Voor ERP-systemen is geen plaats meer in het 'Tijdperk van Wendbaarheid'

Eind 2019 vroeg Mercer businessleaders naar hun verwachtingen voor de komende drie jaar. Bijna driekwart (73%) stelde "een aanzienlijke verstoring" te verwachten.

Hoe zou de overige 27% zich in 2020 gevoeld hebben?

De grimmige realiteit van vandaag – namelijk dat het tempo van veranderingen hoger ligt dan ooit – vraagt om wendbaarheid. Ondernemingen moeten actief kunnen inspelen op de huidige ontwikkelingen en anticiperen op wat er komen gaat. Wendbaarheid is niet meer slechts voor de elite, al valt het niet te ontkennen dat vooral toppresteerders in hoge mate wendbaar zijn. Wendbaarheid is een voorwaarde geworden om te overleven. 

Veel CFO's en hun accounting- en FP&A-teams zien dat hun huidige technologieën en processen de inspanningen op het gebied van wendbaarheid hinderen. Dat komt vooral omdat data zich in verschillende, niet-verbonden systemen bevindt. Dit zien we ook bij organisaties waar FP&A-teams al wel met moderne systemen voor planning werken, terwijl hun accountingteams nog werken met legacy-ERP-systemen die simpelweg niet zijn ontworpen voor de wereld van vandaag.

Als uw record-to-report-proces niet werkt...

In een ideale wereld is het record-to-report-proces de motor achter snellere en rijkere inzichten. Maar, te vaak moeten deze inzichten komen uit een complexe, gesegmenteerde omgeving. Het resultaat? Beslissingen duren te lang of zijn op onvolledige of achterhaalde informatie gebaseerd.

In een recente webinar 'Workday Financial Management: verouderde ERP-systemen volstaan niet langer' werden veelzeggende statistieken gepresenteerd over de mate waarin financemedewerkers in staat zijn (of niet in staat zijn) om gebruik te maken van data. Driekwart (75%) zegt dat operationele datasilo's de grootste belemmering vormen voor snelheid. Ruim 80% klaagt over het feit dat het te lang duurt om beslissingen te nemen. En nog eens 72% zegt dat het moeilijk is om te voldoen aan de vraag naar toekomstgerichte informatie.

Dit alles heeft meestal te maken met inefficiënties in het record-to-report-proces. En die inefficiënties worden veroorzaakt door legacy-ERP-systemen.  

Zo zijn veel legacy-ERP-processen gebaseerd op een vaste accounting-key, die is ontworpen om informatie samen te vatten. Dit is handig voor samenvattingen, maar het proces zelf houdt in dat data wordt uitgefilterd. Dit is contraproductief in de huidige datarijke wereld van finance. 

Bovendien worden legacy-ERP-systemen meestal in meerdere instances opgedeeld. Om finance te voorzien van de benodigde data moet er eerst met andere back-endsystemen worden gekoppeld. Het ophalen van data uit deze systemen voor voorspellende analyses (of zelfs voor een tijdige afsluiting) is vaak lineair en beperkend. Dus om finance te voorzien van de benodigde gegevens moet data in en uit verschillende systemen worden verplaatst, wat afbreuk doet aan de kwaliteit van die data. Zelfs na de afsluiting moet finance de data herstructureren om deze bruikbaar en begrijpelijk te maken voor managementrapportages.

De indirecte gevolgen voor planning

Bij organisaties die een investering hebben gedaan in een moderne planningsoplossing in de cloud voor forecasting, budgettering en modellering van 'what-if'-scenario's wordt het potentieel van deze investeringen afgezwakt door de legacysystemen die ze gebruiken. Een gebrek aan dimensionaliteit, dus onvoldoende context en details rond de data, leidt tot een gebrek aan inzicht.

Het niet beschikken over voldoende toegang tot data zal de inspanningen om een continue planningsomgeving tot stand te brengen dwarsbomen. Bepaalde omgevingen worden gehinderd door afzonderlijke consolidaties en accountreconciliatie. Misschien gebruikt uw organisatie nog steeds een oude BI-tool, wat eigenlijk niets anders is dan weer een extra silo die u moet doorkruisen op uw reis naar datagedreven inzichten. 

Hoe uiten deze uitdagingen zich? Samengevatte data beperkt de dimensionaliteit van de actuals, waardoor u niet kunt inzoomen op de onderliggende transacties die het 'waarom' achter de cijfers kunnen verklaren. 

Dit beperkt niet alleen het inzicht, maar kan zelfs tot verschillende interpretaties van de waarheid leiden. In een tijd waarin wendbaarheid doorslaggevend is zullen tegenstrijdige interpretaties van wat er in het bedrijf gebeurt slechts tegenwerken.
.

Patrick Hoynes, Director of Accounting and Reporting bij Workday, denkt terug aan zijn eigen uitdagingen binnen finance bij een vorige werkgever, waar een legacy-ERP-omgeving werd gebruikt. "Het was een fantastisch bedrijf met geweldige mensen, maar het was erg moeilijk om snel tot het 'waarom' te komen", vertelt Hoynes. "Rapportages werden uitgevoerd door mensen uit 40 landen. Dus als je wilde weten wat er in een bepaalde regio aan de hand was moest je letterlijk iemand wakker bellen. Het was voor ons erg moeilijk om supersnel een antwoord te krijgen."

Als zijn bedrijf destijds een modern cloudsysteem voor financieel management had gehad, had de accountinggroep volgens Hoynes meteen kunnen uitzoeken wat er achter de cijfers schuilde. "We hadden die inzichten veel efficiënter kunnen verkrijgen", zegt hij.  

Eén gedeeld datamodel voor iedereen

"De moeilijkheid is om op het juiste moment toegang te krijgen tot de juiste data", zegt Hoynes. Deze uitspraak is inmiddels een populaire en ietwat klaaglijke strijdkreet voor accounting- en FP&A-teams wereldwijd. "Afzonderlijke, niet-geïntegreerde systemen voorzien niet in deze behoefte." 

Maar wat dan wel? Om te beginnen: één gedeeld datamodel. Volgens Accenture wil 99% van de CFO's realtime data gebruiken om risico's te beoordelen. Maar slechts 16% zegt op de benodigde schaal toegang te hebben tot die data. En 68% is van mening dat een realtime financemodel dat gebruikmaakt van AI, machine learning en diverse datasets een voorwaarde is voor het vermogen om betere beslissingen te nemen op basis van voorspellende planning en forecasting.

En dat is niet zo moeilijk als het lijkt. Moderne cloudapplicaties voor financieel management, zoals Workday Financial Management, bieden die ene bron van de waarheid voor alle systemen waar een bedrijf op draait. Deze uniforme 'core' is ontworpen om alles samen te brengen in één systeem: van transacties over finance en HR, externe data, data uit legacysystemen, budgetten en plannen tot benchmarkcijfers en meer. 

Dit is goed nieuws voor accountingteams die hun afsluitingsprocessen willen stroomlijnen, financeteams die nauwkeurigere variantieanalyses willen uitvoeren en voor FP&A-teams die actuals in realtime willen bekijken om inzicht te krijgen in de belangrijkste businessdrivers en om meer voorspellende en nauwkeurige plannen te modelleren. Wanneer al deze teams gebruikmaken van een cloud-native, always-on systeem dat wordt ondersteund door een uniforme datakern krijgt u de broodnodige inzichten echt binnen handbereik.

Geen enkele organisatie kan zich de vertragingen veroorloven die inherent zijn aan het werken met legacy-ERP-systemen en datastores. Ze kunnen niet wachten op de inzichten die ze nodig hebben voor het nemen van beslissingen. Ze kunnen ook niet zonder toegang tot accurate, voorspellende forecasts. Met andere woorden: ze kunnen het zich niet veroorloven om vast te blijven zitten in belemmerende systemen en workflows.

Bekijk voor meer informatie de on-demand webinar: Workday Financial Management: verouderde ERP-systemen volstaan niet langer.