Avec Workday Adaptive Planning, Veolia pose les bases d’une planification agile et collaborative

Présent dans 60 pays répartis sur les cinq continents, Veolia conçoit et déploie des solutions pour la gestion et la valorisation de l’eau, des déchets et de l’énergie. Le Groupe, qui vient d’acquérir Suez avec pour conséquence une augmentation significative de son chiffre d'affaires et de ses effectifs financiers, compte près de 180 000 salariés et possède de nombreuses Business Units (BU) et filiales. L’une d’entre elles, Veolia Industries Global Solutions (VIGS), conçoit des solutions intégrées sur mesure en lien avec les métiers du Groupe pour ses clients industriels. Elle regroupe une vingtaine d’entités et compte plus de 4 000 salariés pour un chiffre d’affaires de 500 millions d’euros

Dans le cadre de la transformation de sa fonction Finance, lancée en 2018, Veolia souhaitait doter ses entités d’un outil Cloud intuitif et efficace, rapide à mettre en place et facile à s’approprier, pour améliorer ses processus d’élaboration budgétaire et de planification financière. Mission accomplie grâce à Workday Adaptive Planning !

Des enjeux d’agilité et de collaboration

De l’avis de nombreux dirigeants, la crise sanitaire a soumis les directions financières à une forte pression pour fournir non seulement les chiffres et gérer les budgets, mais aussi pour fournir des conseils et des recommandations pour la stratégie de l'entreprise. Cette Crise sanitaire a aussi mis en lumière la nécessité vitale d’investir dans les bons outils pour « naviguer en eaux troubles », y compris dans le domaine de la planification financière. C’est aussi l’opinion de Paul Voisin, qui explique :

Pour Veolia, le premier enjeu d’une solution FP&A (Financial Planning and Analysis) était celui de l’agilité. Le Groupe a besoin non seulement de disposer d’une information de qualité, fiable et pertinente, pour servir de socle à ses prévisions, mais aussi de gagner en flexibilité dans la production de celles-ci. Paul Voisin donne l’exemple de l’augmentation de la fréquence des reprévisions. Le futur outil devait donc donner la possibilité aux utilisateurs d’ajouter de nouvelles hypothèses au fil de l’eau pour s’éloigner du scénario central initialement retenu afin de tester des scénarios alternatifs.

En outre, Veolia souhaitait que les prévisions incluent les contributions de tous les collaborateurs, y compris ceux travaillant en dehors de la Finance. Le Groupe avait besoin d’une plateforme pensée pour faciliter cette collaboration, permettant à l’ensemble des services et des fonctions de créer facilement leurs propres modèles et de les connecter avec la Finance.

Pour répondre à ces enjeux d’agilité et de collaboration, le Groupe a opté pour la solution Cloud d’élaboration budgétaire et d’analyse financière Workday Adaptive Planning. Parmi les raisons invoquées pour ce choix figurent la richesse des fonctionnalités et la capacité d’adaptation de l’outil aux problématiques des différentes entités du Groupe.

Un outil qui s’adapte aux différents besoins des BU

De nombreuses filiales de grandes entreprises ne sont pas outillées pour la planification et l’analyse financières… Ce n’est pas le cas chez Veolia, qui a véritablement voulu donner à ses entités, aussi bien les petites filiales que les BU majeures, les moyens de mener leurs propres simulations budgétaires pour enrichir la stratégie globale avec des données opérationnelles. De fait, la technologie Elastic Hypercube de Workday confère à Adaptive Planning son caractère extensible et lui permet de répondre aux besoins d’entreprises de toutes les tailles, de la start-up à la multinationale.

La facilité de mise en place de Workday Adaptive Planning au sein de VIGS illustre bien la souplesse de ce logiciel. « La solution a été déployée au niveau Groupe, mais chaque entité garde la main sur la configuration et peut modéliser tout type d’hypothèse d’intérêt pour son activité ou sa zone géographique, »

« Avec Workday Adaptive Planning, nous n’avons pas imposé un ‘Core Model’. Nous avons voulu donner à chaque BU la flexibilité nécessaire pour élaborer leur simulation budgétaire selon les axes qui leur semblent les plus pertinents, » ajoute Paul Voisin. Il poursuit : « Nous partageons des référentiels clés pour s’assurer que nous parlons tous le même langage, mais les variables prises en compte peuvent être différentes en fonction des besoins des BU. » En l’occurrence, pour VIGS, il s’agissait de gagner en visibilité et en agilité sur le cycle budgétaire, de veiller au respect du processus budgétaire, et de pouvoir piloter les différents scénarios en équipe.

Une relation de partenariat avec les opérationnels

Déployée rapidement auprès de 14 entités (Latam, APAC et en Europe), Workday Adaptive Planning a permis de concrétiser l’ambition de Veolia de faire collaborer les équipes Finance et Opérations et d’impliquer les opérationnels (directeurs, responsables d’exploitation, responsables de site, etc.) le plus tôt possible dans le processus de construction budgétaire.

Si l’outil a été conçu pour les financiers, il s’adresse aussi à d’autres fonctions au sein de l’entreprise. L’une de ses propositions de valeur est justement d’offrir la possibilité de concevoir simplement des modèles opérationnels riches en données, de les mettre en lien avec les modèles financiers et de simuler l’impact de variations des premiers sur les derniers. « En devenant un réel partenaire pour les opérationnels, nous gagnons du temps dans la production et la restitution des données, ce qui permet d’analyser, de comprendre et de challenger les données budgétaires » souligne Abdelhakim Babouche.

Il en résulte une meilleure pertinence du plan d’entreprise orchestré par la Finance.

« Nous continuons d'œuvrer pour faire de la fonction Finance un business partner des opérationnels » L’objectif est de passer du temps à travailler avec eux, pour mieux comprendre leurs contraintes, imaginer des opportunités et anticiper les risques en toute transparence » affirme Paul Voisin.

De quoi aborder l’avenir avec sérénité !

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