Développer des applications pour Kainos et ses clients dans Workday Extend

En tant que fournisseur de solutions digitales complètes gérant aussi bien le développement de logiciels que le Machine Learning, Kainos est passé maître dans l'art d'identifier les opportunités de créer de nouvelles applications pour résoudre les défis des entreprises. Souvent, ces applications doivent fonctionner de manière unifiée avec la plateforme de gestion d'entreprise, dont elles partagent les données, la configuration et les fonctionnalités,  ce qui finit par ajouter de la complexité.

C'est là que Workday Extend entre en jeu, en permettant aux entreprises de créer des applications qui s'exécutent au sein même de la plateforme Workday. Nous nous sommes récemment entretenus avec Matt McManus et Damien Taylor, respectivement Group Head of Finance et Chief Technology Officer de l'équipe Workday chez Kainos, pour en savoir sur la manière dont ils utilisent Workday Extend pour créer des applications pour Kainos et ses clients, et sur leurs projets d'avenir.

Quels sont les avantages de l'utilisation de Workday Extend pour créer des applications fonctionnant au sein de la plateforme Workday ?

Damien Taylor : Avec Workday Extend, une application ressemble à Workday. Il est donc très facile d'y sensibiliser tous les utilisateurs et de les amener à l'utiliser, sans qu'il soit nécessaire de les former. Une application Extend est par ailleurs à jour avec la plateforme et entièrement connectée à tout ce qu'elle contient. Par exemple, lorsqu'un collaborateur change de poste ou quitte l'entreprise, une application Extend le sait. Vous n'imaginez pas tout le travail que cela nous évite en termes de création d'intégrations ou de transfert de données.

Matt McManus : L'avantage d'avoir l'application dans Workday n'est pas seulement l'expérience utilisateur, mais aussi le fait qu'elle est hébergée par Workday. La mise en œuvre est donc beaucoup plus rapide qu'avec un outil tiers. Avec Extend, vous n'avez pas besoin de souscrire ou d'acheter une licence pour un outil distinct, ni de passer par des contrôles de conformité et de sécurité, etc.

Damien Taylor : Ce qui m'empêche le plus de dormir, c'est la sécurité et la confidentialité des données. Nous avons maintenant aidé plus de 60 clients dans leur parcours Extend, des clients qui s'attendent à ce que leurs données soient sécurisées.  Avec Workday Extend, Workday s'occupe de la sécurité d'un point de vue physique et permet aux clients d'exploiter la configuration de sécurité existante de la plateforme, ce qui facilite grandement les choses aussi bien pour les clients que pour les partenaires. Cela signifie que nous pouvons nous concentrer sur la création des fonctionnalités.  Un bon exemple est l'application Employee Document Management que Kainos a développée pour aider les clients à mieux gérer tous leurs documents RH. Les clients peuvent avoir des documents détaillés sur leurs collaborateurs dans Workday et utiliser la configuration existante de la plateforme pour s'assurer que les autorisations d'accès sont alignées sur les règles de sécurité de Workday.

Prenons l'exemple de l'application Extend pour la gestion des déplacements que Kainos a récemment développée. Qu'est-ce que cette application vous permet de faire ?

Damien Taylor : Avec l'application de gestion des déplacements, nos collaborateurs peuvent accéder à Workday et soumettre leur demande, puis notre équipe dédiée s'occupe de la réservation. Nous pouvons désormais établir des rapports sur les habitudes de voyage en fonction des projets, des dépenses, des données RH et de l'attrition. L'un des grands avantages d'Extend est sa fonctionnalité de reporting. La possibilité de créer des rapports sur toutes les données à l'intérieur d'une seule plateforme est incroyable.

Matt McManus : D'un point de vue financier, nous pouvons voir que les demandes de déplacement sont créées puis affectées à un projet. Nous pouvons comptabiliser les revenus, affecter les appels aux bons centres d'appels et, dans certains cas, facturer les clients. Tout cela se passe en arrière-plan, tandis que le collaborateur bénéficie d'une expérience utilisateur unique. C'est incroyablement efficace.

Damien Taylor : L'autre jour, je discutais avec un collègue qui m'a dit : « On utilise la fonctionnalité de réservation de voyages de Workday. » Et je lui ai répondu : « Mais c'est l'application que nous avons créée ! » Pour moi, cela démontre la valeur ajoutée des applications Extend. Vos équipes pensent qu'il s'agit d'une application Workday parce qu'elle se comporte et ressemble à une application Workday.

Comment Kainos a utilisé Workday Extend pour relever les défis liés à la pandémie ?

Damien Taylor : Pour aider notre personnel à retourner au bureau, nous avons créé une application Extend intégrant des questionnaires et des attestations de santé. Nous avons également imaginé une fonctionnalité de réservation de places, afin que les collaborateurs puissent voir quand les membres de leur équipe se rendent au bureau et réserver des places dans le même espace ou dans une zone voisine. L'application disposait par ailleurs d'une fonctionnalité complète de suivi des contacts, de sorte que si quelqu'un contractait le COVID, nous pouvions retracer sa proximité avec ses collègues.

Comment votre équipe de développeurs collabore-t-elle avec le reste de l'entreprise pour créer des applications dans Workday Extend ?

Damien Taylor : Chaque application dans Workday Extend est conçue pour un business owner, et nous devons donc travailler avec lui pour comprendre ses besoins fondamentaux. La chose la plus importante que nous faisons en interne et pour nos clients lorsque nous créons des applications est de collaborer avec les utilisateurs finaux. Cela ne sert à rien de créer une application qui répond aux besoins du business owner, mais pas à ceux de l'utilisateur réel. Nous intégrons donc les utilisateurs finaux dans le processus pour nous assurer que l'application répond bien à leurs besoins. Nous créons des prototypes et laissons les utilisateurs finaux jouer un peu avec. Et à la fin du projet, nous faisons revenir les business owners et les utilisateurs finaux pour tester l'application et nous assurer qu'elle fonctionne comme prévu.

Quels conseils pouvez-vous donner aux entreprises intéressées par Workday Extend ?

Damien Taylor : Commencez simplement, en apprenant d'abord à marcher. Définissez plusieurs cas d'usage, classez-les par ordre de priorité en fonction de leur simplicité et de leur valeur, puis choisissez la solution la plus simple qui apporte de la valeur ajoutée.

Choisissez une application qui s'inscrit dans la logique de la plateforme Workday. Va-t-elle utiliser les données Workday et envoyer des données vers Workday ? S'agit-il d'une application liée aux processus RH ou Finance ? Si oui, il s'agit probablement d'un bon candidat. Cela n'a aucun sens de créer une application avec Workday Extend qui ne s'inscrit pas dans l'écosystème Workday.

Servez-vous des exemples de code disponibles sur le site des développeurs de Workday, puis développez votre application à partir de là. Restez dans le cadre des modèles d'expérience utilisateur de Workday autant que possible, afin que votre application s'intègre de manière fluide dans la plateforme. Et bien évidemment, suivez la formation Workday.

Entourez-vous également des bonnes personnes. Vous aurez besoin d'une équipe technique autour de vous, qu'il s'agisse d'ingénieurs en logiciel ou de consultants en intégration. Considérez cela comme un projet de développement, pas comme une intégration. Associez les principaux acteurs impliqués – les utilisateurs opérationnels et les utilisateurs finaux – le plus tôt possible dans le processus.

Matt McManus : Et lorsque vous développez une application, n'oubliez pas que vous devrez également en assurer la maintenance.

Damien Taylor : Assurez-vous aussi de profiter d'événements tels que la Devcon, la conférence annuelle des développeurs organisée par Workday. C'est l'occasion idéale de rencontrer d'autres experts et de découvrir ce qu'ils font avec Workday Extend. Et bien sûr, participez au hackathon de 24 heures pour essayer la dernière technologie Extend. C'est aussi l'occasion pour nous de trouver de nouvelles idées et d'anticiper les besoins de nos clients.

Quelles sont vos attentes en matière d'applications Workday Extend ?

Damien Taylor : Nous avons toute une liste de projets en tête avec Workday Extend. Comme nous utilisons Workday Adaptive Planning, nous prévoyons de créer une application qui nous permettra d'établir des plans et des prévisions à plus long terme.

Nous utilisons aussi Workday Compensation pour gérer les primes des collaborateurs. Ils ne savent toutefois pas comment nous les calculons en cours d'année ni quel montant ils sont susceptibles de recevoir. Et à la fin de l'année, quelqu'un doit calculer les pourcentages. Nous voulons créer une application Workday Extend pour que les collaborateurs puissent voir comment leurs primes évoluent au fil des mois, et qu'à la fin de l'année, les primes soient automatiquement transférées dans le système de paie.

L'application que je voudrais personnellement créer est une application qui facilite le feedback par les pairs. Elle recueillerait le feedback structuré mais anonyme de la part des pairs d'un collaborateur, de sorte que ce dernier puisse connaître directement leur opinion au lieu de la recevoir principalement de son supérieur hiérarchique.

J'aimerais également avoir une application dans Workday qui me permettrait de voir sur une seule page tous les différents équipements informatiques, outils logiciels et accès de sécurité dont un collaborateur a besoin chaque fois que j'ai un événement d'affectation à gérer, comme une nouvelle embauche ou un changement de poste.

Matt McManus : Damien, j'adore cette idée !