Gestion des fournisseurs : qu'est-ce que c'est et comment l'améliorer ?

Une gestion efficace des fournisseurs est devenue une priorité pour les responsables des achats qui cherchent à atténuer les risques et à assurer la continuité de leur activité. Plus d'une année de demandes imprévisibles et de supply chains instables a mis en évidence la nécessité d'une collaboration plus étroite et de partenariats plus stratégiques avec les fournisseurs.

Dans une étude de la Harvard Business Review, 95 % des dirigeants d'entreprise ont déclaré que leurs processus de sourcing et d'achats avaient été perturbés par la pandémie. Si la grande majorité des responsables des achats s'accordent à dire que la gestion des fournisseurs joue un rôle clé dans la planification de la continuité des activités, seuls 21 % d'entre eux déclarent disposer de solides capacités d'analyse des données relatives aux fournisseurs. 

Si l'on ajoute à ces défis la nouvelle législation en matière de protection des droits de l'homme et la hausse constante de l'inflation, les charges reposant sur les épaules des responsables des achats ne cessent de s'alourdir. D'une part, des législations comme le Règlement général sur la protection des données et la loi australienne sur l'esclavage moderne obligent les équipes de sourcing à recueillir plus de données sur les fournisseurs que jamais pour garantir des pratiques de sourcing responsables. D'autre part, l'indice des prix à la consommation aux États-Unis n'a jamais été aussi élevé depuis plus de 10 ans, d'où une augmentation des coûts pour les fournisseurs comme pour les équipes d'achats. De plus, avec les difficultés de supply chain qui devraient durer jusqu'au début de l'année 2022, les responsables des achats doivent pouvoir prendre des décisions Data-Driven afin de soulager leurs chaînes de valeur. Les équipes disposant de programmes de gestion des fournisseurs efficaces peuvent mieux communiquer avec leurs fournisseurs, planifier stratégiquement pour l'avenir et stimuler l'innovation nécessaire. 

Dans un monde où le télétravail et le travail hybride sont devenus la nouvelle norme, il n'est pas facile de suivre ses fournisseurs partenaires dispersés géographiquement. Et c'est pourtant un impératif pour l'entreprise. Alors comment les responsables des achats peuvent-ils établir un partenariat avec leurs fournisseurs tout en satisfaisant les besoins de l'entreprise ? 

Les 4 piliers d'un programme efficace de gestion des fournisseurs

Les équipes d'achats leaders qui font de la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) une priorité sont mieux équipées pour s'adapter à l'incertitude et prospérer malgré les disruptions. Face à l'instabilité des supply chains et à l'évolution des habitudes de consommation, il est essentiel que les responsables du sourcing élaborent leur stratégie SRM en tenant compte des éléments suivants.

• Une collaboration ouverte : en tant que « ciment » entre les fournisseurs et les acteurs impliqués, les responsables des achats doivent s'assurer que leur programme SRM donne la priorité à la collaboration. Une façon d'y parvenir consiste à offrir aux fournisseurs comme aux acteurs impliqués un hub depuis lequel ils peuvent communiquer leurs besoins et leurs critères. Trop souvent, des informations essentielles se perdent dans de longues chaînes d'e-mails. En éliminant ce processus, la fonction Achat peut ouvrir des voies de communication et s'informer en temps réel. 

• Une conformité simplifiée : sans un processus dédié, le suivi de la conformité des fournisseurs est presque impossible. Avec l'augmentation des pénalités et des risques financiers pour les entreprises non conformes, il est impératif que les responsables du sourcing aient une vision plus claire non seulement de leurs fournisseurs, mais de leur chaîne de valeur étendue. De nombreux responsables ont simplifié leur processus de conformité grâce à l'automatisation, utilisant des modèles de formulaires pour recueillir et regrouper de grandes quantités d'informations sur la conformité de leurs fournisseurs. 

• Une visibilité accrue : connaître ses fournisseurs directs n'est plus suffisant. Les équipes des achats doivent désormais avoir une connaissance approfondie des chaînes de valeur propres à leurs fournisseurs afin de planifier efficacement l'activité. En outre, les équipes chargées des achats ne peuvent pas se permettre de méconnaître les obligations contractuelles et les renouvellements. Les équipes qui intègrent la visibilité à chaque étape de leur processus SRM ont une vision plus globale de l'impact de leurs fournisseurs et peuvent mieux allouer leurs ressources.

• Des relations Data-Driven : les responsables des achats qui peuvent avoir des conversations fondées sur des mesures avec leurs fournisseurs peuvent mieux identifier les points à améliorer et ainsi obtenir de meilleurs résultats. La première étape pour mener ces conversations consiste à agréger les performances passées pour comprendre les tendances et les opportunités de croissance. Disposant d'un premier socle de données sur les fournisseurs, les équipes peuvent ensuite travailler avec les acteurs impliqués pour recueillir des feedbacks qualitatifs et comprendre comment leurs fournisseurs partenaires peuvent mieux servir l'entreprise. 

Alors que la grande majorité des responsables des achats s'accordent à dire que la gestion des fournisseurs est un facteur clé de la continuité des activités, 4 sur 10 déclarent ne pas inclure la gestion des fournisseurs dans la planification. Alors que l'année 2021 s'achève sur des problèmes de supply chain dont certains craignent qu'ils ne viennent gâcher les fêtes, les chefs d'entreprise devraient inscrire de meilleurs outils de gestion des fournisseurs en haut de leur liste de cadeaux. 

Les bonnes pratiques pour votre programme SRM

Les équipes des achats dotées de solides systèmes de gestion des fournisseurs s'associent à leurs fournisseurs pour atteindre des objectifs commerciaux clés tels que la diversité des fournisseurs, les économies de coûts stratégiques et l'élargissement de la gestion des dépenses. Comment élaborer votre programme pour assurer sa réussite ? 

• Impliquez les principales parties prenantes dès le début : même le meilleur programme SRM ne vaut rien si les acteurs impliqués ne sont pas mobilisés. Veillez à impliquer les partenaires clés dès le début du processus afin de comprendre leurs besoins en matière de programme SRM. Travailler avec eux dès le début peut également vous aider à déterminer les domaines d'évaluation des performances et à identifier les informations obligatoires sur les fournisseurs, telles que la conformité à la loi Sarbanes-Oxley, l'historique financier, etc. Enfin, la mobilisation précoce des acteurs impliqués vous permet de rallier les premiers adeptes du processus qui contribueront à faire connaître le nouveau programme et à susciter l'engagement au sein de l'entreprise. 

• Centralisez les données des fournisseurs : il est essentiel de rassembler un socle de données avant d'élaborer votre programme. Pour de nombreuses entreprises, les données sur les fournisseurs peuvent être stockées à différents endroits, notamment dans des bases de données distinctes, des chaînes d'e-mails, des ordinateurs de bureau, voire des tiroirs. En regroupant vos données existantes, vous obtiendrez une compréhension plus globale de votre processus fournisseur actuel et identifierez vos lacunes. 

• Préparez des formations internes et externes : une gestion efficace du changement peut faire toute la différence dans l'adoption d'un nouveau processus par les acteurs impliqués et les fournisseurs. Les déploiements SRM réussis impliquent souvent plusieurs sessions de formation pour aider à former vos partenaires sur la façon d'utiliser le nouveau programme et sur ses avantages. En prime, ces sessions de formation peuvent vous aider à renforcer les relations avec les autres services en renforçant l'engagement et faisant connaître la fonction Achat. 
  

L'élaboration de A à Z d'un programme SRM peut sans aucun doute sembler une épreuve. Prenons le cas d'une grande entreprise de services financiers qui a dû procéder à l'ingénierie inverse de son programme SRM en utilisant des diaporamas existants contenant des données sur les performances des fournisseurs. 

Mais, au fur et à mesure de son développement, elle a pu centraliser et automatiser ces données, ce qui a permis d'améliorer la visibilité dans l'ensemble de l'entreprise et d'obtenir des informations exploitables sur les relations avec les fournisseurs. En d'autres termes, avec une préparation adéquate et un engagement proactif de toute l'entreprise, vous pouvez créer une stratégie efficace qui renforce les relations et stimule les performances. 

Intéressé par des conseils pratiques sur la création d'un programme SRM de A à Z ? Consultez ce guide de la gestion des fournisseurs et découvrez les 7 étapes pour parfaire votre SRM.