zitten daardoor soms vast aan verouderde strategieën. Dat is riskant in een volatiel bedrijfsklimaat. Door vaker en op kortere termijn te plannen, krijgen organisaties de flexibiliteit om bijtijds in te spelen op marktverschuivingen. 

2. Strategische doelen prioriteren

Het lijkt vaak efficiënt (of zelfs noodzakelijk) om meerdere projecten toe te wijzen aan teams, maar werknemers worden door de verschillende prioriteiten soms aanzienlijk minder productief. Hetzelfde geldt voor organisaties. Bedrijven krijgen meer voor elkaar door te investeren in bepaalde strategische kortetermijnprojecten dan door alles tegelijk te doen. Door strategische projecten te prioriteren en werk sequentieel te plannen, bereiken teams hun doelen sneller en profiteert de organisatie eerder van de resultaten. 

3. Snelle feedbackloops creëren

Om de rendabiliteit van investeringen nauwkeurig te beoordelen, hebben financeteams constant nieuwe informatie nodig. Het moet duidelijk zijn wat de doelen van de initiatieven zijn en hoe succes wordt gemeten. Projectleiders moeten deze metrics aan het begin definiëren en het financeteam moet de voortgang minstens een keer per maand controleren om onaangename verrassingen te voorkomen.

Sterkere samenwerking voor finance en strategie

Overstappen op agile budgettering is voor veel bedrijven een grote verandering die moeilijk in één keer is te verwerken. Veel executives die meewerken aan planning, budgettering en financiering, zijn geneigd vast te houden aan processen die in het verleden succesvol waren. 

Om de onzekerheid en zorgen die met zo'n ingrijpende overgang gepaard gaan te verminderen, kiezen financeteams voor een iteratieve aanpak bij het adopteren van agile budgetteringsstrategieën. Door te beginnen met één businessunit of financieringsgebied wordt de waarde op kleine schaal duidelijk en ontstaat er buy-in voor bredere implementatie in het hele bedrijf. 

Dankzij dit proces kan het financeteam zich positioneren als een sterkere strategische partner die businessleaders met informatie en advies ondersteunt bij het nemen van betere beslissingen voor de toekomst.