Hoe lost u problemen op met de afstemming van het personeelsbestand?

Een eenvoudige telling van de werknemers zou een vrij eenvoudig proces moeten zijn. Zo moeilijk kan het toch niet zijn om het exacte aantal mensen dat u in dienst hebt te achterhalen?

Toch kan het lastiger zijn dan u denkt.

De headcount-cijfers van finance en HR komen vaak niet overeen. En dat is een probleem. Als u niet weet wie er voor u werkt (en waar in de organisatie), dan hebt u onvoldoende inzicht in de gezondheid en de prestaties van uw bedrijf.

Weten wie er op een bepaald moment voor u werkt

Neem bijvoorbeeld dit scenario: U zit in een vergadering met executives en bespreekt het budget van het afgelopen kwartaal, en er komen een paar ogenschijnlijk eenvoudige vragen aan bod: Wat is onze huidige headcount? Wat waren de kosten hiervan? En staat dat in verhouding met wat we hadden gepland?

Eenvoudig, nietwaar? Dit is echter niet altijd het geval. HR en finance hebben vaak verschillende methodes om een headcount uit te voeren. Worden contractanten meegerekend? En hoe zit het met de 0,3 voltijdse werknemers (fte's) die slechts 15 uur per week werken?

De werkelijke uitdaging ontstaat wanneer het op finance aankomt om uit te leggen wat de werkelijke headcount-kosten van het bedrijf zijn en waarom die afwijken van het plan. Hiervoor moet bijgehouden worden wie u hebt aangenomen, voor welke functies, op welk salarisniveau en in welke regio's. Dit alles moet terug te voeren zijn op het oorspronkelijke plan dat u hebt opgesteld. Het is een oefening die voor de meeste organisaties buitengewoon lastig en soms zelfs onmogelijk is.

Zo verklaart u variaties in de headcount

Zelfs de beste plannen ontvouwen zich nooit precies zoals gepland. Misschien hebt u de datum van indiensttreding uitgesteld tot later. Of kon de functie überhaupt niet worden vervuld. Misschien is het salarispakket veranderd omdat de vacature was opgesteld voor een functie in Austin, maar in San Francisco werd ingevuld. Misschien nam het verloop sneller toe dan verwacht, of waren er ongeplande vertrekken. Hoe dan ook, er zijn tal van redenen waarom de werkelijkheid af kan wijken van de plannen. En dat is te verwachten.

Echter, als het aankomt op het verklaren van dit verschil, is het beste rapport dat finance vaak kan leveren een 'budget-versus-actual-analyse' van de salarisuitgaven. Indien finance geluk heeft, is het een verschil per afdeling, wat helpt bij het achterhalen waar in de organisatie de afwijking zit. Als finance veel geluk heeft, is er misschien een fte-plan naast het werkelijke plan wat kan helpen bij het verklaren van de vraag of de afwijking door de prijs of door het volume wordt veroorzaakt. Hoe dan ook, geen van deze verklaringen biedt veel inzicht in waarom de afwijking is ontstaan. Want er is immers zeer weinig verband tussen het grootboek, HR en de planningssystemen die dit proces managen.

Verder onderzoek naar deze verschillen zal handmatig gaan en er zullen vele e-mails nodig zijn tussen finance en HR om uit te zoeken welke arbeidsplaatsen en vacatures waar naartoe gingen – en dit is vaak moeilijk te kwantificeren in termen van kosten. Maar stel dat u de hoofdoorzaken van de grootste kostenpost in uw bedrijf eenvoudig zou kunnen begrijpen en opsporen.

Visualisatie als redding

Hier bij Workday kunnen we zien wat een visualisatie van de hoofdoorzaken ons kan vertellen via een watervalgrafiek. Aan de hand daarvan kunnen we de afstemming zien van de variatie tussen het budget en de werkelijke cijfers, en kunnen we de relatieve impact bekijken van elk van de onderliggende factoren. En we kunnen dit doen op basis van het aantal fte's, maar ook op basis van de totale compensatiekosten. Was het verloop groter dan verwacht? Werden sommige mensen eerder aangenomen dan verwacht? Zijn de niveaus veranderd, of de locatie?

Deze hoofdoorzaken zijn niet gemakkelijk te vinden, dus u vraagt zich nu misschien af hoe we dit gedaan hebben. Met Adaptive Planning wordt eerst het huidige personeelsrooster ingevoerd en vervolgens wordt er een gedetailleerd aanwervingsplan gemaakt. Dit plan is gebaseerd op een driver-based model dat automatisch een groot aantal aannames berekent over wie u gaat aannemen, wanneer en waar u personeel aanneemt, en wat u ze gaat betalen. Met behulp van de arbeidsplaats-ID kunnen we arbeidsplaatsen in verschillende versies vergelijken en afzetten tegen de realiteit. Bovendien wordt op 'line-item-niveau' een 'reason code' toegekend, waardoor de watervalgrafiek automatisch wordt bijgewerkt.

Maar dat is niet alles. Wanneer u Human Capital Management (Workday HCM) gebruikt in combinatie met Adaptive Planning, wordt de automatisering nog beter.

U kunt:

• Geplande arbeidsplaatsen vanuit Adaptive Planning direct in HCM publiceren en automatisch arbeidsplaats-ID's toewijzen.
• E-mailberichten voor een kickoff verzenden.
• Nieuw gecreëerde arbeidsplaatsen terugbrengen naar het gemodelleerde informatieblad in de planning.
• Naadloos van Adaptive Planning naar HCM gaan om vragen te onderzoeken en op te lossen.

En dit alles met een uniforme look en feel, zodat u uw gedachtegang kunt volgen en afdelingen kunnen samenwerken.

Kortom: Om een nauwkeurig budget op te stellen, is het nodig om het reconciliatieproces van een headcount goed uit te voeren.

Bekijk deze snelle demo om Adaptive Planning in actie te zien.