Twee vereisten om de 'acceleration gap' te dichten

De wereld veranderd steeds sneller en misschien hebt u zich afgevraagd hoe bedrijven dat kunnen bijhouden. Het antwoord is duidelijk: de meeste bedrijven kunnen dit niet. 

Zelfs nu ze worden geconfronteerd met historische verstoringen door een globale pandemie, belemmerde toeleveringsketens, tekorten aan talent en meer, zegt bijna twee derde (63%) van de CEO's tegen KPMG dat hun processen en uitvoering te traag zijn. 

Het ontbreken van een holistisch inzicht in de bedrijfsprestaties, verouderde technologie en budget- en forecastprocessen op basis van data uit het verleden waren factoren die bedrijven al afremden nog voordat de coronapandemie uitbrak. En nu de veranderingen sneller gaan dan ooit leiden deze factoren tot een acceleration gap — de delta tussen het steeds snellere tempo van de veranderingen en het vermogen van een organisatie om daarmee gelijke tred te houden.  

Dit wordt bevestigd door data van McKinsey, die in een wereldwijd onderzoek opmerkt dat slechts 20% van de respondenten zegt dat hun organisaties uitblinken in het tijdig nemen van beslissingen. 

Waar blijft de overige 80%? Ze proberen hun achterstand in te halen en werken koortsachtig aan de ontwikkeling van hun organisatie. Maar dat is ingewikkeld als de doelen sneller verschuiven dan ooit tevoren. Het is vooral moeilijk als u tot de 63% behoort die te maken hebben met een acceleration gap en nog worden gehinderd door verouderde ERP-systemen die zich gewoon niet aan de verandering kunnen aanpassen

De strijd is een strategisch probleem met reële gevolgen. In de wereld van vandaag hangt succes af van de snelheid waarmee men zich aanpast aan veranderingen. Maar als u gedwongen bent om te werken met systemen die zich niet kunnen aanpassen, blijft aanpassingsvermogen gedoemd om onbereikbaar te blijven.

Wat kunnen deze organisaties doen? Ten eerste moeten zij de status quo-werkwijzen en de technologieën waarop de verouderde processen zijn gebaseerd, achter zich laten. Ten tweede moeten zij rekening houden met de beperkingen van hun huidige ERP-systeem en openstaan voor het idee dat er betere oplossingen bestaan. Flexibele, aanpasbare systemen. Systemen die verder gaan dan ERP.

Traditionele ERP-systemen zijn ontworpen met een mentaliteit die we nu ouderwets zouden noemen. En als CFO's iets geleerd hebben in de afgelopen twee jaar, dan is het wel dat de oude denkwijzen weinig soelaas bieden bij de turbulente verstoringen van vandaag. ERP-systemen zijn ontworpen voor het tijdperk van voorspelbaarheid, niet voor het tijdperk van wendbaarheid. En veel organisaties die nog op dit soort systemen vertrouwen hebben de neiging om extra oplossingen aan te schaffen voor functionaliteiten die ze nodig hebben, wat weer leidt tot een gefragmenteerd datalandschap. Dit leidt tot onsamenhangende en versnipperde processen die de business vertragen op het moment dat het juist op volle toeren zou moeten draaien.

En hoewel we overal voorbeelden zien van aanbieders die legacysoftware migreren en deze als cloud-ready bestempelen blijft dit vooral een pleister op de wond. Dat komt omdat ERP-systemen in de kern monolithische wezens zijn die zich kenmerken door uitgebreide hiërarchie, omslachtige checks and balances en onhandige bolt-on modules. Dit vraagt om continue aandacht en interventie door IT. 

Dit heeft maar weinig te maken met de vloeiende, geautomatiseerde, samenwerkende omgeving die een wendbare organisatie vandaag de dag nodig heeft. Niet voor niets wees een studie van Hackett Group uit dat de adoptie van legacy-applicaties voor finance in 2021 met 11% is gedaald. De adoptie van echte cloudapplicaties voor finance is daarentegen met 25% toegenomen.

De kloof dichten: twee vereisten

Ook uit ons eigen internationale onderzoek, uitgevoerd door Longitude, blijkt dat de digitale acceleratiekloof daadwerkelijk bestaat. Zo stelt de helft van de ondervraagde executives (52%) in dit onderzoek dat de kloof tussen waar hun bedrijf staat en waar het moet zijn om te concurreren groeit. Toch zijn duizenden ondernemingen over de hele wereld erin geslaagd om de kloof te dichten. Ze hebben dit bereikt door de adoptie van een aantal imperatieven, best practices eigenlijk, die hen hebben geholpen om hun bedrijven te transformeren naar wendbare organisaties. We zullen er hier twee van bekijken.

Imperatief nr. 1: In het nu werken. Met legacysystemen worden organisaties afgeremd omdat deze systemen niet zijn gebouwd om in realtime te werken. Dit komt vooral omdat de vitale informatie waarop organisaties vertrouwen in silo's is opgesloten. Ook zijn de bedrijfsprocessen die op die data steunen niet met elkaar verbonden. Een organisatie kan niet snel genoeg werken als er silo's bestaan tussen hun teams, hun systemen en hun data. Dit vertraagt beslissingen en acties.

Dit is niet ongewoon. Accenture ontdekte dat 75% van de executives zegt dat hun organisaties vastzitten in operationele silo's die hun snelheid belemmeren. Wat is het antwoord? In een onderzoek van Hackett Group noemen financiële leiders het gebruik van technologie om data beter te integreren tussen ongelijksoortige systemen als de belangrijkste factor om "snellere plannings-, uitvoerings- en analysecycli en een betere besluitvorming" mogelijk te maken.

Imperatief nr. 2: Onzekerheid verminderen met volledige inzichten. Deze noodzaak hangt nauw samen met de noodzaak om silo's af te breken. Organisaties kunnen vandaag de dag niet effectief opereren als ze moeten raden naar de gevolgen van een beslissing of een verandering. Ze moeten gemakkelijk toegang hebben tot alle data uit al hun systemen voor het creëren van een volledig beeld van de organisatie. Helaas zijn traditionele ERP-systemen en "gemakkelijke toegang" tegenstrijdige concepten.

De meest geavanceerde oplossingen, die verder gaan dan de beperkingen van legacy-ERP, zijn ontworpen om precies dat te doen. Enterprise Management Cloud van Workday, het meest aanpasbare cloudplatform in de sector, brengt bijvoorbeeld financiële, personele en operationele data samen in een verenigde, intelligente datakern — met live data en realtime rapportages — zodat u voortdurend inzicht heeft in de hele operatie. Zo laat u de data voor u werken en zorgt u dat de data toegankelijk is voor alle relevante belanghebbenden. 

Om met vertrouwen te kunnen handelen en te zorgen dat de business zich snel kan aanpassen, moet de achteruitkijkspiegel van oude systemen en processen worden ingeruild voor een 'vooruitkijkspiegel'. Met een realtime en holistisch beeld van de hele business kunnen besluitvormers beter anticiperen op hun toekomstige behoeften. Uit een onderzoek van Deloitte naar trends op het gebied van menselijk kapitaal blijkt dat drie van de vier executives (74%) dringend behoefte hebben aan bijscholing om aan de eisen van deze tijd te voldoen, maar dat slechts 10% bereid is om daar iets aan te doen. 

Ze beschikken wel over de data om in te spelen op de toenemende behoefte aan bijscholing, maar wat ontbreekt is het vermogen om op basis van die data een beeld te schetsen van wat de business te wachten staat. Ze weten dat de business voortdurend in ontwikkeling is, maar hebben te maken met legacysystemen die slechts helpen met het digitaliseren van hun data voor standaardrapporten over bijvoorbeeld headcount. Wat ze nodig hebben is een manier om actief met de data aan de slag te gaan om meer indringende, toekomstgerichte vragen te beantwoorden: Wat voor talent hebben we? Welke vaardigheden hebben de teams en in wie moeten we investeren? Wanneer hebben we nieuwe functies nodig, en waar?  

Een meer strategische rol voor leiders

Als de acceleration gap gedicht wordt kunnen teams en hun leiders meer tijd besteden aan strategische financiële planning en analyse. Zij zijn dan goed toegerust om meerwaarde aan de onderneming toe te voegen.

Een goed voorbeeld hiervan is een modern, cloudgebaseerd planningsproces. In legacysystemen is de data gefragmenteerd en is de planning een tijdrovende manuele oefening op spreadsheets. Hierdoor blijft er weinig tijd over voor strategische analyse. Maar een moderne omgeving automatiseert een groot deel van de planningscyclus en stelt teams in staat om op verzoek te voorspellen en te herijken, voortdurend te budgetteren en wat-als-scenario's te modelleren, zodat ze kunnen anticiperen op de gevolgen van hun beslissingen. Het is zelfs zo dat 88% van de klanten van het Workday Adaptive Planning-systeem zegt dat hun rol binnen hun organisatie nu strategischer opereert dan voorheen.

Het komt erop neer dat verouderde, vastgeroeste processen weinig ruimte laten voor flexibiliteit — iets wat bedrijven vandaag de dag juist nodig hebben. Wendbaarheid is het eindresultaat van deze en andere best practices die gericht zijn op het dichten van de acceleration gap. Een kloof die voor sommige organisaties met de dag groter wordt. 

Als traditionele ERP-systemen besluitvormers konden helpen door de onzekerheid heen te navigeren, dan hadden ze dat nu al gedaan. Maar naarmate de veranderingen sneller gaan, wordt de noodzaak van een nieuwe aanpak steeds duidelijker. Tegelijkertijd worden de tekortkomingen van verouderde benaderingen ook steeds duidelijker.