Terug naar de basis: wat is een financieel managementsysteem?

Deze blog is onderdeel van een reeks artikelen over hoe technologie bedrijven helpt om beter om te gaan met mensen en financiën.

Een veranderende wereld vraagt om nieuwe manieren van werken: slimmer, sneller en flexibeler. Dit is nergens zo belangrijk als in finance. Rijke data, artificial intelligence, machine learning en analytics transformeren complete financeorganisaties, waardoor ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. 

In deze blog leest u over de nieuwe eisen die gesteld worden aan de financefunctie, wat belangrijk is voor uw systemen voor financieel management en hoe bedrijven met het juiste financiële systeem beter inspelen op verandering.

Waarom is een modern financesysteem belangrijk voor organisaties?

Finance staat aan de basis van succes. Steeds vaker neemt finance het voortouw in de zakelijke besluitvorming via data-analyses om stakeholders in het hele bedrijf inzichten te leveren, van marketing en sales tot productontwikkeling en operations. Zo informeren ze de bedrijfsstrategie en bieden ze context over de impact van bepaalde beslissingen op de bottom line.

Dit succesvol doen vraagt volgens Workday om twee dingen: eenvoudige toegang tot actuele finance- en HR-data en de mogelijkheid om verschillende databronnen te gebruiken voor multidimensionale rapportages en analytics. Niet-financiële gegevens, met name data uit uw operationele systemen, geven cijfers meer context en bieden inzicht in de achterliggende drijfveren van de bedrijfsprestaties. Met deze functionaliteiten kunnen organisaties effectiever beslissingen nemen en betere plannen maken.

Welke invloed heeft technologie op financiële systemen of processen?

Een goed financesysteem begint met wat u niet ziet: de onderliggende technologie voor transacties, rapportages en analytics (bij voorkeur op één plek), zodat uw financeteam kan plannen, analyseren, rapporteren en uitvoeren zonder te hoeven switchen tussen verschillende systemen. Een cloudsysteem voor financieel management maakt dit mogelijk. 

Met geautomatiseerde workflows voor bedrijfsprocessen ingebouwd in het systeem kunt u snel nieuwe processen ontwikkelen of standaardprocessen wijzigen. Zo speelt u snel in op veranderingen in de branche of wet- en regelgeving. Betrouwbare beveiliging voor data, transacties, processing en applicaties is essentieel en maakt het eenvoudig om toegang en wijzigingen te monitoren. 

Met transacties en analytics in één systeem, waar alle data in-memory wordt opgeslagen, worden realtime transactieverwerking, consolidatie en rapportage van financiële data op één plek mogelijk. Zo wordt een transactie met boekhoudkundige impact onmiddellijk beschikbaar gesteld voor rapportage en analyse in hetzelfde systeem. Zo kan finance dagelijks geconsolideerde rapporten opstellen, over meerdere juridische entiteiten en valuta's heen, wat het afsluitingsproces aanzienlijk versnelt. Zo heeft City Year de maandelijkse en kwartaalafsluiting met 40 procent verkort, en heeft AAA Northern California, Nevada & Utah de kwartaalafsluiting verminderd van 10 tot 5 dagen.

Samenvattend moet een modern financieel managementsysteem vandaag de dag in staat zijn om:

• Een volledig, nauwkeurig en actueel beeld van de business te bieden.

• Uw leiders van relevante, contextuele zakelijke inzichten te voorzien.

• Wijzigingen in de organisatie, processen en rapportages door te door te voeren zonder bedrijfsprocesen te onderbreken.

Met welke uitdagingen hebben financeteams vandaag de dag te maken?

Finance moet inzichten leveren die verder gaan dan de grootboekgegevens waar legacysystemen voor zijn ontworpen. Met een groot aantal belanghebbenden en in een landschap dat voortdurend verandert moet finance in staat zijn om inzichten te leveren die de besluitvorming actief kunnen beïnvloeden.

En dat is voor veel financeteams moeilijk. Ze houden zich nog steeds bezig met traditionele transactietaken en besteden veel tijd aan het verzamelen van data. Kostbare tijd die ze beter kunnen besteden aan het analyseren van data en strategische partnerships. Gefragmenteerde en verouderde financesystemen maken het  ingewikkeld om op het juiste moment toegang te krijgen tot de juiste data. En bij veel organisaties zit waardevolle data opgesloten in legacysystemen, spreadsheets en organisatorische silo's. Het toegankelijk maken van deze data is ingewikkeld, laat staan dat ze de data kunnen combineren met externe databronnen. Dit weerhoudt hen ervan om de datamodellen te ontwikkelen en de voorspellingen te doen die hun organisatie nodig heeft.

Dit terwijl de risico's alleen maar toenemen. Kijk maar naar het tempo van technologische verandering, de impact van digitale disruptie, toenemende wet- en regelgeving, zorgen over dataprivacy en cyberbeveiliging, onzekere economische omstandigheden en de volatiliteit van de financiële markt. Voor beter risicomanagement in een veranderende wereld moeten financeteams sneller kunnen acteren, op basis van realtime informatie uit de hele organisatie.

Hoe werken traditionele systemen voor financieel management?

Legacyoplossingen zijn ontworpen om accounting te automatiseren en te vereenvoudigen ter ondersteuning van financiële rapportages. Dit is een rigide en lineair proces, van het vastleggen van transacties in het subgrootboek tot de overdracht van transacties naar het algemene grootboek. Tijdens dit proces worden individuele transacties uiteindelijk verwerkt in samengevatte journaalposten, zonder de contextrijke details. Systemen die op deze manier zijn ontworpen ondersteunen alleen de financiële rapportages zoals vastgelegd tijdens de initiële implementatie.

Organisaties die op deze manier werken hebben voor rijkere zakelijke inzichten en managementrapportages datawarehouses en tools voor business intelligence en rapportages nodig. Dit vraagt om het maken en onderhouden van dure integraties, maakt datareconciliatie ingewikkelder en verhoogt het risico op fouten. En uiteindelijk leidt dit tot gestagneerde silo's met niet-verbonden data. 

Met verschillende systemen voor accounting, consolidatie, reconciliatie, inkoop, opbrengst, compliance en meer wordt uw omgeving voor financieel management alleen maar complexer. Gefragmenteerde systemen maken het moeilijk om realtime inzichten te leveren aan de business om gelijke tred te houden met groei en verandering. Het opschalen of veranderen van deze systemen om te voldoen aan de behoeften van een groeiende, veranderende business duurt lang, is kostbaar en in sommige gevallen zelfs onmogelijk.

Waarom zijn cloudsystemen voor financieel management anders?

Workday Financial Management is een cloudoplossing die is ontworpen om compleet zakelijk inzicht in uw onderneming te bieden. Dit maakt een einde aan starre processen die de transacties voor financiële rapporten slechts samenvatten. Transacties die worden ingevoerd behouden hun rijke zakelijke informatie en worden onmiddellijk weergegeven in financiële, management- en operationele rapportages. Met één cloudgebaseerd systeem dat alle transacties vastlegt en fundamentele basisprocessen ondersteunt krijgt uw financiële team realtime toegang tot bedrijfsinformatie. Deze 'Power of One', één bron van data, één beveiligingsmodel en één user experience, stelt bedrijven in staat om in één systeem te plannen, uit te voeren en te analyseren.

Life Time Fitness in Minnesota integreerde bijvoorbeeld finance met HR zodat financiële en payrolltransacties en -goedkeuringen systematisch konden worden afgehandeld. Met de cloudoplossing voldoet het bedrijf altijd aan nieuwe wet- en regelgeving en versnelden ze het afsluitingsproces, zodat ze meer tijd overhouden voor het analyseren van data en zakelijke resultaten.

Het Canadese bedrijf Bill Gosling Outsourcing heeft ook een cloudbased financieel systeem geïmplementeerd. Als gevolg is de time-to-close met 30% verkort en vereist de voorbereiding van het afsluitingsproces aanzienlijk minder inspanning. Met het oude ERP-systeem moest het bedrijf drie of vier iteraties van financiële overzichten doorlopen voordat hun finale versie was afgerond. Met het cloudsysteem zijn er nog maar twee iteraties nodig.

Waarom is realtime data in financieel management zo belangrijk?

Elke dag weer stroomt er een enorme hoeveelheid data door organisaties. Door gebruik te maken van deze data en het maken van effectieve analyses nemen bedrijven sneller betere beslissingen. Zo kunnen bedrijven realtime inzicht krijgen in de meest winstgevende klanten. Meestal is hier een aparte analyseoplossing voor nodig die werkt buiten het financiële systeem om. Afdelingen zoals marketing gebruiken data om de klantervaring te transformeren en te personaliseren. Business leaders creëren nieuwe inkomstenstromen door naast producten ook datagedreven services aan te bieden. Hoogwaardige data-analytics maken forecasting geavanceerder en nauwkeuriger. Door het combineren van financiële en niet-financiële data (zoals klantgegevens of data uit andere operationele systemen) komen nieuwe inzichten aan het licht. 

Door in realtime op data in te zoomen, in elke zakelijke dimensie, kunt u achterhalen wat de bedrijfsprestaties aanstuurt. Zo krijgt u bijvoorbeeld inzicht in de uitgaven per leverancier, campagne of werknemer en winst en verlies per klant of product zonder de noodzaak voor een datawarehouse of rapportagetool. Deze rijke bedrijfsinformatie kan via financiële scorecards en dashboards worden geleverd, die ook toegankelijk zijn via mobiele apparaten. Executives krijgen een realtime snapshot van het bedrijf zodat ze de belangrijkste metrics altijd en overal in de gaten kunnen houden. Denk maar aan dashboards met relevante indicatoren over afwijkende cijfers of waar het bedrijf momentum krijgt op de markt. Met realtime data komt u aan het einde van een periode niet voor verrassingen te staan en kunt u sneller reageren op veranderingen. 

Met een cloudsysteem voor financieel management kon Redstone Credit Union maar liefst 133% meer tijd besteden aan analyse in plaats van dataverzameling. Hierdoor konden ze:

• Hun focus verleggen van handmatig en administratief werk naar strategische accounting.
• Accountingonderzoek vereenvoudigen.
• Zorgen dat finance het bedrijf beter van dienst kon zijn.

Hoe verandert de financefunctie?

In de verbonden wereld van vandaag wordt er veel verwacht van finance executives. Financieel nieuws en geruchten gaan in een oogwenk de wereld rond. CEO's verwachten rijke, toekomstgerichte inzichten van finance voor risicomanagement, het ontdekken van nieuwe en het reageren op economische schokken en volatiliteit. De huidige en toekomstige waarde van de onderneming is afhankelijk geworden van de kwaliteit van dit soort inzichten. 

Helaas slagen veel financeteams er nog steeds niet in deze inzichten te leveren. Er is nog niet voldoende inspanning geleverd om de functie te transformeren. De adoptie van technologie binnen finance loopt achter op andere bedrijfsfuncties. Het is dus nodig dat finance actie onderneemt, nieuwe technologie omarmt en een meer strategische rol gaat vervullen. 

Wat is belangrijk bij het evalueren van een cloudsysteem voor financieel management?

Een financieel systeem moet niet alleen financiële controles en transacties beheren, maar ook relevante inzichten leveren die de business transformeren. Workday koos, met één cloudsysteem voor alle financiële processen, voor een totaal andere benadering van financieel management. Een systeem dat u in staat stelt om:

• De business te sturen met echte inzichten. Een cloudbased systeem met een in-memory datamodel dat transacties in realtime vastlegt, de belangrijke processen ondersteunt en financeteams in staat stelt sneller betere beslissingen te nemen.
• Met vertrouwen processen te consolideren en af te sluiten. De cloudbased architectuur van Workday elimineert complexe en tijdrovende lineaire processen en maakt deze processen sneller, flexibeler en nauwkeuriger. U hoeft niet langer tot het einde van een maand, kwartaal of jaar te wachten voor een geconsolideerd overzicht van de business, want u heeft op elk moment toegang tot die informatie.
• Te plannen voor wat er komen gaat. Workday combineert financiële en HR-transacties met rapportage- en planningsfuncties, elimineert datamigratie en -reconciliatie voor  een  iteratiever en efficiënter planningsproces op basis van actuele transactiedata.
• Proactief en effectief risico's te beheren. Workday gaat verder dan het monitoren van transacties. Het biedt 'always-on' auditing om alle veranderingen vast te leggen. Bedrijven kunnen goedkeuringslimieten managen, configureren en erop toezien, drempels vaststellen en taken van elkaar scheiden. Op die manier helpt Workday fraude en risico's te verminderen.
• Verandering omarmen. Verandering is een constante, en in Workday kunt u op elk moment wijzigingen doorvoeren en configuraties aanpassen. Zodra de wijzigingen zijn geconfigureerd, worden ze meteen toegepast op de relevante organisaties, transacties en rapporten voor finance, HR en planning.

Wat zijn de vooruitzichten voor financieel management in de cloud?

Marktonderzoeker Gartner¹ voorspelt dat 60% van de nieuwe middelgrote systemen voor financieel management en 30% van de grote en internationale systemen tegen 2024 openbare cloudimplementaties zullen zijn. 

Gartner stelt ook dat digitale technologieën tegen 2024 nieuwe functionaliteiten en oplossingen, evenals geïntegreerde 'best-of-breed' functies voor financiële planning, analytics en financiële afsluiting naar de 'core' financial management suite zullen brengen. Zo worden cloudoplossingen voor financieel management steeds aantrekkelijker door:

• De mogelijkheid om up-to-date te blijven met nieuwe releases.
• Een gebruiksvriendelijkere interface die training en onboarding vereenvoudigt.
• Digitale functionaliteiten, waaronder artificial intelligence (AI), machine learning (ML) en robotic process automation (RPA); de meeste van deze functionaliteiten zijn niet beschikbaar in on-premise legacytoepassingen.
• Hogere agility dankzij snellere introductie van nieuwe functionaliteiten zoals subscription billing, revenue recognition en hubs voor financial accounting.
• Sterkere focus op eindgebruikers (in de financefunctie) voor applicatiebeheer, met minder afhankelijkheid van IT.

Transformeren voor succes

Om bedreigingen in kansen om te zetten moeten bedrijven flexibel optreden en zich wapenen met actiegerichte data en inzichten voor snelle, nauwkeurige beslissingen. Ze moeten audits en compliance vereenvoudigen, de boeken sneller consolideren en afsluiten en scenario's modelleren om zich voor te bereiden op de toekomst. Dit en meer wordt mogelijk met een systeem voor financieel management wat beschikt over de juiste techologische basis. Met goede software voor financieel management kunt u moeiteloos op verandering inspelen, veerkrachtig blijven in onzekere tijden en proactief en strategisch reageren.

1 Gartner, Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises' John E. Van Decker, Robert P. Anderson, Greg Leiter; 13 mei 2019.

Gartner beveelt geen aanbieders, producten of services aan die in onderzoekspublicaties worden onderschreven, en adviseert technologiegebruikers niet om alleen die aanbieders met de hoogste beoordeling of andere benaming te selecteren. De onderzoekspublicaties van Gartner bestaan uit de opinies van de onderzoeksorganisatie van Gartner en mogen niet worden opgevat als feitelijke verklaringen. Gartner wijst alle garanties, expliciet of impliciet, met betrekking tot dit onderzoek af, inclusief alle garanties van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel.