8 façons de booster la gestion des contrats fournisseurs

Pour paraphraser le poète anglais John Donne, « nulle entreprise n'est une île, surtout dans un monde de plus en plus interconnecté. » Pour satisfaire les attentes en constante évolution des clients, fournir des produits de haute qualité et développer l'activité, toutes les organisations doivent compter sur un écosystème grandissant de partenaires fournisseurs. Du contrôle des stocks de fournitures de bureau au déploiement de logiciels en passant par la gestion des installations, les fournisseurs sont de plus en plus impliqués dans la réussite de l'entreprise. 

Alors que les entreprises ont besoin de toujours plus de fournisseurs pour assurer leur bon fonctionnement, les responsables du sourcing stratégique et des achats sont confrontés au défi d'organiser et de gérer efficacement les contrats fournisseurs. 

Même si les équipes de sourcing admettent qu'une stratégie globale de gestion des contrats fournisseurs permet d'économiser du temps et de l'argent, la plupart des entreprises fonctionnent toujours avec des processus ad hoc et au cas par cas. Toutefois, dans un secteur de la gestion des fournisseurs qui change, la gestion des contrats à l'ancienne ne suffit plus. Dans cet article, nous allons explorer la gestion des contrats fournisseurs pour vous donner, à vous et votre équipe, des outils pour booster votre gestion des contrats. 

Qu'est-ce que la gestion des contrats fournisseurs ? 

La gestion des contrats fournisseurs fait partie intégrante de la gestion du cycle de vie des contrats et désigne le processus par lequel les équipes Achats s'associent à des fournisseurs pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Même si bon nombre de personnes pensent que la gestion des contrats se limite à signer des documents, cela va bien au-delà. 

Avant même d'entamer les négociations contractuelles, les leaders des achats et du sourcing stratégique doivent commencer par trouver les fournisseurs qui répondent le mieux à leurs besoins. Généralement effectué via une demande de proposition (RFP), ce processus implique une évaluation minutieuse des différentes options pour trouver les meilleurs partenaires. Après avoir sélectionné un fournisseur, les équipes entament ensuite les négociations contractuelles pour définir les produits ou services à fournir, la durée du contrat, les conditions de paiement, les options de renouvellement, etc.

Après avoir signé chaque contrat, les équipes de sourcing stratégique doivent suivre la performance des fournisseurs et s'assurer qu'ils respectent leurs obligations contractuelles. Le Sourcing et les Achats doivent également rester au fait des accords en cours pour anticiper les renouvellements et les échéances inattendus. Généralement, la gestion des contrats fournisseurs est un processus manuel où les contrats sont conservés de manière isolée sur différents ordinateurs, sur des lecteurs partagés ou dans des tiroirs. Bien souvent, ce système ad hoc oblige les professionnels des achats de parcourir d'interminables chaînes d'e-mails et à utiliser des outils peu intuitifs pour trouver des informations contractuelles essentielles. Sans visibilité claire sur les données des contrats, beaucoup d'équipes de sourcing risquent de perdre leurs leviers de négociation et de laisser de l'argent sur la table. 

8 bonnes pratiques de gestion des contrats fournisseurs 

La gestion stratégique des contrats est essentielle pour les leaders des achats qui cherchent à faire passer le rôle du sourcing au niveau supérieur dans l'entreprise. Lorsque les leaders du sourcing et des achats peuvent accéder à leurs données contractuelles, ils sont en mesure de mieux identifier les lacunes et les opportunités d'économie, et de développer des partenariats avec leurs fournisseurs stratégiques. Voici quelques façons de transformer l'exercice tactique qu'est la gestion des contrats fournisseurs en une opportunité stratégique :

1. Soyez proactif avec les principaux acteurs impliqués. Trop souvent, des partenaires tels que les équipes financières, juridiques et technologiques sont mobilisés tard dans le processus contractuel, ce qui peut ralentir les négociations, voire entraîner des ruptures de contrats. Il est essentiel de rencontrer ces acteurs impliqués avant le début des discussions avec les fournisseurs afin de comprendre les exigences financières, de conformité et de confidentialité des données que les fournisseurs doivent respecter avant de nouer un partenariat avec l'entreprise.  

2. Définissez rapidement les performances attendues. Pour éviter les résiliations précoces ou les partenariats peu satisfaisants, formulez clairement vos attentes en termes de performances dès le début. Partager vos critères d'évaluation au cours du processus contractuel vous aidera non seulement à éliminer les fournisseurs incapables de répondre aux normes de votre entreprise, mais cela contribuera également à établir une certaine transparence entre votre équipe, vos fournisseurs et les acteurs impliqués. Ce type de visibilité permet de nouer des partenariats solides et performants. 

3. Centralisez vos données contractuelles. L'un des principaux obstacles à la gestion stratégique des contrats est le manque de visibilité sur les données des fournisseurs. Les leaders des achats doivent connaître les renouvellements à venir, les conditions de paiement et les obligations contractuelles afin d'avoir une vue d'ensemble pour planifier l'avenir. Sans vision stratégique claire de l'affectation des ressources ou de l'expiration des contrats, les leaders des achats risquent de rater des opportunités d'économies cruciales. La centralisation des données permet toutefois de répondre à cet enjeu en fournissant la visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions et éviter les surcoûts. 

4. Créez un hub pour la collaboration. Les équipes Sourcing et Achats font office de lien entre l'entreprise et ses fournisseurs. Par conséquent, elles agissent surtout comme un intermédiaire chargé de relayer les communications entre les fournisseurs et les acteurs impliqués. Ce rôle d'intermédiaire est toutefois inefficace et détourne le Sourcing et les Achats d'initiatives plus stratégiques, comme l'identification des dépenses imprévisibles et l'évaluation des performances des fournisseurs. En fournissant un hub centralisé pour la communication, les Achats peuvent mettre les acteurs impliqués en relation directe avec les fournisseurs et s'assurer que les informations essentielles sont communiquées aux bonnes personnes, au bon moment. 

5. Établissez des workflows d'approbation. Bien souvent, les contrats restent bloqués dans le processus car les rôles nécessaires ne les ont pas approuvés ou, dans certains cas, ne les ont même pas vus. Les équipes de sourcing stratégique qui disposent d'une vision claire des approbateurs nécessaires peuvent gagner un temps précieux avec des workflows standardisés qui font automatiquement passer les contrats par toutes les approbations requises. 

6. Adoptez un rythme de révision régulière des contrats. Lorsque les contrats sont laissés sans supervision, des échéances inattendues peuvent surgir. Établir des processus de révision hebdomadaires ou mensuels de tous les contrats peut aider votre équipe à suivre les éléments qui requièrent votre attention immédiate et vous préparer aux évaluations de la performance et aux renouvellements à venir. 

7. Associez la gestion des contrats fournisseurs aux objectifs plus larges de l'entreprise. Le Sourcing peut devenir un partenaire plus stratégique de l'entreprise en démontrant comment la gestion des contrats fournisseurs a un impact direct sur les résultats. Les leaders des achats qui disposent d'un accès facile aux données contractuelles de leurs fournisseurs peuvent utiliser ces informations pour prendre de meilleures décisions en matière d'atténuation des risques, d'affectation des ressources et de hiérarchisation des projets. Grâce à davantage d'informations clés sur les dépenses contractuelles globales, les équipes Sourcing et Achats peuvent aussi améliorer leur reporting des économies totales et identifier les opportunités de renforcement des partenariats fournisseurs dans toute l'organisation. 

8. Privilégiez les relations fiables à la rentabilité. Tous les leaders des achats au monde vous le diront : la réduction des coûts appartient au passé. Pour maintenir la poursuite de l'activité face à l'instabilité des chaînes d'approvisionnement et la disruption causée par la pandémie, nombre d'équipes Achat et de sourcing stratégique se sont reposées sur leurs partenariats solides avec leurs fournisseurs. Au lieu de chercher la meilleure affaire pour l'entreprise, envisagez des conditions mutuellement avantageuses afin de créer des relations durables. 

Comment les entreprises qui réussissent améliorent leurs résultats grâce à la gestion des contrats fournisseurs

De plus en plus d'entreprises réalisent qu'un processus de gestion des fournisseurs est vital pour leur stratégie globale. Afin de mieux soutenir la croissance de son activité, une importante entreprise technologique a choisi Workday pour son système de gestion des contrats. 

Avec plus de 30 millions d'utilisateurs dans le monde, cette entreprise novatrice gère des milliers de contrats fournisseurs pour garantir un service de qualité et développer son activité. Avant de s'associer à Workday pour digitaliser son processus de gestion des contrats, l'équipe Achats de l'entreprise avait une vision limitée de ses quelque 3 000 contrats mondiaux. Sans processus standard, il était extrêmement difficile pour l'équipe Sourcing d'identifier des partenaires stratégiques et d'évaluer les risques.

L'entreprise a fini par choisir Workday Strategic Sourcing comme système de gestion des contrats pour centraliser ses données contractuelles, gagner en visibilité sur les risques, permettre la collaboration entre les acteurs impliqués et réduire les coûts. Avec une seule source de données pour les contrats, les Achats ont pu établir des relations plus étroites avec les partenaires fournisseurs en respectant systématiquement leurs obligations contractuelles. Un référentiel de contrats a également permis aux acteurs internes de réunir les informations nécessaires en un même endroit.

Grâce à la gestion digitale des contrats, non seulement l'équipe Achats a considérablement réduit le temps passé à rechercher des informations, mais elle également réalisé des économies. Avec Workday, l'équipe a pu identifier les dépenses excessives et distinguer les partenariats efficaces de ceux qui devaient être réévalués. À l'aide des données contractuelles, l'équipe a permis à l'entreprise d'économiser environ 100 millions de dollars. Elle a enfin mis en place une méthode visant à réduire de plus de 50 % le tail spend, c'est-à-dire les dépenses auprès de fournisseurs non stratégiques, en évaluant les fournisseurs ponctuels et les fournisseurs uniques. 

La gestion des contrats fournisseurs évolue 

Il est évident que la gestion traditionnelle des contrats fournisseurs ne pourra pas durablement répondre aux besoins des entreprises si elles continuent de s'appuyer sur un nombre croissant de fournisseurs. Pour soutenir les objectifs de l'entreprise et garantir la poursuite de l'activité, les équipes Sourcing et Achats doivent tirer parti de leurs données contractuelles pour réduire les coûts, suivre les renouvellements et les échéances, et s'assurer qu'elles respectent leurs obligations contractuelles. 

Sans stratégie de gestion des contrats dédiée, des informations cruciales, telles que la durée des contrats, les dates de renouvellement et les échéances, peuvent être perdues dans la masse. Pour prévenir ces problèmes, les entreprises se tournent de plus en plus vers des systèmes digitaux de gestion des contrats qui centralisent automatiquement les données et fournissent un hub pour la collaboration. 

Cette visibilité améliorée donne aux équipes de sourcing les moyens d'identifier les fournisseurs stratégiques et de gérer les relations dans l'entreprise. En plus d'améliorer la visibilité sur les fournisseurs, la gestion stratégique des contrats aide également les professionnels du sourcing et des achats à comprendre les dépenses totales de leur entreprise et à combler les lacunes qui entraînent des dépenses excessives.

Prêt à faire passer votre gestion des contrats au niveau supérieur ? Découvrez comment Workday Supplier Contract Management vous aide à centraliser vos données contractuelles et à obtenir un impact immédiat sur votre activité.