La check-list du DAF pour un retour au travail réussi

Un retour à un rythme de travail normal risque de prendre un certain temps.

Une étude de PwC menée à la mi-juin auprès de 330 directeurs financiers aux Etats-Unis a révélé que 1/3 d'entre eux estime que cela prendra plus de 6 mois. 2 mois plus tôt, ils n'étaient que 2 % à tabler sur un temps de reprise aussi long.

Les directeurs financiers jouent un rôle clé dans l'évaluation des possibilités et des impacts liés au retour au travail, et dans l'élaboration d'une nouvelle stratégie de croissance pour l'entreprise.

En absence d'un plan universel applicable à ce genre de situation, mes collègues de Workday et moi-même sommes partis de l'étude de PwC, un partenaire Workday, pour unir nos forces à celles de nos clients et de différents experts du secteur afin de dresser la liste figurant ci-après. Considérez-la comme un point de départ pour réussir votre reprise d'activités.

Elaboration budgétaire

• Calculez le coût pour repenser ou équiper le lieu de travail afin d'assurer la sécurité des collaborateurs. Selon le sondage de PwC, 78 % des DAF envisagent une reconfiguration des lieux de travail pour favoriser la distanciation sociale et 83 % prévoient de modifier les mesures de sécurité. Il peut être nécessaire de modifier ou d'améliorer vos espaces de travail pour les rendre conformes aux règles de distanciation sociale et aux recommandations de santé publique. Calculez les coûts d'adaptation des parties communes, des espaces de bureaux, des salles de réunion, des toilettes, des salles de détente, voire de vos systèmes CVC. Envisagez-vous d'aménager un centre de dépistage Covid-19 sur place ? Qu'implique la création d'un tel espace, même de petites dimensions ? Si vous décidez de ne pas fermer la salle de sports de votre entreprise, que devrez-vous faire pour la rendre conforme aux règles sanitaires ?

• Calculez les coûts de création de nouveaux rôles et processus. Votre entreprise envisage peut-être de se doter de personnel médical sur chacun de ses sites. Ou vous souhaitez mettre en place certaines pratiques requérant de nouveaux appareils et fournitures, par exemple de nouvelles directives de nettoyage, des installations sanitaires, des systèmes de contrôle médical, des appareils de localisation intelligents ou des processus d'attestation. Les experts de santé publique s'accordent à dire que cette pandémie risque de durer, raison pour laquelle il est important de calculer non seulement le coût initial, mais également les dépenses courantes se rattachant à ces mesures.

• N'oubliez aucun coût. Faites le point de l'ensemble de l'expérience au travail et des dépenses qui en découlent. Par exemple, les déplacements non indispensables, qui au mois d'avril avaient chuté de 95 %, doivent de toute évidence faire partie des dépenses opérationnelles qui devront être réduites au cours des prochains mois. Si une bonne partie des effectifs sont en télétravail, il est possible de réaliser des économies sur le loyer, le chauffage, la climatisation et d'autres frais généraux de fonctionnement.

• Envisagez le budget base zéro. Plutôt que de chercher simplement à réduire les dépenses, certaines entreprises appliquent le budget base zéro, convaincues qu'une « feuille de calcul vierge » permettra de réaliser plus d'économies. Refaire entièrement le budget est plus contraignant qu'analyser tous vos coûts, mais cela peut être utile si vous souhaitez justifier chacune de vos dépenses. Dans un sondage soumis au mois d'avril aux DAF, Gartner révélait que 1/4 (26 %) d'entre eux envisageait cette méthode de budgétisation en réponse à la pandémie.

Planification des opérations

• Collaborez avec les différents dirigeants et responsables de votre entreprise. Il est fort probable que vous le fassiez déjà : d'après une étude Gartner menée au mois d'avril, les équipes de direction se réunissent 2 ou 3 fois par semaine, sinon tous les jours, en réponse à la pandémie de COVID-19. Dans le cadre de cette collaboration, les dirigeants doivent examiner plusieurs prévisions afin de comparer différentes options de retour au travail et d'étudier les impacts de ces décisions sur la capacité et la productivité du lieu de travail.

• Prenez conscience des différences entre les sites. Evaluez chaque site en fonction de ses propres caractéristiques. Une approche consiste à définir un score des mesures de sécurité collective d'après les taux et tendances d'infection, chaque site recevant un score en fonction de son état de préparation (les indicateurs pouvant être par exemple le fait de disposer d'équipements de protection individuelle en quantité suffisante sur le site). Invitez les responsables locaux à participer activement à la définition des modalités de retour au travail de leurs effectifs.

• Comparez les hypothèses applicables dans votre région, département ou site. Chaque réouverture entraîne des conséquences différentes en fonction des entreprises. Les restaurants, par exemple, doivent prendre en compte tout ce que cela implique au niveau de leur chaîne d'approvisionnement, leurs stocks, leur emplacement, leur fréquentation et leurs collaborateurs. Cela nécessite une planification flexible des scénarios, surtout quand on sait que dans l'étude Gartner, 3 DAF sur 5 se préparent à une nouvelle vague de l'épidémie .

• Pensez à vos clients. Compte tenu des contraintes de circulation ou de capacité sur site, quels seront les effets sur la génération de revenus ? Pour un client Workday Adaptive Planning dans le secteur de l'éducation supérieure, le retour au travail implique le retour des étudiants à l'université. Il devra donc :

  • Analyser des scénarios selon lesquels les inscriptions seront inférieures aux prévisions, ce qui implique par conséquent une baisse de revenus liés à la location de logements et la vente de repas, ainsi qu'une baisse des frais de scolarité perçus

  • Evaluer les impacts financiers d'une possible poursuite des cours en ligne à l'automne ou au-delà

  • Calculer les coûts supplémentaires liés aux protocoles renforcés de nettoyage et de désinfection des salles de classe et autres installations

  • Réviser ses prévisions afin de prendre des décisions à long terme, par exemple planifier d'importants projets d'amélioration des immobilisations, l'élargissement de l'offre de cours de formation postuniversitaire, le recrutement d'enseignants ou des projets de recherche

Planification RH

• Modélisez le retour au travail des salariés. Certaines entreprises peuvent opter pour un retour simultané de tous leurs collaborateurs sur le site principal. D'autres, comme Workday, adoptent plutôt une approche par étapes. Quoi qu'il en soit, il est essentiel de définir quels collaborateurs vont revenir à quel moment. Vous pouvez par exemple identifier les rôles considérés comme étant essentiels pour la poursuite des opérations sur site, et comparer ces données aux insights indiquant, parmi les collaborateurs concernés, ceux qui ont besoin de revenir sur le lieu de travail (ils n'arrivent pas à travailler chez eux) ou ceux qui en ont tout simplement envie (ils travaillent mieux entourés de leurs collègues). Cela nous mène au point suivant :

• Intégrez le ressenti de vos effectifs à votre processus décisionnel. Pour définir votre stratégie de retour, vous et vos dirigeants devez prendre en compte les préférences, les sentiments et les préoccupations de vos collaborateurs. Chez Workday, l'équipe RH organise des « Feedback Fridays » qui servent à mesurer et suivre le ressenti des collaborateurs à l'aide de nos sondages Best Workday Survey. C'est le moment idéal pour mettre en place cette pratique dans votre propre environnement. Quelle que soit votre approche, collaborez avec le service RH pour être certain que les effectifs seront prêts à appliquer vos décisions.

• Définissez les dépistages à effectuer, le cas échéant. Prévoyez-vous d'effectuer les dépistages sur site ou d'envoyer vos collaborateurs se faire tester ou autre vers des centres agréés ? (Les directives et conditions peuvent varier en fonction des pays, des régions et des sites.)

• Définissez une stratégie pour l'évolution ou la modification des avantages sociaux. Analysez l'impact potentiel de ces modifications sur la couverture de santé, les arrêts de travail, les congés, etc.

• Montrez-vous flexible. Toute décision doit être suffisamment flexible et permettre à vos collaborateurs de l'accepter ou de la refuser, non seulement compte tenu de la possibilité d'une nouvelle vague, mais également pour le bien-être et la sécurité de votre personnel. L'étude de PwC montre que 54 % des DAF envisagent de faire du télétravail une option permanente.

Utiliser tous les outils à votre disposition

Quel que soit votre processus de planification de retour au travail, nous vous encourageons à tirer parti des outils puissants dont vous disposez déjà. Les clients Workday sont déjà au travail : depuis le début de la pandémie, les entreprises ont intensifié leurs efforts de planification pour devenir plus agiles et résilientes dans un environnement exceptionnellement disruptif. Par exemple, pendant le mois de mars, les clients Workday Adaptive Planning ont généré 30 fois plus de prévisions et scénarios que d'habitude, et ce, en une seule semaine. Par ailleurs, les modélisations et les recalibrages ont été multipliés par 15 en moyenne.

Exploitez toutes les technologies et les données à votre disposition afin de pouvoir prévoir ce qui vous attend, mobiliser toutes vos ressources pour faire face en toute confiance, répondre aux disruptions avec agilité et saisir les opportunités qui se présentent. Vous augmenterez ainsi vos chances de faire partie de ces DAF interrogés par PwC au mois de juin qui, dans 72 % des cas, pensent que cette crise leur aura permis de gagner en résilience et en agilité .

Regardez le webinar à la demande « How to Recalibrate and Plan for the New Normal ».