Le guide du DAF pour accélérer les initiatives digitales

Comment les entreprises peuvent-elles accélérer leur transition vers la Finance digitale dans le monde post-COVID ? Voici 4 domaines vecteurs de valeur ajoutée, que tous les leaders de la Finance devraient prendre en compte en 2021 et au-delà.

Image placeholder

La pandémie de COVID-19 a révélé toute l'importance de la technologie pour rester dans la course. A l'heure où le monde souhaite panser les plaies de la crise sanitaire, nombreuses sont les entreprises à investir en priorité dans l'accélération digitale afin de garantir leur agilité et leur résilience face aux défis et disruptions du futur.

La fonction Finance a grandement appris de l'impact du COVID-19 et notamment que les technologies traditionnelles ne peuvent suivre le rythme du changement, en particulier dans les entreprises dont les collaborateurs doivent travailler à distance.

Le rapport de Hackett Group, « Voir au-delà du COVID-19 : 5 messages clés aux DAF », encourage les leaders de la Finance à « accélérer l'adoption de solutions Cloud afin d'élargir l'accès aux data hubs et aux outils de travail d'entreprise ».

Pourquoi accélérer maintenant ? 

Les dirigeants d'entreprise se tournent de plus en plus vers la Finance pour les guider à l'avenir, bien que cela requière un équilibre délicat entre investir dans l'innovation à plus long terme et répondre aux besoins immédiats de l'entreprise. Alors que le nombre d'acteurs impliqués ne cesse d'augmenter et que les entreprises doivent également faire face à des défis internes et externes, notamment environnementaux et sociétaux, il est plus primordial que jamais pour la Finance d'oser le changement.

L'agilité est devenue l'une des qualités fondamentales des entreprises, leur permettant d'anticiper l'avenir, de réagir promptement face au changement et de répondre de manière plus décisive aux demandes des clients, à l'évolution du marché et à la concurrence. Pourtant, de nombreuses entreprises persistent à utiliser des systèmes statiques, basés sur des modèles rigides, des architectures disparates et des données cloisonnées. Elles sont incapables de faire face au changement ou à toute sorte de disruption, ce qui crée du risque là où il faudrait davantage d'agilité. S'il y a bien une chose à retenir de 2020, c'est que ceux qui n'osent pas le changement sont condamnés à rester en queue de peloton. La question n'est plus de se demander si la Finance effectuera la transition vers le digital et le Cloud, mais quand.

Cela étant dit, comment les entreprises peuvent-elles accélérer leur transition vers la Finance digitale ? Commençons par 4 domaines vecteurs de valeur ajoutée, que tous les leaders de la Finance devraient prendre en compte en 2021.

Bâtir un socle de données intelligent pour prendre de meilleures décisions

L'un des principaux défis actuels de la Finance réside en la multitude des données générées et leur exploitation avant qu'elles ne deviennent obsolètes. Le risque de paralysie d'analyse est donc bien réel si la fonction Finance ne parvient pas à transformer ces informations en insights exploitables.

En vérité, les entreprises ont du mal à faire parler leurs données, laissant ainsi cette ressource organisationnelle pourtant si précieuse en grande partie inexploitée. D'après l'étude réalisée par McKinsey, « Designing Data Governance that Delivers Value », les collaborateurs consacrent environ 1/3 de leur temps à des tâches sans valeur ajoutée en raison de données indisponibles ou de mauvaise qualité. La fonction Finance, en particulier, consacre plus de temps que n'importe quel autre groupe au sourcing, à l'agrégation, au rapprochement et au nettoyage des données, ainsi qu'au reporting manuel.

Dans le même temps, les équipes IT cherchent à simplifier les systèmes, réduire les dépenses et diminuer les efforts nécessaires au maintien des systèmes traditionnels. La demande croissante des entreprises en matière de données et d'insights exploitables signifie que les processus IT deviennent malheureusement un obstacle à l'agilité organisationnelle.

On attend des DAF qu'ils apportent plus de conseils, ce qui les oblige à délaisser les processus financiers au profit de partenariats stratégiques à l'échelle de l'entreprise. Un changement d'axe rendu possible par l'accélération des initiatives digitales et du Cloud. Les dirigeants sont à la recherche de nouvelles perspectives et de nouvelles façons d'analyser les performances de l'entreprise, ce qui nécessite souvent de combiner des sources de données multiples et disparates. Pour la Finance, il est donc impératif de transformer les données en actions concrètes.

Les approches traditionnelles reposent sur le traitement par lots et ont été conçues pour faire circuler les données dans une chaîne financière linéaire afin d'optimiser les écritures dans un système comptable, mais pas pour accompagner le changement. En cette période d'incertitude, rares sont les directeurs financiers qui prévoient de reporter les initiatives visant à moderniser leurs plateformes de gestion des données. Au contraire, certains appuient même sur l'accélérateur. Ce n'est pas anodin, car d'après les recherches de Hackett Group, début 2020, 88 % des organisations financières avaient déjà initié un processus de transformation, tandis que 96 % d'entre elles prévoyaient de le faire dans les 12-24 mois à venir.

La Finance doit être en mesure de facilement assimiler d'importants volumes de données opérationnelles (à partir de systèmes externes), ajouter des calculs simples ou complexes pour enrichir les données, et créer des données comptables si nécessaire, le tout directement relié aux transactions sources. Cette base de données incroyablement riches servira donc également de socle pour les transactions et processus basés sur le Machine Learning, appelés à devenir rapidement un élément essentiel de la fonction Finance.

Les entreprises qui s'appuient sur des insights en temps réel peuvent prendre les bonnes décisions au bon moment. Leur modèle de données est multidimensionnel : une seule source de données peut être examinée sous différents angles. Ainsi, la fusion des données Finance, RH et opérationnelles fait ressortir des insights exhaustifs et contextuels qui, en retour, permettent de répondre aux questions clés et de prendre des décisions plus rapides et avisées.

L'agilité est devenue l'une des qualités fondamentales des entreprises, leur permettant d'anticiper l'avenir et de réagir promptement face au changement.

Opter pour une planification continue à l'échelle de l'entreprise 

En des temps d'incertitude économique et de disruption du marché, l'agilité est devenue un impératif pour les entreprises, qui doivent désormais planifier et prévoir constamment différents scénarios. Celles qui s'obstinent à se baser sur une planification manuelle et épisodique, à l'aide de feuilles de calcul et autres systèmes traditionnels rigides, perdent un temps précieux et prennent des risques inutiles. Elles sont incapables de rebondir rapidement et en toute confiance, de se préparer à d'éventuels obstacles, et d'identifier et de saisir les opportunités qui s'offrent à elles. Ce risque de paralysie a conduit les entreprises à faire preuve d'une plus grande rigueur stratégique, à effectuer des analyses métier plus efficaces et à faire des prévisions plus réalistes.

L'agilité est plus importante que jamais pour les entreprises de toutes tailles. Même avant la pandémie, 75 % des DAF estimaient que leurs processus de planification ne leur permettaient pas d'être suffisamment réactifs aux changements économiques et géopolitiques. Ces entreprises sont pénalisées par des plans annuels qui, à peine terminés, sont déjà dépassés, par des données d'entreprise cloisonnées et par des environnements de planification obsolètes utilisant les e-mails pour les vérifications et la consolidation. Pour survivre et prospérer, il faut faire preuve de suffisamment d'agilité pour anticiper le changement et planifier l'avenir, sous peine de rester à la traîne.

Permettre à la fonction Achats d'optimiser ses performances

Dans ce contexte de disruption mondiale, la gestion des dépenses revêt une importance croissante. De plus en plus d'entreprises cherchent à réorienter les équipes Achats et Finance pour générer de la valeur ajoutée, réduire les risques et fournir un soutien stratégique. Pour réussir, elles doivent maximiser la valeur ajoutée des fournisseurs et s'efforcer d'aligner les parties prenantes. Cependant, nombre d'entre elles continuent d'utiliser des processus manuels et une technologie obsolète, tandis que les informations relatives aux fournisseurs, aux contrats et aux dépenses sont souvent cloisonnées par fonctions essentielles et secteurs d'activité. 

Les disruptions et changements survenus depuis l'année dernière ont obligé les entreprises à gérer les risques d'approvisionnement et à générer plus de valeur ajoutée. Pour ce faire, les responsables des achats doivent travailler main dans la main avec leurs homologues de la fonction Finance pour générer du profit, assurer la continuité des activités et réduire le risque. Des études démontrent que lorsque les services Finance et Achats sont alignés, ils sont davantage en mesure de s'associer pour le plus grand bien de l'entreprise. Il en résulte une réduction des coûts, un ROI plus conséquent et une influence stratégique plus importante au sein de l'entreprise. Cependant, de tels résultats nécessiteront une approche et un processus intégrés pour le source-to-pay et les données financières.

Les entreprises visionnaires à la recherche de davantage de visibilité, d'intégration et d'automatisation en matière de sourcing et de gestion des achats se tournent vers la technologie Cloud pour rassembler les personnes et les processus, délaisser les méthodes manuelles, offrir une visibilité intégrale des projets et performances de sourcing, et permettre aux acteurs internes et externes de collaborer plus efficacement et en temps réel. L'étude HBR « Managing Procurement Risk: Enterprise Agility for a Changing World » l'a clairement démontré en indiquant que plus de la moitié des entreprises interrogées prévoyaient d'accélérer l'automatisation des processus des Achats dans les 12 prochains mois.

Avec de nouvelles technologies comme le Machine Learning, la Finance a l'opportunité d'inaugurer une nouvelle ère d'efficacité.

Simplifier les opérations financières

La pandémie a mis en lumière l'inefficacité et l'insuffisance de certains processus financiers nécessitant une intervention humaine et n'offrant qu'une visibilité et une vision stratégique limitées. Le contexte imprévisible a montré que la Finance peut jouer un rôle essentiel dans la gestion des obstacles rencontrés par l'entreprise. Pour le responsable de la comptabilité, cela implique des insights en temps réel sur les performances, la mise en place de contrôles internes en dépit du télétravail, l'optimisation des entrées et sorties de trésorerie et une approche davantage centrée sur le client. La Finance et la comptabilité doivent donc dépasser le stade de la transaction, pour adopter de nouvelles méthodes de travail.

Avec de nouvelles technologies comme le Machine Learning, la Finance a l'opportunité d'inaugurer une nouvelle ère d'efficacité et de gagner un temps considérable en ne se concentrant que sur les exceptions et les domaines qui nécessitent une attention particulière. Cette perspective offrira des opérations intelligentes et simplifiées et permettra à la Finance de travailler plus intelligemment, plus rapidement et plus précisément.

Avant la pandémie, de nombreuses organisations financières songeaient déjà à la transformation digitale. Aujourd'hui, pour beaucoup, ce n'est plus une option, mais un impératif. En menant les initiatives de changement de concert avec l'IT, la Finance est en mesure de réaliser d'importantes économies grâce à des gains d'efficacité, un objectif recherché depuis des décennies. Le rapport KPMG « Finance in a post-COVID world » précise : « La pandémie a fait de l'automatisation un thème central. De nombreuses entreprises songent à accélérer leurs initiatives d'automatisation afin de se concentrer davantage sur les activités génératrices de valeur ajoutée plutôt que sur des tâches administratives. »

Dans un monde de plus en plus virtuel, où les processus automatisés sont essentiels pour améliorer l'efficacité, le contrôle et la résilience, l'accélération des initiatives digitales est une priorité essentielle pour les DAF.

Plus d'informations sur l'accélération digitale de votre Finance ici.

En lire plus