Une étude révèle les nouveaux défis auxquels les employeurs sont confrontés dans le monde entier. La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible de gérer les complexités liées au multinational de façon stratégique.
Alors que le télétravail se généralise et que les viviers de talents se diversifient, de plus en plus d'entreprises gèrent des effectifs internationaux. Mais la gestion de la paie n'en devient pas pour autant plus facile. Au contraire, au cours des dernières années, elle a gagné en complexité dans certains pays en raison de l'évolution des réglementations fiscales et des nouvelles exigences gouvernementales.
C'est l'une des principales conclusions d'un nouveau rapport sur le paysage de la gestion de la paie internationale. Le rapport 2023 Global Payroll Complexity Index d'Strada, qui classe 40 pays, dont 25 en Europe ou au Moyen-Orient, y compris neuf des dix premiers, met en évidence les principaux facteurs de la complexité, ainsi que les stratégies infaillibles à mettre en place pour gérer le changement.
Et ne vous y trompez pas, les choses peuvent bouger rapidement. Prenons l'exemple de la Turquie. Le pays a fait un bond de 29 places, passant de la 36e à la 7e place du fait de l'augmentation de 29 % de sa complexité. Pourquoi ? Parce qu'entre autres, de plus en plus de données sont requises pour le traitement de la paie, tandis que les calculs des cotisations sociales et les réglementations en matière de gestion des temps évoluent. La Suisse, quant à elle, est passée de la 8e à la 3e place, les exigences en matière de reporting manuel obligatoire et de tenue des dossiers ayant ajouté des couches de complexité chronophages.
Située à la croisée des personnes, des processus et des réglementations, la paie est une activité soumise à une forte pression pour les entreprises opérant dans un seul pays. Une gestion peu rigoureuse peut entraîner des erreurs coûteuses pour les employeurs et déstabilisantes pour les collaborateurs. Pour les multinationales, qui doivent suivre un plus grand nombre de variables impactant les processus de paie, le risque de non-conformité et autres erreurs est plus élevé. Avec l'évolution des exigences, les entreprises peuvent garder une longueur d'avance en axant leur stratégie de gestion de la paie internationale autour de trois éléments : l'efficacité, l'automatisation et les données.
La première étape vers l'adaptation est la prise de conscience de ce qui a changé. Examinons les trois principaux moteurs de la complexité ainsi que les stratégies de réduction des risques.
La réponse à cette question essentielle est simple : les réglementations gouvernementales. Elles évoluent constamment et ont un impact significatif sur la complexité, notamment dans les dix premiers pays de l'indice de complexité.
1. Retenues obligatoires
Les taux d'imposition locaux et nationaux changent. Les programmes d'assurance nationale et de sécurité sociale évoluent. Les retenues obligatoires varient d'un pays à l'autre et certaines peuvent ou non s'appliquer à certains collaborateurs, comme les pensions alimentaires et autres types de saisies sur salaire.
L'Allemagne est passée de la 4e place en 2021 à la 2e du fait de l'augmentation de 2 % de sa complexité globale. Parmi les principales raisons de ce classement, le nombre élevé de retenues obligatoires dans le pays. De la même manière, la 4e place de l'Italie est en partie due aux ordonnances judiciaires de retenues.
2. Calculs des cotisations de sécurité sociale
Le programme de sécurité sociale varie en fonction des pays avec des exigences uniques. Le système suisse particulièrement complexe explique en partie, outre les quatre langues nationales et les différentes réglementations des 26 cantons, la 3e place du pays dans le classement.
3. Exigences de reporting
La France, qui occupe la première place cette année comme en 2021, prouve à quel point le reporting obligatoire peut être source de complexité. Le pays impose la déclaration d'un grand nombre d'informations, la plus longue durée de conservation des données (plus de 20 ans) et des mises à jour légales fréquentes. Le reporting sur la paie est en outre un processus manuel.
Les entreprises intelligentes ne font pas que constater un paysage de la paie en constante évolution. Elles renforcent leur résilience en investissant dans des stratégies de gestion de la paie en mesure de gérer les risques. Comme dans tant d'autres secteurs, une technologie appropriée peut assurer la pérennité des processus et renforcer la compétitivité.
La technologie à elle seule n'est évidemment pas la solution miracle. Mais associées à une formation continue des professionnels de la paie et aux connaissances d'experts, les trois stratégies suivantes peuvent créer une énorme valeur ajoutée.
« L'intégration rationalisée avec les applications globales peut automatiser les processus, améliorer l'exactitude de la paie et garantir la sécurité et la conformité des données. » Ces investissements technologiques favorisent une culture axée sur les collaborateurs qui permet un accès à la demande aux salaires, des calculs transparents et des avantages diversifiés.
1. Améliorer l'efficacité de la paie
Bien que les exigences en matière de paie varient selon les pays, la centralisation des opérations de paie permet de gagner en efficacité. Intégrer les activités spécifiques d'un pays à une application globale simplifie la tenue des dossiers et permet un traitement de la paie précis et rapide pour tous les collaborateurs, peu importe d'où ils travaillent.
Enfin, les plateformes de paie de pointe intègrent désormais des capacités d'IA et d'analyses favorisant aussi l'efficacité. En signalant les anomalies de paie, les derniers systèmes permettent aux équipes d'identifier les erreurs plus rapidement, réduisant ainsi les ressources et le temps nécessaires à la résolution des problèmes.
2. Automatiser les processus
Pourquoi conserver un processus manuel alors qui peut être automatisé ? Un système de paie centralisé permet d'automatiser les processus entre les pays, réduisant ainsi le nombre d'erreurs et garantissant la conformité avec les réglementations en constante évolution.
L'automatisation favorise également une culture RH centrée sur les collaborateurs qui inclut un accès à la demande aux salaires et une transparence autour des cotisations sociales.
3. Exploiter la puissance des données
Un nombre toujours plus important de données dans certains pays et la demande croissante d'insights de la part des RH et d'autres fonctions signifient que, aujourd'hui plus que jamais, la paie est centrée sur les données. Les entreprises qui investissent dans des systèmes offrant des analyses intégrées et un accès à la demande aux données internationales investissent dans leur capacité à gérer la complexité. Les données favorisent l'agilité, elle-même moteur de croissance.
La complexité et les risques vont de pair. Ces risques vont bien au-delà des erreurs ou de la non-conformité liées à la paie. De telles erreurs et omissions peuvent se révéler coûteuses et générer des problèmes plus importants, comme le désengagement des collaborateurs, de faibles performances opérationnelles, voire une réduction des bénéfices nets. Pour les multinationales, la voie à suivre est claire : investir dans une technologie qui améliore les processus de paie et qui les prépare à la prochaine vague de changement inévitable.
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