Le rôle essentiel du DAF dans la planification continue

Dans un secteur de la santé de plus en plus complexe, les DAF doivent trouver un équilibre entre leurs impératifs à court terme et les objectifs à long terme de l'entreprise. Pour être résiliente, une entreprise doit avoir accès à des insights et planifier en continu, tout en offrant aux décideurs à tous les niveaux un accès aux données et insights.

C'est pourquoi le rôle des DAF et des responsables de l'élaboration budgétaire s'adapte pour mieux accompagner leur entreprise vers l'avenir. C'est grâce à des outils et technologies pour la prise de décisions Data-Driven que les entreprises peuvent planifier, changer de cap et établir des partenariats technologiques stratégiques et ainsi favoriser la continuité des opérations, la croissance et l'adaptabilité dans le secteur. 

Le rôle stratégique du DAF

La présence du DAF à tous les niveaux de l'entreprise fait de lui un partenaire stratégique, informé de toutes les problématiques, notamment les enjeux médicaux, les contraintes RH ou les défis liés à la chaîne d'approvisionnement. En temps de crise et d'incertitude, il devient plus que jamais essentiel que les fonctions médicales et stratégiques du secteur de la santé collaborent et partagent leurs insights. Pour aligner les coûts, la qualité et les résultats, par exemple, les dirigeants d'entreprise se basent sur des données visant à déterminer si des équipements au coût élevé impliquent automatiquement de meilleurs soins pour le patient. A l'instar du DAF, si les équipes médicales disposent de ce type d'informations, elles seront mieux armées pour prendre de meilleures décisions Data-Driven relatives aux dépenses médicales. Le partage des données et une collaboration plus étroite aideront les équipes à mieux coordonner leurs actions et établir des planifications en période d'incertitude.  

Pour une prise de décision Data-Driven sur la gestion des coûts

Une fois ces relations entre les fonctions bien établies, les DAF peuvent prendre de meilleures décisions et parvenir à de meilleurs résultats, aussi bien sur le plan financier que médical. Pour ce faire, à l'instar des responsables de l'élaboration budgétaire, ils ont besoin d'outils et de technologies pour faciliter la conservation et le partage des données permettant aux équipes médicales de comprendre la situation, signaler les opportunités d'amélioration, identifier les points à risque et planifier les actions à venir. 

Un système dynamique offrant une expérience utilisateur, une connexion et un workflow uniques, ainsi qu'un ensemble de données partagé en temps réel à toutes les fonctions métier fournit de meilleurs insights et facilite l'accès aux données. Le regroupement des données et rapports au sein d'une même plateforme réduit l'intervention informatique lors de la génération de rapports ou d'analyses, améliorant l'efficacité générale et réduisant les coûts associés à la prise de décisions. D'après Andrew Schmidt, System Director of Financial Planning chez Fairview Health Services, « grâce aux fonctions de reporting fiables de Workday Adaptative Planning, il suffit de glisser-déposer des données relatives à chaque service dans l'interface OfficeConnect et de créer des agrégateurs uniques à la volée sans avoir à ajouter manuellement des feuilles de calcul ou à demander de l'aide.

L'autonomie et l'efficacité sont essentielles à une bonne planification. « Grâce à Workday Adaptive Planning, nous avons automatisé nos allocations système pour les décideurs et pouvons visualiser instantanément l'impact des modifications. Auparavant, nous devions tout modifier manuellement en espérant ne pas faire d'erreurs », confie Andrew Schmidt. Lorsque les systèmes médicaux et financiers intègrent la planification, les dirigeants peuvent voir facilement l'implication de la Finance et des ressources dans les décisions médicales, ainsi que l'impact médical des décisions financières. 

Une prise de décisions rapide nécessite également un reporting efficace. Selon Anthony Mascitti, CIO chez ApolloMD, une fonction reporting optimisée et intégrée offre des avantages. « Nous n'avons pas à attendre un rapport pendant des mois, rappelle-t-il. Ni pendant des semaines. Ce n'est même pas une question d'heures. Pour améliorer la prise de décisions importantes, l'équipe dirigeante a accès à la demande à des indicateurs clés. Grâce à des solutions Cloud, elle profite de l'accès et de la visibilité dont elle a besoin. »

Unis dans les crises imprévisibles

Pour améliorer les systèmes de santé et pallier l'insuffisance de données, les DAF et les responsables de l'élaboration budgétaire (en collaboration avec d'autres acteurs impliqués) ont besoin d'un partenaire technologique suffisamment flexible pour s'adapter aux changements. Comme l'affirme Rob McMurray, CFO chez ChristianaCare, « Workday nous a montré ce qu'était un véritable partenariat. Le modèle de support Workday repose sur une connaissance approfondie du secteur, ce qui me permet de moins me focaliser sur le transactionnel au profit de la planification, de l'exécution et de l'analyse. »

Une approche globale des fonctions Finance, RH et de la chaîne d'approvisionnement permet aux décideurs de définir une stratégie de planification efficace et d'adapter les plans en continu pour obtenir de meilleurs résultats. Pendant la pandémie de COVID-19, par exemple, un prestataire du secteur de la santé de la communauté Workday a pu rester agile simplement en modifiant son approche de planification dans Workday Adaptive Planning. Ce faisant, il est parvenu à accélérer les prévisions en passant d'un plan reposant sur des indicateurs mondiaux à des indicateurs COVID-19 par région et centre de coûts.

Kevin Kain, Director of Financial Planning and Operational Analysis chez ChristianaCare, revient sur l'importance des partenariats solides et la façon dont son entreprise a géré la pandémie de COVID-19. « A peine quelques mois après la mise en place de notre processus budgétaire annuel, nous sommes passés à des prévisions mensuelles en 4 jours seulement, ce qui nous a permis de mieux gérer les effets du COVID-19 sur notre fonctionnement et les soins des patients. Et à peine quelques semaines plus tard, nous avons modélisé 3 scénarios à la demande de notre DAF et du comité Finance pour les aider à prendre de meilleures décisions », déclare-t-il.

C'est grâce à une planification agile que les entreprises parviennent à aller de l'avant même dans des situations extrêmement incertaines. Confrontées à un changement perpétuel, les entreprises du secteur de la santé recherchent des technologies adaptables qui offrent aux DAF le socle dont ils ont besoin pour assurer la protection, le développement et la croissance de l'entreprise. 

Pour en savoir plus, lisez ce rapport HFMA et découvrez comment une meilleure visibilité sur l'ensemble de l'entreprise offre un véritable avantage concurrentiel.