Waarom CFO's méér mogen verwachten van hun cloudproviders

Stakeholder capitalism wordt steeds belangrijker. Beleggers, werknemers en klanten willen dat bedrijven transparantere informatie verstrekken over hun manier van werken en de volgende vraag beantwoorden: "Wat is de bestaansreden van uw bedrijf en wat is uw doel?" Ze willen ook antwoorden over de commitment van bedrijven aan het milieu en de maatschappij - en hoe deze factoren de bedrijfsvoering en bedrijfswaarden beïnvloeden. 

Met deze focus op transparantie willen CFO's snel kunnen afsluiten en rapporteren om de juiste financiële informatie te kunnen delen met beleggers en andere belangrijke stakeholders. 

Maar het draait om meer dan snelheid. Hoewel elke CFO ongetwijfeld streeft naar een snelle afsluiting, is de kwaliteit van de informatie die aan beleggers en andere stakeholders wordt verstrekt net zo belangrijk. Deze groep wil namelijk ook inzicht in het groeipotentieel, de klanttevredenheid en -dynamiek, het bedrijfsdoel, de bedrijfswaarden en de mate van veerkracht in een onzeker economisch landschap. 

Bij Workday zijn we van mening dat financeleaders twee belangrijke vragen moeten stellen: "Wat mag finance van hun cloudprovider verwachten en hoe ziet operational excellence er echt uit?"

In deze Q&A vertelt Terrance Wampler, General Manager, Workday Financial Management, wat CFO's in zijn optiek van hun cloudleveranciers mogen verwachten en waarom snelheid niet de enige parameter is.

Waar moet finance zich op focussen bij belangrijke taken zoals de periodeafsluiting en rapportage?

Laten we snelheid even terzijde leggen en kijken naar de diepgang van informatie. Er zijn verschillende factoren die bepalen wanneer bedrijven hun earnings filen en rapporteren. Een van die factoren is snelheid, maar de inhoud van het rapport en de earnings call zijn betrouwbardere indicatoren voor de kwaliteit van de afsluiting en de algemene strategische koers.

Uit recente earnings calls van Workday blijkt dat ons leadership de nadruk legt op een sterke groei in de verkooppijplijn, momentum in de branche en op de markt, klantacquisitie, belangrijke productinvesteringen zoals Workday Adaptive Planning en ons aanbod voor analytics, spend management en employee engagement - en verhalen over de go-live van tevreden klanten. Financiële prestaties, guidance en analyses komen meestal aan het einde van de discussie: ze maken wel uit van onze call, maar zijn niet het hoofdonderwerp.

Dat wijkt af van de traditionele aanpak, met een samenvatting van de prestaties en een nadruk op de klanten die ze van andere leveranciers hebben overgenomen. Bij de ene manier kijkt men terug op historische data en wordt de strategische richting van het bedrijf niet uiteengezet. De andere manier is toekomstgericht, met een focus op innovatieve en transformatieve oplossingen aan klanten en op de livegang. Vóór het indienen van de resultaten moet finance opmerkingen voorbereiden om de strategische visie en de klantendynamiek duidelijk te verwoorden. Dat is alleen mogelijk met een systeem voor financieel management dat de data levert waarmee u vooruit kunt kijken.

Vanuit een technologisch perspectief heeft u vast wel gehoord van een 'zero-day close', waarbij de boeken in minder dan een dag worden gesloten. Is dat een evolutie waar financeleaders naartoe moeten gaan?

Een van de doelstellingen van een 'zero-day close' of een 'touchless close' is het snel sluiten van de boeken en het hebben van toegang tot up-to-date informatie, terwijl de data gedurende de hele periode voortdurend kan worden geboekt. Een zero-day close is het doel waar ons eigen financeteam ook naartoe werkt, samen met onze klanten, die tijdens en na de pandemie de ongelooflijke waarde inzagen van de mogelijkheid om de boeken virtueel te sluiten en altijd en overal toegang te hebben tot informatie. 

De term 'zero-day close' geeft de indruk dat het allemaal om snelheid draait, maar eigenlijk hebben we het hier vooral over diepgang. De manier waarop Workday de boeken sluit, is afhankelijk van continue accounting. Dat staat gelijk aan realtime toegang tot financiële statements gedurende de hele maand, niet alleen aan het eind van een periode. Dit is alleen mogelijk omdat Workday een in-memory objectarchitectuur heeft die geen batchverwerking vereist. Bij de verwerking van transacties is de bijbehorende accounting onmiddellijk beschikbaar in dashboards en geconsolideerde financiële statements, waardoor data niet meer in een andere cloudoplossing geïntegreerd hoeft te worden voor de resultaten die wij vanzelf bereiken. Tijdens de afsluiting worden de dagelijkse activiteiten niet onderbroken, iets wat elke financeprofessional wel eens heeft meegemaakt met financiële systemen die op ouderwetse principes zijn gebaseerd. Dat is iets waar veel van onze klanten nu mee bezig zijn of naartoe werken.

Waarom is 'architectuur' vanuit het oogpunt van finance zo'n cruciaal onderdeel?

Laten we eens kijken naar een voorbeeld. De discussie over de uitgebreidheid van het grootboek is vandaag de dag niet meer relevant, omdat moderne cloudoplossingen voor enterprisemanagement, zoals Workday, zijn ontworpen om de beperkingen van legacy-financetoepassingen weg te nemen. 

Een in-memory objectdatamodel biedt geïntegreerde ondersteuning voor de segmenten die nodig zijn om uw financiële statements te maken. Een objectmodel biedt inherent de flexibiliteit om andere nuttige attributen aan uw financiële transacties te koppelen, zoals informatie over klanten, leveranciers, werknemers, regio's of campagnes. Zo krijgt u onmiddellijk toegang tot data die ook operationele en managementrapportages ondersteunt, zonder uw centrale system-of-record te hoeven verlaten. 

Dit objectdatamodel heeft nog een ander uniek kenmerk: het is ontworpen voor verandering. Naarmate uw bedrijfsbehoeften zich ontwikkelen, kunnen nieuwe attributen eenvoudig worden toegevoegd, zoals het integreren van een overname of het toevoegen van een nieuw digitaal kanaal of een nieuwe geografische locatie. Hoewel bepaalde cloudproviders u misschien "onbeperkte" grootboeken aanbieden, wordt elk grootboek nog steeds tijdens de implementatie geconfigureerd. Het grootboek staat dan vast en kan niet met uw behoeften meeveranderen.

Finance heeft een flexibele en aanpasbare architectuur nodig waarmee individuele gebruikers gemakkelijk en in slechts enkele minuten een nieuwe bedrijfsentiteit of dimensie kunnen opzetten, in plaats van IT dit voor hen te laten doen. CFO's moeten zich afvragen hoe snel ze een nieuw bedrijfsmodel binnen hun financesysteem kunnen ontwikkelen of een overname kunnen integreren – niet in enkele maanden, maar in weken of zelfs dagen.

Welke capaciteiten zijn onmisbaar in een financesysteem om de data en inzichten te leveren die de rest van de organisatie nodig heeft?

Op fundamenteel niveau moet finance beschikken over één betrouwbare databron voor transacties, analyses, rapportages en planning. Hierover valt niet te twisten. Vervolgens is het belangrijk dat finance de business inzichten kan leveren die op de specifieke behoeften zijn afgestemd. Businessunits kunnen bijvoorbeeld zinvolle inzichten bekijken met toegang tot transacties, zoals data met betrekking tot klanten, leveranciers en werknemers.

Finance moet data kunnen combineren met informatie uit andere operationele of branchespecifieke systemen om een volledig beeld te krijgen van wat er zich in de onderneming afspeelt.

Met dit soort diepgaande inzichten kan het managementteam stakeholders een duidelijk beeld geven van niet alleen de financiële prestaties maar ook milieu-, sociale en bestuurskwesties.   

Als u een beeld schetst van waar CFO's zich op moeten richten en wat ze van hun leveranciers mogen verwachten, hoe zou dat er dan uitzien?

Laten we beginnen met het feit dat batchprocessen niet op zich mogen laten wachten. Finance moet directe en continue toegang hebben tot geconsolideerde financiële statements, planning en ondersteunende transactiedetails. Dat betekent dat het grootboek op een rijke dimensionaliteit steunt die onmiddellijk context biedt voor de bedrijfsactiviteiten en de bijbehorende accounting die on-demand beschikbaar is. Alleen zo krijgt finance volledig inzicht.

CFO's en hun teams moeten gebruik kunnen maken van één databron voor nauwkeurige forecasts en actiegerichte inzichten voor hun talrijke analytics- en rapportagebehoeften. Deze aanpak minimaliseert datasilo's tussen afdelingen en creëert een cultuur waarin iedereen kan vertrouwen op één realtime bron van de waarheid.

Een goed voorbeeld van actiegerichte data komt van onze eigen CFO, Robynne Sisco. Robynne is een grote fan van Workday-dashboards en gebruikt er een aantal om de business aan te sturen: het managementdashboard voor een bedrijfsbreed inzicht in realtime actuals ten opzichte van de planning, het dashboard voor periodeafsluiting met directe updates over de voortgang van haar teams in het afsluitingsproces, en het dashboard met kasposities, waarmee ze op dynamische wijze kasmiddelen kan herverdelen om leveranciers te betalen, investeringen toe te wijzen aan prioriteitsprojecten of om uitgaven voor belangrijke initiatieven te bespoedigen. 

Hoewel een snelle afsluiting van de boeken belangrijk is, maken actiegerichte inzichten voor de dagelijkse besluitvorming CFO's en hun bedrijven pas echt succesvol. CFO's moeten er daarnaast voor zorgen dat de leveranciers waar ze mee werken hun bedrijfswaarden delen op het gebied van milieu, maatschappij en ondernemingsbestuur. Door samen te werken met een leverancier die zich ook op een bredere groep stakeholders richt, zorgt u ervoor dat uw doelen elkaar versterken.