Effectief omgaan met internationale regelgeving en mondiale groei: lukt dat met uw ERP-systeem?

De toenemende complexiteit van internationaal zakendoen stelt organisaties voor nieuwe uitdagingen, en het hebben van een wendbaar Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) is belangrijker dan ooit. 

Een van de grootste uitdagingen van legacy ERP-systemen, met name voor multinationals die actief zijn in verschillende rechtsgebieden, is het om kunnen gaan met landspecifieke regelgeving, valuta's en compliance-verplichtingen. (Kort gezegd verwijst ERP naar een reeks voor het bedrijfsleven relevante softwareapplicaties, bijvoorbeeld voor financiën, human resources management, supply chain management, customer relationship management (CRM) en voorraadbeheer, die centraal worden beheerd in één oplossing.)

Internationale ERP-strategieën vallen in een van de twee volgende categorieën: gedecentraliseerd of gecentraliseerd. 

Gedecentraliseerde ERP: afzonderlijke systemen

Een grote multinational werkt doorgaans met een omvangrijk grootboek, en het hoofdkantoor verwacht dat de dochterondernemingen hun financiële resultaten in dit grootboek invoeren. Het hoofdkantoor zorgt gewoonlijk ook voor de algemene planning, de afstemming van de rekeningen en de bedrijfsanalyse op basis van dit grootboek.

De dochterondernemingen in andere landen moeten ondertussen hun eigen lokale finance-systemen aanschaffen, zodat ze onafhankelijk van het moederbedrijf kunnen opereren totdat het tijd is om resultaten te rapporteren. Een dergelijke lokale financiële oplossing is ook tijdrovend en arbeidsintensief, omdat moet worden voldaan aan de lokale compliance- en rapportageverplichtingen in de rechtsgebieden waar zij actief zijn.

De financiële data die zich in ERP-systemen bevinden worden vervolgens samengevat en doorgestuurd naar het moederbedrijf. Deze aanpak kan in principe werken. Maar het beperkt de operationele wendbaarheid van de organisatie, omdat het wijzigen van de dimensionaliteit van de rapportage niet een kwestie is van even één enkel ERP-systeem bijstellen. Het is eerder een kwestie van het coördineren van die veranderingen in het specifieke ERP-systeem van elk land. Dit kan betekenen dat bedrijfsdoelstellingen niet gemakkelijk kunnen worden gerepliceerd in afzonderlijke landen.

Bovendien zijn de kosten van een op zichzelf staande, landspecifieke finance-functie hoog, aangezien de gegevens die van de onderliggende grootboeken naar het hoofdkantoor terugvloeien, voor rapportagedoeleinden handmatig op elkaar moeten worden afgestemd.

Ten slotte kunnen gedecentraliseerde ERP-systemen, bij gebrek aan een gemeenschappelijke database, het inzicht van het bedrijf beperken en tot vertragingen leiden.

Gecentraliseerde ERP: een top-down benadering

Het tegenovergestelde scenario is een gecentraliseerde ERP-strategie, die wordt gekenmerkt door de invoering van een wereldwijde ERP-oplossing. Als we opnieuw het voorbeeld nemen van een multinationale, wereldwijd opererende onderneming, betekent deze aanpak dat de verslaglegging voor de hele groep centraal staat en dat het hoofdkantoor zijn boekhoudpraktijken kan opleggen.

Zoals te verwachten valt, staat de grootste uitdaging precies tegenover die van de gedecentraliseerde aanpak. 

Zo mislukt een bedrijfsbreed rapportagemodel meestal vanwege lokale rapportagevoorschriften: het aanpassen van de wereldwijde ERP-oplossing aan landspecifieke regelgeving vergt veel configuratiewerk. Daardoor blijft er minder mankracht beschikbaar voor de eigenlijke taak.

Natuurlijk biedt een dergelijke aanpak ook enkele voordelen. Een gecentraliseerd ERP-systeem vereenvoudigt meestal het rapportageproces op het hoofdkantoor en maakt schaalvoordelen mogelijk. Bovendien is de controleomgeving groter, aangezien alle transacties via het systeem moeten worden geleid, en zijn meer gedetailleerde inzichten in de transacties mogelijk. Organisaties kunnen een kerndatamodel opzetten waarin gegevens op een vergelijkbare manier worden vastgelegd, bijvoorbeeld over projecten, facturen of leveranciers. Aan de andere kant maakt deze aanpak het moeilijk om aan de lokale verslagleggingseisen te voldoen.

Uiteindelijk hebben beide benaderingen hun eigen uitdagingen. 

Hoe kan men dan het beste de kosten van finance beperken en het inzicht en de efficiëntie vergroten waarmee internationale finance-functies opereren?

De Enterprise Management Cloud: een nieuwe aanpak

Hoe meer bedrijven zich zorgen maken over hun toekomstige concurrentiepositie, hoe hoger de eisen aan de flexibiliteit van een ERP-oplossing – of de Workday Enterprise Management Cloud. Door de wereldwijd veranderende regelgeving, compliance-verplichtingen en belastingwetten worden flexibele en schaalbare operaties en werkmethoden steeds belangrijker voor bedrijven. Legacysystemen die kostbare IT-projecten en middelen vergen om de juiste structuren in de workflow op te nemen, bereiken gewoon hun grenzen.

De complexiteit van verouderde ERP-architecturen bemoeilijkt ook het beheer van wereldwijde bedrijven. Transacties tussen landen vereisen gewoonlijk de consolidatie van gegevens uit verschillende financiële boeken, wat specifieke problemen oplevert. Zo moeten bijvoorbeeld externe reconciliatiesystemen worden geïmplementeerd, waarvoor gegevens uit het kernsysteem moeten worden gehaald, om nog maar te zwijgen van de arbeidstijd die wordt besteed aan tijdrovende maandafsluitingen ten koste van strategische financiële taken.

Idealiter dienen al deze processen om richtinggevende informatie te verstrekken, inzichten uit te wisselen met belanghebbenden op het hoofdkantoor, en regionale vestigingen te voorzien van gegevens die nodig zijn voor lokale besluitvorming.

Workday's aanpak van landspecifieke behoeften

De aanpak van Workday om tegemoet te komen aan de behoeften van wereldwijde ondernemingen is gebaseerd op configuratie in plaats van maatwerk. Alle Workday-klanten ontvangen dezelfde versie van onze Enterprise Management Cloud. Maar de software is in hoge mate configureerbaar om aan lokale eisen te voldoen. Tegelijkertijd beschikken alle klanten altijd over de nieuwste versie van Workday, met de meest recente innovaties, verbeteringen en beveiligingsfuncties.

Hieronder lichten wij enkele functionele kenmerken toe van het Workday-framework voor een uniforme ERP-oplossing.

• Workday Financial Management is vertaald in 11 talen, zodat gebruikers transacties in elke taal kunnen invoeren. 

• Er zijn kant-en-klare configuraties voor specifieke landen, waaraan klanten hun eigen configuraties voor specifieke doeleinden kunnen toevoegen.

• Als multi-entity Enterprise Management Cloud stelt Workday elke juridische entiteit onder de paraplu van het moederbedrijf in staat om transacties in meerdere valuta's te verwerken. De financiële gegevens blijven altijd in het kernsysteem.

• Klanten van Workday kunnen binnen de workflow verschillende boekhoudmethoden en aanpassingen specificeren, afhankelijk van de vraag of zij voor hun financiële verslaglegging US GAAP-grondslagen, internationale IFRS-standaarden of een combinatie van beide gebruiken. Workday maakt het ook mogelijk een eigen boekhoudkundige codestructuur in kaart te brengen om te voldoen aan de verslagleggingsnormen van andere rechtsgebieden.

• De regels voor documentvolgorde, van oudsher een lastig iets is voor multinationals, zijn ingebouwd in de vooraf ingestelde configuraties van Workday. Het is in sommige landen verplicht de nummering van documenten met bepaalde tussenpozen (bijv. per kwartaal of per jaar) opnieuw in te stellen, terwijl dat in andere landen niet het geval is. De bank- en betalingsmodule van Workday integreert met de systemen van wereldwijde financiële instellingen om het proces te stroomlijnen.

• Met de robuuste belastingmodule van Workday kunnen gebruikers indirecte belastingen registreren, zoals belasting op de toegevoegde waarde (btw), belasting op goederen en diensten (gst), omzetbelasting of bronbelasting. Klanten kunnen eenvoudig wijzigingen aanbrengen in belastingtarieven en ingangsdata. Individuele transacties kunnen worden geboekt volgens de rapportagevoorschriften van de respectieve belastingautoriteit. En de algemeen gebruikte Standard Audit File -Tax (SAF-T) specificatie wordt eveneens ondersteund.

• Het Pagero-netwerk biedt Workday-klanten directe toegang tot miljoenen organisaties en zorgt voor volledige naleving van lokale e-factureringsinfrastructuren, waaronder PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), FACe (Spanje), Chorus (Frankrijk), SDI (Italië) en ESPAP (Portugal). Pagero ondersteunt ook honderden standaarden voor e-facturatie en elektronische datauitwisseling (EDI), waardoor het gemakkelijk over de hele wereld kan worden geïmplementeerd.

Ondersteuning voor integratie van e-facturatie 

Naast grensoverschrijdende ERP-mogelijkheden kunnen Workday-klanten ook geautomatiseerde, wettelijk verplichte en beveiligde multinationale elektronische documentmogelijkheden integreren in de Enterprise Management Cloud. Pagero is een partner van Workday die klanten de mogelijkheid biedt om hun financiële processen te digitaliseren en te automatiseren. Dit wordt gedaan door te zorgen voor gegevensintegriteit, operationele uitmuntendheid en real-time zichtbaarheid in het gehele Purchase-to-Pay (P2P) en Order-to-Cash (O2C) proces. Daarnaast biedt Pagero Workday-gebruikers geautomatiseerde processen om te voldoen aan de lokale regelgeving in alle markten waarin zij actief zijn.

Via het Pagero netwerk kunnen Workday klanten integraties creëren om zakelijke documenten uit te wisselen met alle leveranciers en klanten. Het maakt niet uit hoe groot het bedrijf is, welke ERP-oplossing het gebruikt, hoe volwassen de IT-architectuur is of aan welk formaat het de voorkeur geeft. Pagero combineert talloze uitwisselingskanalen, zodat Workday ERP-klanten alle factuur- en orderdocumenten elektronisch kunnen ontvangen en verzenden, terwijl compliance van lokale regelgeving gewaarborgd blijft.

Volgens Alexander Jansson, Vice President Partner Development bij Pagero, wordt elektronisch factureren steeds meer de norm. In een recent webinar legde hij uit dat dit proces meer inhoudt dan alleen het omzetten van factuurdocumenten in een PDF-bestand. De wettelijke verplichtingen inzake e-facturatie verschillen per rechtsgebied, en compliance kan worden gewaarborgd door de relevante processen te automatiseren.

In Europa en delen van Azië, bijvoorbeeld, is de PEPPOL-norm voor elektronische facturering momenteel in opmars. Pagero helpt bedrijven zich aan te passen aan dit gemeenschappelijke kader voor snelle en veilige grensoverschrijdende handel. (PEPPOL is een veelgebruikt kader voor het verzenden van elektronische documenten en een communicatienetwerk dat ondernemingen in staat stelt elektronisch te communiceren met hun partners tijdens het procurement-proces, zowel plaatselijk als wereldwijd. Het resultaat is een grotere efficiëntie en lagere kosten).

Pagero ondersteunt het verzenden en converteren naar elektronische facturen volgens de lokale vereisten, ongeacht of de documenten een digitale handtekening vereisen of aan specifieke contentspecificaties moeten voldoen. De overeenkomstige functies zijn vooraf geconfigureerd in Workday. 

"We werken met de technologieën die best-in-class zijn en onze wederzijdse klanten in staat stellen om vanaf dag één 100% op digitaal over te stappen," aldus Jansson.

In samenwerking met Workday heeft Pagero een Smart Business Network ontwikkeld waarmee leveranciers en inkopers op een geautomatiseerde, juridisch compliant en veilige manier orders, facturen en andere zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Door Workday's krachtige en flexibele technologische basis te combineren met Pagero's open, cloud-gebaseerde netwerk, kunnen klanten hun P2P- en O2C-processen digitaliseren en direct inspelen op veranderingen in het bedrijf, de markt en de regelgeving.

Jansson voegde eraan toe dat het bij het zoeken naar een leverancier van belang is om een partner te vinden die niet alleen over de nodige expertise beschikt, maar ook een product aanbiedt dat wereldwijd kan worden opgeschaald.

"Als het om e-facturering gaat, is een gecentraliseerde strategie van essentieel belang. Het is ook uiterst belangrijk een geschikte aanbieder te vinden die u vandaag en in de toekomst kan ondersteunen," legde hij uit.