Scenarioplanning: de realitycheck die elke organisatie nodig heeft

Scenarioplanning bereidt organisaties voor op onzekerheid door een playbook te maken voor potentiële bedrijfsverstoringen. Als het goed wordt aangepakt, is het een strategische manier om met onzekerheid om te gaan en de toekomst te visualiseren, zodat financeteams wendbaarder kunnen worden en het bedrijf vooruit kunnen helpen.

CFO's en financeleaders gebruiken scenarioplanning zodat ze niet alleen op hun intuïtie hoeven te vertrouwen en beter voorbereid zijn in onzekere tijden. Het stelt bedrijven ook in staat om snel en alert te reageren op veranderingen, wat hen een concurrentievoordeel oplevert. Door op bepaalde situaties te anticiperen, kunnen ze vaak effectiever reageren doordat ze niet opeens een plan hoeven te bedenken. 

Waarom dit hét moment is voor scenarioplanning

Er is geen beter moment dan nu om alle beschikbare tools en technologie in te zetten om direct op verandering te reageren. Gezien de huidige onzekere tijden is het belangrijk te begrijpen dat het er bij scenarioplanning niet om gaat de waarschijnlijke oorzaken van een specifieke disruptie, zoals een pandemie, in kaart te brengen. Disruptie kan immers tal van oorzaken hebben, zoals een natuurramp, een oliecrisis, een valutacrisis, politieke onrust of zelfs een pandemie – om er maar een paar te noemen. Met andere woorden: scenarioplanning moet gericht zijn op de gevolgen, niet op de oorzaken.

Daarom is het belangrijk scenario's op te stellen op basis van de waarschijnlijke gevolgen en op basis daarvan te modelleren. Door what-if scenario's uit te voeren, bijvoorbeeld in termen van kostenbesparingen of veranderingen in de vraag, kunnen verschillende noodplannen worden opgesteld om de financiële, operationele en cashflowgevolgen van veel disrupties te adresseren.

Een Workday-klant in het hoger onderwijs ontwikkelt bijvoorbeeld scenario's voor situaties waarin zich minder studenten aanmelden of de kosten van online learning veranderen. En een zorginstelling maakt bijvoorbeeld multidimensionale modellen op basis van wijzigingen in het aantal patiënten, toegenomen overheidsregulering en een afname van door de verzekering ontvangen vergoedingen.

Ongeacht de branche of de praktische toepassing, stelt meervoudige scenarioplanning organisaties in staat relevante trends te isoleren, de impact van deze trends te modelleren en een beter idee te krijgen van hoe ze in de toekomst mogelijk moeten handelen. Het toetst een realiteit die zich nog niet heeft voorgedaan.

Scenarioplanning die verder gaat dan het bedrijfsresultaat

Hoe kunnen organisaties in een glazen bol kijken en verschillende toekomstvoorspellingen doen? Met behulp van een moderne manier van plannen.

Moderne, continue planningsprocessen worden gedreven door realtime data, krachtige automatisering en geavanceerde technologieën zoals machine learning. Zo kunnen planners in het hele bedrijf vrijwel onbeperkt what-if-scenario's modelleren en snel nieuwe iteraties van meerdere scenario's doorlopen om de meest waarschijnlijke uitkomsten en de meest doeltreffende acties te identificeren. De meest geavanceerde platforms helpen u zelfs met het identificeren van foute voorspellingen, wat een enorm vertrouwen geeft in de scenario's die u modelleert. In de tussentijd helpt het monitoren van de actuals u om trends en patronen te identificeren die het model van uw scenario verfijnen.

Disrupties kunnen impact hebben op financiële zaken (cashflow bijvoorbeeld), maar ook op niet-financiële zaken (personeel, supply chain). Door het opnemen van ál uw data in het planningsmodel kunt u betere vergelijkingen maken en krijgt u meer inzicht in hun onderlinge samenhang. Uw actieplan zal ook uitgebreider zijn en er zullen meerdere afdelingen bij betrokken zijn, wat zorgt voor een snellere uitvoering en nauwkeurigere resultaten. Denk hierbij aan financiële, personeels- en salesplanning.

Processen voor scenarioplanning

Met het juiste platform kunnen CFO's en hun teams een onbeperkt aantal scenario's modelleren, en het modelleren van voldoende scenario's kan cruciaal zijn voor succes. Zorg er wel voor dat deze scenario's zijn afgestemd op uw belangrijkste business drivers, zodat u de tijd van uw team niet verspilt aan het analyseren van onwaarschijnlijke scenario's met minder toegevoegde waarde. Om een ietwat vergezocht en onwaarschijnlijk voorbeeld te geven: de ontdekking van een vrijwel gratis, onbeperkte energiebron zou onze wereld radicaal veranderen en hele branches op hun kop zetten, maar de kans dat dat in de nabije toekomst gebeurt, is uiterst klein.

Het is wel belangrijk om een hele reeks uitkomsten te bekijken, bijvoorbeeld het beste geval, het slechtste geval en het meest waarschijnlijke geval. Op basis van een compleet beeld van mogelijke uitkomsten nemen u en de leaders van uw bedrijf betere beslissingen. En met goede interne communicatie, waarbij u de scenario's snel met de juiste mensen deelt, blijft u op de hoogte van veranderende omstandigheden en kunt u snel schakelen.

Om een start te maken met het modelleringsproces van de what-if-scenario's stelt u vragen die u helpen de mogelijkheden van bedrijfsonderbreking, prijsoorlogen, omzetdalingen of enig ander scenario dat het plannen waard is, volledig te begrijpen:

• In hoeverre zijn financiële verliezen zoals uitgestelde inkomsten of late betalingen van invloed op verkoopprognoses? Welke gevolgen hebben ze voor de demand planning bij mogelijke sluiting van locaties of onevenwichtigheden in de voorraad?
• Hoe brengen we de kortetermijnbehoeften op het gebied van personeel in evenwicht met de langetermijnbehoeften van de organisatie?
• Is er een tekort aan bepaalde vaardigheden waarnaar momenteel veel vraag is en waarvan het aanbod in uw regio laag is? Hoe kunt u mensen met dergelijke vaardigheden aantrekken?
• Wat als u het aannemen van mensen uitstelt tot het volgende kwartaal of zelfs het kwartaal daarna?
• Wat gebeurt er als u de salarissen moet verlagen of het personeelsbestand moet inkrimpen?
• Hoe past u uw doelen of quota aan en welke gevolgen heeft dat voor de verkoopafdeling?
• Wat als uw verkooppijplijn stagneert of kleiner wordt?
• Waar kunnen we het aantal verkoopmedewerkers verminderen en welke impact heeft dat op de omzet, productiviteit en kosten?
• Welke invloed hebben de verschillende seizoenen op een al verstoorde cashflow?

U bent geen waarzegger, maar u kunt zich wel beter voorbereiden

U kunt misschien niet de volgende pandemie, recessie of technologische innovatie voorspellen die uw sector op zijn kop zal zetten. Maar als u voldoende relevante what-if-scenario's modelleert, kunt u flexibel omgaan met dit soort veranderingen. En dat is misschien nog wel het belangrijkste van alles.